Een collega meldt een defect, heeft een vraag over een ruimte of weet niet waar hij of zij met een facilitaire vraag terechtkan. Jij pakt de melding op, zorgt dat deze bij de juiste persoon terechtkomt en houdt in de gaten dat het wordt opgelost.

Als Facilitair Coördinator ben je vooral praktisch en uitvoerend bezig. Je vormt vanuit de Facilitaire Front Office een belangrijk eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en meldingen. Je zorgt dat zaken worden geregistreerd, opgevolgd en goed afgehandeld. Daarnaast zorg je ervoor dat informatie, afspraken en werkwijzen goed worden vastgelegd en bijgehouden.

Wat ga je doen?

Je begint je dag bijvoorbeeld met een aantal nieuwe facilitaire meldingen. Je beoordeelt wat er nodig is, handelt de melding zelf af als dat kan of schakelt de juiste collega of leverancier in. Gedurende de dag houd je overzicht over de openstaande meldingen en zorg je dat collega's weten wat de status is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het aannemen, registreren en afhandelen van facilitaire meldingen en aanvragen;
• Het beantwoorden van vragen van collega's en hen helpen met hun facilitaire verzoek;
• Het doorzetten van meldingen naar de juiste collega, afdeling of leverancier;
• Het opvolgen van openstaande meldingen en bewaken dat deze worden afgehandeld;
• Het contact onderhouden met leveranciers en externe dienstverleners;
• Het afstemmen met collega's van onder andere de Technische Dienst, Kantinedienst en het Projectbureau;
• Het ondersteunen bij dagelijkse facilitaire werkzaamheden.

De Front Office is het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen binnen Rensa Family. Je hoeft daarom niet direct alles te weten of zelf op te lossen. Wel is het belangrijk dat je goed uitzoekt wat er nodig is, de juiste mensen inschakelt en zorgt dat een melding niet blijft liggen.

Jouw team

Je maakt onderdeel uit van het team Facilitair Beheer, dat bestaat uit drie collega's en een teamleider. Binnen het team is de sfeer informeel en de samenwerking hecht. Je werkt nauw samen met je collega's en hebt veel contact met de Front Office Coördinator. Waar de coördinatie en verdere ontwikkeling van de facilitaire dienstverlening bij de Front Office Coördinator ligt, richt jij je vooral op de dagelijkse uitvoering: meldingen oppakken, vragen beantwoorden, zaken regelen en informatie goed bijhouden.

Wat breng jij mee?

Je bent iemand die graag bezig is en het prettig vindt om zaken direct op te pakken. Je hoeft niet eerst alles uit te zoeken voordat je in actie komt. Je ziet wat er moet gebeuren, regelt het en houdt bij wat nog openstaat. Je bent servicegericht, werkt nauwkeurig en vindt het belangrijk dat collega's goed worden geholpen.

Daarnaast:

• Beschik je over mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, administratieve of servicegerichte richting;
• Heb je bij voorkeur enige ervaring met facilitaire dienstverlening, hospitality, administratie of een vergelijkbare servicegerichte functie;
• Werk je nauwkeurig en zorg je dat informatie en afspraken goed worden vastgelegd;
• Kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen;
• Communiceer je makkelijk met collega's, leveranciers en andere betrokkenen;
• Ben je praktisch ingesteld en pak je werkzaamheden zelfstandig op;
• Vind je het prettig om samen te werken en ben je niet bang om vragen te stellen als je iets nog niet weet.
• 
  

Job Description

Posting Start Date: 9/8/26

Offer ID: 2632

Unit: Hazera

Job Title: Executive Assistant

Job Location: Made

Contract type: Permanent

Job Description:

About the role

This is an exciting opportunity to work closely with senior executives and play a key role in keeping priorities, decisions and business activities moving smoothly and efficiently.

As Executive Assistant to Leadership team members, you will be trusted to create structure, connect people and ensure important actions are followed through with professionalism and discretion.

Reporting to the Deputy CEO

Based in Made, NL

Key responsibilities

Executive support

• Own executive calendars, appointments and priorities with confidence.
• Set up meetings for success by preparing agendas, materials and follow-up actions.
• Create clear presentations, reports, correspondence and meeting minutes.
• Support leadership meetings, management reviews and key business discussions.
• Keep actions, deadlines and follow-ups on track.
• Be a trusted and welcoming contact for internal and external stakeholders.
• 
  

Organisation & coordination

• Bring structure to complex schedules and shifting priorities.
• Arrange smooth travel, accommodation and itineraries.
• Coordinate events, visits and meetings with senior stakeholders.
• Contribute to cross-functional projects and business priorities when needed.
• Spot conflicts, risks and actions early so the team can stay ahead.
• 
  

Communication & stakeholder management

• Build positive relationships across teams, leadership and external partners.
• Handle sensitive information with trust, care and discretion.
• Communicate clearly and professionally on behalf of executives when required.
• Help information flow smoothly between executives and teams.
• 
  

Administrative & business support

• Prepare and maintain documents, presentations and meeting materials.
• Support expenses and other executive processes.
• Keep records accurate, organized and accessible.
• Improve administrative processes and ways of working.
•