Family Office Manager (m/w/d) Finance & Administration at New Flag GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Jul, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial Management, Administrative Coordination, Tax Preparation, Insurance Management, Real Estate Administration, Digital Document Management, Microsoft 365, English Fluency, German Fluency, Discretion, Integrity, Proactive Working Style

Industry

Manufacturing

Description

Das erwartet Dich bei uns Zur Unterstützung einer Unternehmerfamilie suchen wir Dich als vertrauenswürdige, strukturierte und diskrete Persönlichkeit für unser Private Office. Du koordinierst eigenverantwortlich die privaten administrativen und finanziellen Themen der Familie, nimmst ihr den organisatorischen Alltag ab und sorgst dafür, dass alle Prozesse zuverlässig, fristgerecht und professionell laufen. Das Rechnungs- und Zahlungsmanagement inklusive Fristenkontrolle und digitaler Ablage liegt in Deiner Verantwortung Für die Steuerberatung bereitest Du die Unterlagen vor und koordinierst die private Steuererklärung Als Ansprechperson stehst Du Steuerberatern und Banken in laufenden Finanzthemen zur Seite Die privaten Versicherungen verwaltest Du eigenständig und kümmerst Dich um Erstattungen, Policen und Fristen Administrativ betreust Du das private Immobilienportfolio und koordinierst Dienstleister und Handwerker Private Verträge und Abonnements behältst Du im Blick und optimierst laufende Kosten Eine strukturierte digitale Dokumentenablage baust Du auf und pflegst sie fortlaufend Du fungierst als zentrale Schnittstelle zu Behörden, Notaren und externen Dienstleistern Bei administrativen Sonderprojekten und weiteren organisatorischen Themen unterstützt Du die Familie Das bringst Du mit Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Finanzen, Steuern oder Administration Du bringst mehrjährige Erfahrung im Family Office, Private Office, in der Vermögensverwaltung, Steuerberatung oder im gehobenen Assistenzbereich mit Du hast eine sehr hohe Zahlenaffinität und organisatorische Stärke Absolute Diskretion und Integrität sind für Dich selbstverständlich Du arbeitest eigenständig, strukturiert und proaktiv Du gehst sicher mit Microsoft 365 sowie digitalen Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen um Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse Das bieten wir Dir Direkte Zusammenarbeit mit einer Unternehmerfamilie Aufbau und Mitgestaltung eines modernen Private Office / Family Office Ein hohes Maß an Eigenständigkeit und Flexibilität erwartet Dich - fernab vom klassischen 9-to-5-Alltag Abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Gestaltungsspielraum Kurze Entscheidungswege mit langfristiger Perspektive in einem stabilen Umfeld Attraktive Vergütung entsprechend Verantwortung und Erfahrung Dein Weg zu uns Der Upload Deiner Bewerbungsunterlagen mit Angabe Deines Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellungen dauert nur 2 Minuten. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion und Weltanschauung, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Join us! Wir freuen uns auf Dich! About us WE ARE THE PULSE OF BEAUTY Die New Flag GmbH gehört zu den „Movers & Shakers“ der Hair & Beauty Branche. Jeden Tag kreieren unsere 300 Mitarbeiter an mehreren Standorten in Europa und den USA neue Lieblingsprodukte und verleihen alltäglichen Gegenständen das Besondere Etwas. Zu unseren außergewöhnlichen Produkten gehören u.a.: invisibobble®, Tangle Teezer®, OLAPLEX®, Foamie®, Urban Alchemy®, Maria Nila®, evo®, Neqi Hair®, Living Proof® u.v.m. Hast Du Lust mit uns gemeinsam Euphorie in den Alltag zu bringen, indem wir mit den Gegebenheiten der Beauty-Industrie brechen und neue Wege einschlagen? Join the Force!

Responsibilities

Coordinate private administrative and financial matters for an entrepreneurial family, including invoice management and tax preparation. Manage private insurance, real estate portfolios, and serve as the central interface for banks, authorities, and external service providers.