File Assembly & Integrator (Integrador/a Armador/a de Expedientes) at UNDP

Panama City, Panamá Province, Panama -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, File Assembly, Database Management, Quality Control, Administrative Support, Microsoft 365, 4x4 Vehicle Operation, Legal Document Processing, Geospatial Analysis, Data Collection, Inter-institutional Coordination, Report Writing

Industry

International Affairs

Description

Tiered Approach In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby: * Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026. * Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments * Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers * Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply. Antecedentes El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. El PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo humano sostenible. En Panamá trabaja a nivel nacional, nivel municipal y comarcal. El PNUD hace parte de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Panamá aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF en inglés). El Plan Estratégico de Gobierno 2025-2029 y con los marcos programáticos del Marco de Cooperación de Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible en Panamá (UNSDCF) 2026-2030 y del Programa de País del PNUD 2026-2030, que priorizan el crecimiento económico inclusivo y un ambiente sostenible, fomentando el bienestar y la equidad en la población, y promoviendo sistemas de gobernanza inclusivos, eficaces y responsables. De esta forma, el proyecto en la cuenca del río Indio se posiciona como un modelo innovador y replicable para integrar catastro, desarrollo humano y sostenibilidad ambiental en territorios de alta importancia estratégica para Panamá. En su rol como socio para el desarrollo y articulador para la Agenda 2030 de Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) brindamos asistencia técnica para acelerar que se logren los ODS como catalizadores para lograr que todas las personas vivan mejor en armonía con el planeta. A nivel programático PNUD Panamá está organizado en 3 Clústeres y 1 Portafolio: el Clúster de Ambiente, Cambio Climático y Gestión de Riesgos para el Desarrollo Sostenible; el Clúster de Inclusión Social y Equidad; y el de Gobernabilidad, Paz y Derechos humanos. El portafolio es de cohesión social para Panamá. En el área de Ambiente, Cambio Climático y Gestión de Riesgos (donde hay confluencia de los otros clústeres y portafolio) la gestión integrada de cuencas hidrográficas es una de las herramientas para lograr la mejor u óptima asignación de uso / actividades humanas de agua y del territorio para garantizar a largo plazo recursos hídricos, la salud de los ecosistemas y prosperidad para las personas. La ACP, con socios estratégicos y la coordinación interinstitucional, impulsará el desarrollo de iniciativas de mejorar la calidad de vida de las personas a través de una eficiente administración del agua en la cuenca hidrográfica de río Indio, lo que a su vez fortalecerá el sistema de lagos del Canal de Panamá fomentando beneficios a las comunidades locales, traducidos en favorecer un desarrollo humano sostenible para la cogestión socioeconómica y ambiental. Avanzar en transformaciones estructurales debe hacerse desde lo que las propias comunidades han reconocido como exitoso y de alto valor, que es el aseguramiento de los derechos sobre la tierra a través de un programa de catastro y titulación en los territorios dentro de esta cuenca hidrográfica, de tal manera que las personas que allí habitan tengan seguridad jurídica de sus tierras y que este derecho sirva no solo para empoderar hombres y especialmente mujeres, sino como catalizador para mejorar sus condiciones de vida. Con la integración de la Cuenca del río Indio a la Cuenca del Canal de Panamá, se continúa un enfoque integral de gestión del territorio, que incluye el programa de catastro y titulación, similar al desarrollado en la CHCP, donde se han entregado más de 12,080 títulos desde 2006. En este marco, se aprobó el ProDoc del Proyecto de Catastro y Titulación del río Indio, cuyo objetivo es abordar la falta de seguridad jurídica sobre la tierra, una situación que aumenta la vulnerabilidad de las comunidades y limita sus oportunidades de inversión y participación en la gestión sostenible del territorio. La ACP impulsa un proyecto de catastro y titulación en la Cuenca del río Indio para fortalecer la seguridad jurídica de la tierra y promover un desarrollo sostenible. Además de la titulación, la iniciativa incluye capacitación, fortalecimiento de la gobernanza local y uso responsable del territorio. El objetivo es avanzar en la regularización de áreas no tituladas y completar los procesos iniciados entre 2017 y 2019, apoyando también el diseño conceptual de un futuro reservorio multipropósito y otros proyectos integrales en la cuenca. Para su ejecución, se requiere una unidad técnica que realice levantamientos de campo, tramite resoluciones de regularización, gestione expedientes pendientes, actualice el catastro y desarrolle nuevos procesos de titulación en áreas adicionales de la cuenca. Objetivo del Proyecto Desarrollar barridos catastrales en aproximadamente 60,000 hectáreas como parte del proceso de regularización territorial en la Cuenca de río Indio y gestionar la emisión de los títulos de propiedad correspondientes, así como participar en la verificación técnica de medidas y linderos de las fincas requeridas en los procesos de adquisición de tierras para los reasentamientos del Proyecto del Lago de río Indio, asegurando de manera transversal la implementación de acciones que garanticen la participación y la inclusión efectiva de las mujeres como propietarias de predios. El Proyecto de catastro y titulación estima: 1. El barrido catastral de aproximadamente 60,000 hectáreas. 2. La inscripción ante el Registro Público de aproximadamente 2,600 fincas. 3. La rectificación de medidas y linderos de aproximadamente 5,000 hectáreas. 3. Alcance del trabajo Bajo la supervisión del/la Asociado/a de Adjudicación y Tramitación y bajo los lineamientos establecidos por la Autoridad Nacional de Administración de Tierras (ANATI) en materia de Catastro y Titulación, el/la Integrador (a) /Armador (a) de Expediente, tramitará de conformidad con la revisión y la documentación requerida, los expedientes que se encuentren en el departamento para la culminación de los procesos de titulación. Las actividades específicas incluyen: 1. Gestión documental y organización de expedientes 1. Manejar las fichas catastrales, planos y demás formularios que conforman el expediente. 2. Ordenar los documentos que conforman el expediente de manera cronológica. 3. Armar, organizar y revisar integralmente la documentación del expediente, a fin de verificar el cumplimiento de todos los requisitos y etapas procesales correspondientes, asegurando que el mismo cumpla con lo necesario para su inscripción ante el Registro Público. 4. Garantizar el control de calidad del expediente para su tramitación jurídica, coordinando las actividades necesarias para tal fin, tales como la obtención de firmas, verificación de planos, publicación de edictos, entre otros. 5. Etiquetar y foliar toda la documentación que integra el expediente, asegurando su correcta organización, orden cronológico y adecuada distribución. 6. Clasificar y actualizar los expedientes de titulación según su etapa procesal y estatus jurídico, incluyendo la identificación de oposiciones, suspensiones eventos legales relevantes, garantizando su adecuado control y seguimiento. 7. Recibir las resoluciones y carátulas de adjudicación generadas por el Asociado/a de Adjudicación y Tramitación, organizar la carpetilla correspondiente con las copias autenticadas de los planos para su ingreso al Registro Público y realizar las gestiones correspondientes de ingreso y retiro. 8. Realizar cualquier otra actividad asociada a los trámites de los expedientes de titulación que sea requerida por su superior inmediato para su adecuada gestión, seguimiento y conclusión, aun cuando no se encuentre expresamente descrita en las funciones anteriores. 2. Control, actualización de bases de datos y seguimiento e informes 1. Revisar los expedientes que se reciben del Departamento de Campo – SIG. 2. Generar informes de todos los expedientes pagados o abonados e ingresar en base de datos. 3. Actualizar las bases de datos del programa, con los datos de las fincas inscritas, como Folio Real, fecha de inscripción, código de ubicación, y demás información requerida. 4. Actualizar y gestionar de forma continua las bases de datos de seguimiento de los expedientes en trámite de adjudicación, reflejando oportunamente su avance, observaciones, suspensiones u otros cambios, hasta la conclusión del proceso. 5. Mantener un informe y libro de control actualizado de los expedientes, en el que se detalle su etapa procesal, ubicación física y fechas de ingreso y salida en las distintas instituciones involucradas en el trámite, tales como la oficina del Funcionario Sustanciador Regional de la ANATI, Sede Principal, para efectos de firma, así como otras entidades competentes como MEDUCA, MINSA, MiAMBIENTE u otras instituciones de las provincias correspondientes, cuando existan colindancias u otras gestiones requeridas. 3. Tramitación legal y publicaciones 1. Generar, revisar y enviar a publicación los edictos masivos, asegurando su correcta fijación y desfijación dentro de los plazos legales establecidos en las instancias correspondientes (Casas de Justicia y Paz o Alcaldías y diarios de la localidad). 4. Coordinación interinstitucional y circulación de expedientes/planos 1. Apoyar a el/la Asociado/a de Adjudicación y Tramitación en el envío y la recepción de planos, expedientes y escrituras para su revisión en los distintos departamentos de la ANATI. 2. Apoyar a el/la Asociado/a de Adjudicación y Tramitación en el ingreso de escrituras ante el Registro Público, así como el monitoreo y seguimiento hasta su debida inscripción. 5. Apoyo a eventos institucionales 1. Apoyar en la logística y realización de actividades dentro de los procesos de regularización y titulación masiva (notificaciones telefónicas, inspecciones, exposiciones públicas, entrega de títulos, etc.). 6. Apoyo administrativo 1. Apoyar en las actividades de oficina: sacar copias, ordenar y distribuir correspondencia, ingresar datos en computadora y cualquier otra actividad administrativa que le sea solicitada. 7. Custodia y uso responsable de bienes 1. Salvaguardar los vehículos y equipos asignados para el cumplimiento de sus funciones, así como las instalaciones que funcionen como base del programa. 8. Alianzas estratégicas: 1. Mantener una alianza estratégica interna permanente con las distintas direcciones, departamentos y unidades técnicas y legales de la ANATI, con el objetivo de asegurar que los expedientes catastrales y de titulación se conformen, actualicen y tramiten conforme a la normativa vigente, lineamientos técnicos y procedimientos institucionales aplicables. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización. Acuerdo Institucional El/la Integrador/a Armador/a de Expedientes estará bajo la Supervisión del/la Asociado/a de Adjudicación y Tramitación de la Unidad Técnica de Apoyo, del Proyecto de Catastro y Titulación de la cuenca hidrográfica de río Indio. La sede del proyecto se encuentra en la Oficina de la Unidad Técnica de Apoyo de la Cuenca Hidrográfica del río Indio, ubicada en Capira, provincia de Panamá Oeste, sobre la vía Panamericana. Las actividades se desarrollarán principalmente en la Cuenca Hidrográfica del río Indio, comprendida entre las provincias de Coclé, Colón y Panamá Oeste, así como en otras subcuencas de la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá. En función de las necesidades operativas, las labores podrán ejecutarse tanto en la sede del proyecto como en instalaciones de instituciones asociadas y en áreas de intervención, incluyendo zonas de difícil acceso. El horario regular de trabajo será de lunes a viernes; en atención a la naturaleza de las actividades de campo y los requerimientos del proyecto, podrá ser necesario laborar en horarios extendidos, fines de semana y días feriados, así como participar en giras que impliquen desplazamientos y permanencia temporal (pernocta) en las áreas de intervención. Los gastos extraordinarios de movilización y hospedaje que se deriven exclusivamente de estas actividades serán cubiertos por el proyecto, conforme a la planificación y los procedimientos establecidos. Se requiere que la persona contratada cuente con licencia de conducir vigente y experiencia comprobada en el manejo de vehículos 4x4, con capacidad para desplazarse de manera segura en terrenos complejos y condiciones propias del trabajo de campo. Competencies Competencias Básicas 1. Logro de Resultados Nivel 1: Planifica su trabajo, presta atención a los detalles, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite. 2. Piensa de manera innovadora Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras. 3. Aprende continuamente Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, prende de los errores, pide retroalimentación. 4. Se adapta conagilidad Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible. 5. Actúa condeterminación Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado. 6. Compromiso y Asociación Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas. 7. Diversidad e Inclusión Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación Competencias Transversales Área Temática Nombre Definición Gestión Institucional Comunicación Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes y otros canales apropiados. Gestión Institucional Concienciación y alfabetización digital Capacidad para monitorear las tecnologías nuevas y emergentes, así como para comprender su uso, potencial, limitaciones, impacto y valor añadido. Capacidad para adoptar y utilizar nuevas tecnologías de forma rápida y eficiente en las actividades profesionales, así como para empoderar a otros para que las usen cuando sea necesario. Conocimiento del uso de tecnologías digitales y tendencias emergentes. Gestión Institucional Satisfacción / Gestión de los Clientes Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprometer las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente. Gestión Institucional Trabajar con datos y pruebas Capacidad para examinar, depurar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información valiosa, orientar conclusiones y fundamentar la toma de decisiones. Competencias Tecnicas Área Temática Nombre Definición Entorno Digital Gobernanza de Datos Conocimientos de ciencia de datos, aptitudes para desarrollar herramientas de gestión de datos, organizar y mantener bases de datos y manipular tecnologías relacionadas con la visualización de datos. Entorno Digital Recopilación de datos Tener la habilidad en la clasificación de datos, la limpieza de datos, la administra de encuestas, presentaciones e informes, lo que incluye la recopilación de datos en tiempo real (por ejemplo, datos móviles, satelitales o sensores). Entorno Digital Análisis Geoespacial Competencias en técnicas que estudian entidades a partir de sus propiedades topológicas, geométricas o geográficas. Requisitos mínimos de educación * Educación secundaria completa, es requerida * Estudios universitarios (Técnico o Licenciatura completa) en las áreas de Administración Pública, Gestión Documental o Archivología, Ciencias Sociales, Ciencias Políticas, Geografía, Historia o carreras afines, se dará debida consideración, pero no es un requisito. Años de Experiencia mínima relevante * Mínimo tres (3) años de experiencia comprobada (con Técnico o secundaria completa) en el manejo, armado, revisión o control de expedientes administrativos. * Experiencia no es requerida con licenciatura completa. Habilidades Requeridas * Experiencia en organización y control documental. * Experiencia trabajando con documentos de forma ordenada y minuciosa. * Experiencia en la elaboración de documentos y revisión de expedientes. * Experiencia en la preparación de informes secretariales. * Experiencia en el registro de información en base de datos. * Experiencia en la gestión y trámite de documentos. * Experiencia en el manejo de las siguientes aplicaciones computacionales: Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint, Teams, One Drive, Zoom, SharePoint. Habilidades deseadas * Experiencia en organización, actualización y manejo de expedientes físicos y/o digitales, asegurando que la documentación se mantenga completa, ordenada cronológicamente y de fácil consulta. * Experiencia en control y trazabilidad de expedientes, facilitando la ubicación, seguimiento y revisión de la documentación correspondiente. * Experiencia en revisión documental e identificación de inconsistencias, omisiones o errores en expedientes, dejando constancia escrita de los hallazgos identificados. * Experiencia en manejo de bases de datos y control de expedientes, garantizando la trazabilidad física y documental de la información. Idioma(s) Requerido(s) * Fluidez en el idioma español es requisito Información Adicional * Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros/as con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato. * Las aplicaciones que se reciban después de la fecha de cierre de publicación no serán consideradas. * Solamente los/as candidatos/as seleccionados/as para entrevista recibirán confirmación. * No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa. * Lugar de trabajo: Oficina de la Unidad Técnica de Apoyo de la Cuenca Hidrográfica del río Indio, ubicada en Capira, provincia de Panamá Oeste, sobre la vía Panamericana. Las actividades se desarrollarán principalmente en la Cuenca Hidrográfica del Río Indio, comprendida entre las provincias de Coclé, Colón y Panamá Oeste, así como en otras subcuencas de la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá. Equal opportunity As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all. Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. Right to select multiple candidates UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Use of AI by candidates Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection [https://www.undp.org/careers/using-ai-responsibly-undp-recruitment-and-selection] Scam alert UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

Responsible for organizing, reviewing, and processing land titling files to ensure they meet legal requirements for registration in the Public Registry. This includes managing databases, coordinating with government agencies, and providing administrative support for land regularization processes.