Finance Clerk III, Finance Department (Accounts Receivable)- Temporary, Ful at Children's Hospital of Eastern Ontario

Ottawa, Ontario, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Dec, 25

Salary

34.51

Posted On

22 Sep, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Finance, Accounting, Customer Service, Billing, Invoicing, Payment Collection, Microsoft Office Suite, Bilingual Communication, Organizational Skills, Interpersonal Skills, Time Management, Analytical Skills, Problem Solving, Workday, Health and Safety Knowledge, Initiative

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Compensation Pay Range: $29.32-$34.51 Job Description: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The Accounts Receivable Clerk is responsible for managing outstanding accounts, billing, preparing invoices and collecting payments while in compliance with financial policies and procedures and providing support to the Corporate Accounting team. MAIN RESPONSIBILITIES Provides excellent customer service to families, patients and CHEO employees at cashier window. Reviews, prepares and processes complicated accounts, billing, invoices, incoming payments and receipts in a timely manner. Validates, communicates and contacts any third party (including patients and families) regarding issues related to billing, invoicing, missing information, coverage, claims and payment collection process. Confirms coverage, charges, information, fees, and correct billing codes are applied to all documentation. Coordinates with internal clinics, insurance companies and various government agencies ensure claims are processed correctly. Manages outstanding accounts and negotiates payment plans when necessary, assists in preparing reporting related to bad debts. Communicates A/R payment expectations to families in an efficient and friendly manner. Verifies and resolves issues by determining discrepancies and errors. Reconciles the accounts receivable ledger to ensure that all payments are accounted for and properly posted. Generates detailed accounts receivable reports as required. Prepares daily cash, cheque and Electronic Fund deposits. Prepares daily deposits for a select group of Hospital services. Replenishes Petty Cash and Float accounts. Processes credit card payments received in Finance. Provides coverage, if required, for other A/R job functions. Performs other related duties as required and assigned. QUALIFICATIONS Post-Secondary education in a related discipline such as Finance or Accounting* (Essential) Three (3) years of previous work experience in finance and/or accounting (Essential) Experience in a medical office or healthcare (Preferred) Demonstrated proficiency with computer software programs including Microsoft Office Suite (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing in both official languages (Essential) Excellent organizational, interpersonal and time management skills (Essential) Demonstrated a flexible and adaptive approach to evolving work demands (Preferred) Detailed-oriented, strong analytical, organizational and time management skills (Essential) Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred) Proactive in seeking information, improvements and efficiencies (Essential) Previous experience with Workday (our Enterprise Resource Planning (ERP)) (Preferred) Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation and general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Preferred) Criminal Record Check (Level 1) (Essential) Bilingualism (French/English) (Essential) *Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements. This assignment may be extended or shortened based on operational needs Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DES FONCTIONS La ou le commis aux comptes clients est responsable de la gestion des comptes non réglés, de la facturation, de la préparation des factures et du recouvrement des paiements, tout en se conformant aux politiques et procédures financières et en fournissant du soutien à l’équipe Comptabilité d’entreprise. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Fournir un excellent service à la clientèle aux familles, aux patientes et patients et au personnel du CHEO à la caisse. Examiner, préparer et traiter les comptes complexes, la facturation, les factures, les paiements entrants et les reçus en temps opportun. Communiquer avec toute tierce partie (notamment les patientes et patients et les familles) au sujet des problèmes de facturation, de renseignements manquants, de couverture, de réclamations et du processus de recouvrement des paiements, ainsi que vérifier ces problèmes. Confirmer que la couverture, les frais, les renseignements et les bons codes de facturation sont indiqués sur tous les documents. Assurer la coordination avec les cliniques internes, les compagnies d’assurance et divers organismes gouvernementaux pour s’assurer que les réclamations sont traitées correctement. Vérifier et résoudre les problèmes en cernant les écarts et les erreurs. Faire le rapprochement du grand livre des comptes clients pour s’assurer que tous les paiements sont comptabilisés et correctement enregistrés. Examiner chaque mois la balance chronologique et faire le suivi des factures et comptes en souffrance. Préparer et examiner les rapports mensuels des réclamations. Produire des rapports détaillés sur les comptes clients, au besoin. Préparer les dépôts quotidiens en espèces, de chèques et de fonds électroniques. Préparer les dépôts quotidiens pour un groupe sélectionné de services hospitaliers. Réapprovisionner les comptes de petite caisse et de fonds de caisse. Traiter les paiements par carte de crédit reçus par le Service des finances. Fournir de l’aide, au besoin, pour d’autres fonctions liées aux comptes clients. Accomplir d’autres tâches connexes assignées, au besoin. QUALIFICATIONS Études postsecondaires dans une discipline connexe comme les finances ou la comptabilité* (essentiel) Trois (3) ans d’expérience de travail en finance ou en comptabilité (essentiel) Expérience dans un cabinet médical ou en soins de santé (un atout) Maîtrise de logiciels, notamment de la suite Microsoft Office (essentiel) Capacité de communiquer de façon efficace et concise, de vive voix et par écrit dans les deux langues officielles (essentiel) Excellentes compétences en organisation, en relations interpersonnelles et en gestion du temps (essentiel) Approche souple relativement aux exigences de travail (un atout) Souci du détail, aptitudes marquées pour l’analyse, l’organisation et la gestion efficace du temps (essentiel) Grand esprit d’initiative et capacité manifeste à revoir les priorités (un atout) Esprit d’initiative dans la recherche d’informations, d’améliorations et de gains d’efficacité (essentiel) Expérience de Workday (notre système de planification des ressources) (un atout) Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail et connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise et des différents services en matière de santé et de sécurité (un atout) Vérification du casier judiciaire de niveau 1 (essentiel) Bilinguisme (français-anglais) (essentiel) *Une personne qui possède de l’expérience et une formation officielle ainsi qu’un rendement et des capacités démontrés pourrait être exemptée des exigences précisées en matière d’études et d’expérience. Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels. À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement

Responsibilities

The Accounts Receivable Clerk is responsible for managing outstanding accounts, billing, preparing invoices, and collecting payments while ensuring compliance with financial policies. This role also involves providing support to the Corporate Accounting team.