Front desk and Facilities Executive (Bilingual) at Daniel J Edelman Holdings

Mexico City, Mexico City, Mexico -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

23 Sep, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Bilingual, Organizational Skills, Communication Skills, Problem Solving, Team Leadership, Customer Service, Microsoft Office, Administrative Support, Logistics Coordination, Inventory Management, Vendor Management, Event Planning, Health and Safety Compliance, File Management, Emergency Procedures, Proactivity

Industry

Description

Edelman México está en busca de un Front Desk & Facilities Executive organizado, proactivo y colaborativo para liderar las operaciones de nuestra oficina en Ciudad de México. Este rol es 100% presencial y fundamental para asegurar el funcionamiento eficiente y positivo de nuestro espacio de trabajo. Si te apasiona crear entornos bien gestionados, ofrecer apoyo administrativo estratégico y liderar con empatía, esta es tu oportunidad de formar parte de una agencia global con propósito. \n Responsabilidades principales Supervisar el mantenimiento diario de las instalaciones, garantizando que los espacios de oficina estén seguros, en condiciones óptimas y en cumplimiento con las normativas locales de salud y seguridad. Coordinar y dar seguimiento a reparaciones en las instalaciones; servir de enlace con administración del edificio, agentes inmobiliarios o arrendadores según sea necesario. Controlar inventarios y asegurar el abastecimiento oportuno de suministros de oficina, cocina y limpieza. Gestionar relaciones con proveedores, incluyendo negociaciones de contratos, cumplimiento de servicios y evaluación de propuestas para mejoras o actualizaciones de servicios generales. Coordinar y ejecutar mudanzas internas, redistribuciones o renovaciones del espacio de trabajo. Organizar y supervisar el archivo físico y digital, conforme a las políticas establecidas, incluyendo almacenamiento externo si aplica. Dar soporte en la logística de reuniones y eventos internos, incluyendo montajes, atención operativa y coordinación de espacios. Coordinar temas de mantenimiento con el personal de IT y la administración del edificio. Colaborar con el equipo de Recursos Humanos para desarrollar e implementar lineamientos y procedimientos de emergencia dentro de la oficina. Cubrir o asegurar cobertura en recepción cuando sea necesario. Asistencia ejecutiva Brindar apoyo administrativo a líderes ejecutivos (viajes, gastos, envíos, inventario de productos de cliente). Coordinación administrativa Mantener actualizadas listas de distribución, organigramas y documentos internos. Preparar documentos financieros (POs, presupuestos) y dar seguimiento a temas de facturación y planificación anual. Apoyar en la logística de reuniones y eventos internos. Liderazgo y cultura Supervisar y dar seguimiento al equipo administrativo. Organizar eventos internos como celebraciones y actividades de integración. Trabajar de la mano con RR.HH. en la logística de regreso a oficina, protocolos de emergencia y onboarding. Fomentar un ambiente positivo, de colaboración y alto desempeño. Perfil ideal Mínimo 4 años de experiencia en administración de oficinas, operaciones o servicios generales. Nivel de inglés avanzado (requisito indispensable), tanto escrito como verbal, para la redacción de reportes, asignación de tareas, interacción con proveedores y comunicación interna. Excelentes habilidades organizativas, de comunicación (oral y escrita) y resolución de problemas. Experiencia liderando equipos e interactuando positivamente con empleados de todos los niveles. Capacidad comprobada para gestionar múltiples tareas simultáneamente con alta atención al detalle y enfoque en la calidad. Dominio de herramientas de Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, PowerPoint y Teams. Experiencia previa en servicio al cliente (deseable). Licenciatura concluida (deseable). Disponibilidad para trabajar de manera presencial de tiempo completo. \n Edelman es una firma global de comunicación que colabora con organizaciones para evolucionar, promover y proteger sus marcas. Creemos en el poder de las ideas, las relaciones y la acción para generar impacto positivo. Somos curiosos, comprometidos y trabajamos con integridad y propósito.

Responsibilities

The Front Desk & Facilities Executive will oversee daily maintenance of the office facilities, ensuring a safe and optimal working environment. This role also involves coordinating repairs, managing supplies, and providing administrative support to executives.