Front Office Manager (gn) at KOCH GmbH IT Solutions

Sankt Ingbert, Saarland, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

07 Sep, 26

Salary

40000.0

Posted On

09 Jun, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Front Office Management, Back Office Administration, Visitor Management, Telephone Management, Appointment Coordination, Document Management, Travel Expense Processing, MS Office, ERP Systems, CRM Systems, German Language, English Language, Communication Skills, Organizational Skills, Service Orientation, Office Organization

Industry

Machinery Manufacturing

Description

Über die Position Ihre Aufgaben Als Front Office Manager (gn) sind Sie die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen organisatorischen Ablauf am Standort Saarland bei. Sie übernehmen sowohl klassische Front-Office-Aufgaben wie Empfang, Besucherbetreuung und Telefonmanagement als auch administrative Back-Office-Tätigkeiten zur Unterstützung verschiedener Fachabteilungen. Mit Ihrer strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise sorgen Sie für Professionalität, Transparenz und Effizienz im Tagesgeschäft. Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besuchern, Lieferanten und Geschäftspartnern. Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten, E-Mails und Anfragen. Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen. Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Dokumentenmanagement. Unterstützung bei administrativen Aufgaben in Einkauf, HR, Finance oder Service (z. B. Ablage, Datenerfassung, Dokumentenpflege). Verwaltung von Posteingang/-ausgang, Kurieren und internen Versandwegen. Unterstützung bei Reisebuchungen, Besucherregistrierung und Zutrittsorganisation. Abwicklung und Prüfung der Reisekosten. Sicherstellung eines professionellen und gut organisierten Büroablaufs (z. B. Materialbestellungen, Raumorganisation). Hinweis: Ihre Aufgabe startet am Standort Wadgassen bis zu unserem Umzug zum 31.08.2026 nach St. Ingbert-Rohrbach. Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation. Erste Berufserfahrung im Front Office, Back Office oder in einer administrativen Assistenzfunktion wünschenswert. Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung. Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen von Vorteil. Freundliches und souveränes Auftreten sowie hohe Zuverlässigkeit. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Es ist nicht notwendig, dass Ihr Profil und Leben in jedem Detail perfekt zu unseren Vorstellungen passen. Viel wichtiger ist, dass wir uns gut ergänzen, Sie Ihre Ideen teilen und bereit sind, gemeinsam mit uns zu wachsen. Warum KOCH? Wer sich bei KOCH Solutions bewirbt, entscheidet sich für einen weltweit aufgestellten, technologisch innovativen und offenen Arbeitgeber. Sie profitieren von strukturierten Entwicklungsprogrammen, internationalen Projekten und spannenden Aufgaben - eingebettet in ein offenes, teamorientiertes Umfeld. Wenn Sie herausfordernde Projekte, persönliche Weiterentwicklung und Impact in einer spannenden Industrie begeistern, dann ist KOCH Solutions definitiv eine Bewerbung wert. So erreichen Sie uns Starten Sie durch - mit nur einem Klick auf „Auf diese Stelle bewerben“. Wir freuen uns auf Sie! About us Mit Hauptsitz in Wadgassen und über 300 Jahren Ingenieurstradition bietet die KOCH Solutions Gruppe als globaler Partner für Materialtransportlösungen maßgeschneiderte Systeme, optimal abgestimmt auf die Anforderungen der Industrie. Wir entwickeln und realisieren Anlagen und Geräte für den Bergbau, Materialumschlag und industrielle Anwendungen, einschließlich Steilförderer, Hafenterminals sowie innovativer Bandfördersysteme. Von der Projektplanung bis zur Inbetriebnahme setzen wir auf höchste Effizienz und Nachhaltigkeit.

Responsibilities

The role serves as the central point of contact for internal and external partners, managing reception, visitor care, and telephone communications. Additionally, it provides administrative support to departments such as HR, Finance, and Procurement, including travel bookings and document management.