Facilities & Admin Coordinator/ Medewerker Frontoffice - Office-based - Groningen and Assen, Netherlands
ICON plc is a world-leading healthcare intelligence and clinical research organization. We’re proud to foster an inclusive environment driving innovation and excellence, and we welcome you to join us on our mission to shape the future of clinical development
Bij ICON ben je niet enkel getuige van de toekomst van klinische geneesmiddelenontwikkeling. Je maakt er deel van uit!
Ben jij een echte regelneef, vind je gastvrijheid net zo belangrijk als wij en ben je op zoek naar een uitdagende baan binnen een internationaal bedrijf? Zorg jij dat alles op rolletjes loopt en ben je iemand die het overzicht bewaart in een hectische omgeving? Vind je het leuk als je dagen er altijd anders uit zien en je werkplek per dag kan verschillen? Dan is ICON Groningen/Assen op zoek naar jou!
Medewerker Frontoffice (24 uur per week)
Wat ga je doen als Frontoffice medewerker?
Vanaf de balie in Assen en Groningen houd jij alles in de gaten en ben je het eerste aanspreekpunt van ICON. Je werkplek is centraal gelegen binnen onze vestigingen, waardoor er altijd iets om je heen gebeurt en je daar snel op moet kunnen inspelen. Iedere werkplek is anders waardoor jouw dagen afwisselend zullen zijn. Hierin is schakelen erg belangrijk; de telefoon gaat, de slagboom moet geopend worden voor een leverancier en tegelijk staan er 5 mensen aan de balie met diverse vragen; een echte uitdaging. Bij ons is iedere balie anders en daardoor is geen dag hetzelfde! Van een rustige balie waarbij je voornamelijk vanuit je mail werkt tot aan een balie waarbij je geen moment stil zit. Het is daarom van belang dat je meebeweegt in onze dynamische wereld. Bij ICON werken meer dan 1300 medewerkers, samen met je collega’s zorgen jullie ervoor dat alles soepel verloopt. Zo ontvang je bijvoorbeeld klanten/bezoekers, beantwoord je telefoontjes van over de hele wereld en regel je o.a. de uitleen van parkeerpassen en bedrijfsauto’s. Per dag kan je meer dan 80 bezoekers aan de balie verwachten en sta je interne collega’s te woord.

Taken, verantwoordelijkheden en het team:

• Ontvangen van nationaal en internationaal bezoek en het aannemen van de telefoon
• Bijhouden van de receptie mailbox en het reserveren van vergaderzalen
• Verwerken van facilitaire meldingen in online systeem
• Bestellen van o.a. taxi’s, bloemen en lunches
• Verwerken van de in- en externe post
• Regelen van interne bodedienst en het aanmaken van koerierszendingen
• Ondersteuning van de BHV bij calamiteiten

Als Frontoffice medewerker maak je onderdeel uit van de afdeling Facilities. Dit is een drukke maar vooral gezellige afdeling, waarbij iedereen ondanks de hectiek altijd voor elkaar klaar staat. Als lid van dit team kan het voorkomen dat je een aantal facilitair-gerelateerde taken gaat uitvoeren. ICON en daarmee ook onze afdeling is constant in beweging. Dit betekent dat je werk gevarieerd, complex en vooral heel dynamisch is! Onze Frontoffice staat in verbinding met alle afdelingen en bestaat uit een gezellig team met 7 dames, die iedere dag de spin in het web zijn van onze organisatie.
Wat breng jij mee?
Jij hebt minimaal afgeronde en relevante MBO 4 opleiding bijv. richting facilitair- of administratief medewerker, secretaresse, management assistent, of een dienstverlenende opleiding. Als persoon vind jij het leuk om adhoc te werk te gaan en afwijken van je gemaakte planning is voor jou geen probleem.

Daarnaast:

• Heb je minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie binnen een commercieel en dynamisch bedrijf
• Je kan snel schakelen en durft snel beslissingen te nemen
• Op werkdagen beschikbaar van 08.00 uur tot 17.00 uur
• Je werkt graag in een internationale omgeving en beheerst de Engelse taal uitstekend
• Je bent nauwkeurig en stressbestendig
• Uitstekende kennis van Outlook, Word, Excel

We bieden jou:

• Een uitdagende functie in een groeiend internationaal bedrijf in Groningen en Assen
• Een marktconform salaris

o ICON heeft een eigen cao die zorgt voor goede voorwaarden voor onze medewerkers

o Jaarlijks organiseren we (sportieve) activiteiten gericht op o.a. teambuilding en gezelligheid. We zetten ons ook maatschappelijk in en beklimmen bijvoorbeeld bergtoppen voor een goed doel

• Je start met een jaarcontract met zicht op een vast dienstverband. Het contract is voor 24 uur per week (min/max). In geval van vakanties/ziekte kan je gevraagd worden om extra dagen per week te werken.

Wat doet ICON?
In opdracht van farmaceutische bedrijven doet ICON wereldwijd wetenschappelijk onderzoek naar de werking van geneesmiddelen bij mensen. In Nederland heeft ICON de divisie Early Development Services (EDS) met zo’n 900 medewerkers. Hier wordt enerzijds klinisch- en anderzijds bioanalytisch onderzoek verricht.
Werken bij ICON betekent dat je werkt aan de ontwikkeling van de geneesmiddelen van de toekomst. Het betekent ook werken aan jezelf en bijdragen aan de ontwikkeling en groei van PRA Health Sciences. De ontwikkeling van onze mensen is het succes van onze organisatie. Onze internationale cultuur en dynamische organisatie trekt vooral mensen aan die gericht zijn op professionele groei, een belangrijke pijler voor onze organisatie die we graag koesteren. We bieden je de mogelijkheden die je in staat stellen om je carrière naar een hoger niveau te tillen.
Contact informatie:
Voor meer informatie kun je contact opnemen met
Klaar voor een nieuwe uitdaging?
Reageren? Klik op de ‘apply for this job online’ button op onze site en laat je cv en motivatie achter (je kan 1 bestand uploaden dus maak van je cv en brief 1 bestand). grijp dan nu je kans!

What You Will Be Doing:
To assist the Senior Coordinator or Manager, Facilities and Administration in maximising the efficiency of the facilities and administrative services.
To effectively coordinate the day to day administrative and facilities services of the office.
This role is office-based between are locations in Groningen and Assen - 24 working hours/week.

Responsibilities:

• Receiving national and international visits and answering the phone.
• Maintaining the reception mailbox and reserving meeting rooms.
• Processing facility reports in online system.
• Ordering taxis, flowers and lunches, among other things.
• Processing the internal and external mail.
• Arranging internal courier service and creating courier shipments.
• Support of the emergency response team in case of emergencies.

Your Profile:

• You have at least 3 years of work experience in a similar position within a commercial and dynamic company.
• You can switch quickly and dare to make decisions quickly.
• Available on weekdays from 08:00 to 17:00.
• You enjoy working in an international environment and have an excellent command of Dutch and English language
• You are accurate and stress-resistant
• Excellent knowledge of Outlook, Word, Excel.

LI-Onsite

LI-MK2

What ICON can offer you:
Our success depends on the quality of our people. That’s why we’ve made it a priority to build a diverse culture that rewards high performance and nurtures talent.
In addition to your competitive salary, ICON offers a range of additional benefits. Our benefits are designed to be competitive within each country and are focused on well-being and work life balance opportunities for you and your family.

Our benefits examples include:

• Various annual leave entitlements
• A range of health insurance offerings to suit you and your family’s needs.
• Competitive retirement planning offerings to maximize savings and plan with confidence for the years ahead.
• Global Employee Assistance Programme, TELUS Health, offering 24-hour access to a global network of over 80,000 independent specialised professionals who are there to support you and your family’s well-being.
• Life assurance
• Flexible country-specific optional benefits, including childcare vouchers, bike purchase schemes, discounted gym memberships, subsidised travel passes, health assessments, among others.

Visit our
careers site
to read more about the benefits ICON offers.
At ICON, inclusion & belonging are fundamental to our culture and values. We’re dedicated to providing an inclusive and accessible environment for all candidates. ICON is committed to providing a workplace free of discrimination and harassment. All qualified applicants will receive equal consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or protected veteran status.
If, because of a medical condition or disability, you need a reasonable accommodation for any part of the application process, or in order to perform the essential functions of a position, please let us know
Interested in the role, but unsure if you meet all of the requirements? We would encourage you to apply regardless – there’s every chance you’re exactly what we’re looking for here at ICON whether it is for this or other roles.

• Receiving national and international visits and answering the phone.
• Maintaining the reception mailbox and reserving meeting rooms.
• Processing facility reports in online system.
• Ordering taxis, flowers and lunches, among other things.
• Processing the internal and external mail.
• Arranging internal courier service and creating courier shipments.
• Support of the emergency response team in case of emergencies