Gremienassistenz at Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Committee Organization, Administrative Coordination, Meeting Planning, MS Office, Communication Skills, Travel Expense Processing, Event Logistics, Service Orientation, German Language Proficiency, Time Management

Industry

Public Health

Description

Rahmenbedingungen Die Stelle wird befristet in Teilzeit bis 25 Stunden/Woche besetzt. Das ist uns wichtig Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Ihre Aufgaben In dieser Rolle unterstützen Sie den Vorstand und den Büroleiter bei der Vor- und Nachbereitung der Gremienarbeit (Stiftungsrat, Fachausschüsse, Wissenschaftlicher Beirat) und gestalten so aktiv die Weiterentwicklung der Stiftung UPD mit. Organisation und Koordination von Gremiensitzungen, inkl. Terminabstimmung, Raumbuchung und technischer Vorbereitung Unterstützung und Vertretung der Vorstandsassistenz im operativen Tagesgeschäft Erstellung und Weiterentwicklung von Checklisten zur Sitzungsplanung sowie eigenständige Abarbeitung organisatorischer Aufgaben Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen sowie Strukturierung von Beschlussunterlagen und Protokollen Kommunikation mit Gremienmitgliedern – z. B. bei Einladungen, Rückfragen oder Reiseinformationen Unterstützung bei der An- und Abreise der Gremienmitglieder und Betreuung bei Sitzungen vor Ort Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen der Gremienmitglieder Unterstützende Aufgaben im Bereich externe Kommunikation, u.a. Einholung von Angeboten Kleinere Bestellungen und organisatorische Aufgaben rund um Materialien und Veranstaltungslogistik Ihr Profil Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung: Sie bringen Erfahrung in der Organisation von Gremiensitzungen, Veranstaltungen oder vergleichbaren administrativen Prozessen mit. Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise: Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise behalten Sie auch bei parallelen Aufgaben und Terminen den Überblick. Sie arbeiten zuverlässig, eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Serviceorientierung. Kommunikationsfähigkeit: Klare und respektvolle Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit internen und externen Partner:innen ist für Sie selbstverständlich. Softwarekenntnisse: Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (MS3665, Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ist für Sie selbstverständlich. Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus. Flexibilität und Engagement: Sie mögen die Herausforderung eines modernen Umfelds und bringen sich mit Eigeninitiative und Freude an der Zusammenarbeit in ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld ein. Was Sie bei uns erwartet Sie erwartet eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit großem gesellschaftlichem Nutzen. Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld – wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen Eine fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget Barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung About us Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen. Aktuell befinden wir uns in einer spannenden Aufbauphase, in der wir nicht nur unser Beratungsangebot erweitern, sondern auch innovative Beratungsmethoden integrieren.

Responsibilities

Support the board and office manager in preparing and following up on committee work, including organizing meetings and managing documentation. Handle operational daily business, travel arrangements for members, and basic external communication tasks.