Junior Staffing & Operations Coordinator H/F - CDI at Converteo

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

04 May, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Resource management, Operational administration, Financial reporting, Data analysis, Sales administration, Contract management, Time tracking, Hubspot, Napta, Project coordination, Reporting, Budget tracking

Industry

Business Consulting and Services

Description

Description de l'entreprise Converteo est une société de conseil et de services technologiques qui pilote la transformation de ses clients grâce à la Data, l'IA et l'Agentique. De la stratégie à l’exécution, ses 450+ consultants et experts déploient les solutions technologiques les plus avancées pour plus de 200 acteurs majeurs de l’économie. Fondé en 2007, Converteo a son siège à Paris et dispose de bureaux à New York, Toronto, Madrid et Milan. Découvrez l'équipe Support L’équipe support joue un rôle clé pour faire avancer le collectif. Elle regroupe les fonctions essentielles qui permettent à l’ensemble du cabinet de fonctionner de manière fluide et efficace : la finance pour le pilotage économique, le marketing pour notre rayonnement, l'IT pour l'infrastructure technologique et l’équipe People qui accompagne le parcours de chaque collaborateur, du recrutement à son développement de carrière. Chacun apporte son expertise pour soutenir la croissance du cabinet et garantir une expérience collaborateur de qualité. Ici, on travaille en synergie, avec agilité et bienveillance, au service des équipes et du projet global. Description du poste Le staffing, c’est s'assurer que chaque projet dispose de la bonne expertise au bon moment, en synchronisant les calendriers des consultants avec les impératifs budgétaires et contractuels de nos clients. En tant que Junior Staffing & Operations Coordinator, vous occupez un poste à la croisée des RH, de la Finance et du Business. Votre mission est d'assurer la fiabilité opérationnelle tout en apprenant les rouages du Resource Management. Ce rôle fait le pont indispensable avec l'Administration des Ventes (ADV) : vous assurez la cohérence entre la planification des équipes et la réalité contractuelle. En suivant avec précision les contrats et les temps passés, vous permettez une facturation exacte et fluide de nos prestations. Ce poste est conçu pour une montée en puissance progressive : une phase d'apprentissage centrée sur la rigueur opérationnelle, ouvrant la voie vers le pilotage du staffing. Vos missions au quotidien: 1. Administration opérationnelle, contractuelle et financière (60%) L'objectif : Garantir la bonne exécution administrative et financière des projets, de la contractualisation à la facturation. Pilotage du cycle de vie des missions : Assurer le suivi continu du pipeline d'affectation dans notre outil de suivi des opportunités commerciales Hubspot, garantissant la bonne complétion des étapes administratives et contractuelles. Suivi des encours : Travailler en étroite collaboration avec l'Administration des Ventes (ADV) pour le suivi des enveloppes budgétaires des projets et la gestion des Bons de Commande (BDC). Aide aux clôtures trimestrielles : Assister spécifiquement l'équipe ADV durant les périodes de clôture trimestrielle. Facturation des régies : Gérer et valider l'émission des factures pour les projets réalisés en régie. Contrôle des timesheets : Suivre la saisie effective des temps passés et valider la cohérence avec le staffing. Reporting opérationnel : Extraire de la données (BDC manquants, enveloppes arrivant à échéance, occupation) pour alimenter les revues opérationnelles. 2. Pilotage et Administration de Napta, notre outil de staffing (30%) L'objectif : être l'administrateur technique et le garant de l'outil de Napta, assurant la validation contractuelle des ressources. Validation des affectations (Napta/BDC) : Effectuer le point de validation final dans Napta pour chaque affectation, garantissant l'adéquation entre le profil staffé, le nombre de jours vendus et les exigences du Bon de Commande (BDC). Administration du système : Gérer les tâches d'administration clés de l'outil, incluant la création des comptes utilisateurs et l'intégration des congés et des formations. Expertise outil & Formation : Être le ou la garant(e) de l'utilisation de Napta et assurer la formation spécifique des nouveaux arrivants à l'outil. Hygiène de la donnée : Piloter la saisie des prévisionnels et s'assurer que les collaborateurs tiennent leur planning à jour en temps réel. Support technique : Faire le pont avec le support de l'éditeur (Napta) pour optimiser l'usage de l'outil selon les besoins de Converteo 3. Contribution à des projets transverses (10%) Contribuer au déploiement de nouveaux outils qui impactent les process Staffing et ADV Évoluer au rythme des besoins d'une société en forte croissance. Votre profil Formation : Bac+5 (École de Commerce, Gestion ou RH) avec une forte appétence pour les chiffres et les outils de gestion, vous recherchez votre première expérience. Qualités : Vous êtes organisé(e), précis(e) et vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d’initiative. État d'esprit : Vous aimez travailler en équipe, êtes dynamique et déterminé(e). Notre process de recrutement Un appel de qualification en visio Une rencontre avec une personne de l'équipe et un cas pratique en présentiel Une rencontre avec la directrice People Conditions du poste Locaux situés à Paris intramuros : 40 Avenue des Terroirs de France - 75012 Paris Contrat en CDI, statut Cadre Poste à pourvoir dès que possible Notre petit + ? Et parce que le bien-être de l’équipe est au cœur de notre modèle, quelques infos sur le cadre de travail : Equilibre vie pro / vie perso (temps de travail maîtrisé, mesures pour accompagner la parentalité) Une politique de télétravail flexible Des bureaux spacieux tout confort à quelques pas du métro Cour Saint-Emilion Équipement pour travailler en remote + participation aux frais du télétravail (allocation mensuelle) Des teambuilding fréquent pour se retrouver Une multitude d'activités proposées via le CSE : abonnement à WellPass (ex-GymLib), soirées à thème à l'extérieur (fléchettes, karaoké, bowling...), soirées dans nos locaux (peinture sur céramique, jeux de société, tricot...), week-end Ski... Valorisation des mobilités douces (forfait mobilité durable pour les adeptes du vélo ou de la trottinette)

Responsibilities

The coordinator will manage operational and financial project lifecycles, including contract tracking, invoicing, and timesheet validation. They will also serve as the administrator for the Napta staffing tool, ensuring data accuracy and providing training to team members.