Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) at IGES Gruppe

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

20 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Billing Management, Contract Management, Public Tenders, Project Controlling, Office Management, Event Organization, MS Office, WebEx, MS Teams, Zoom, Content Management Systems, German Language Proficiency, Administrative Support, Travel Coordination, Meeting Coordination, Minute Taking

Industry

research

Description

Über uns Das IGES Institut ist ein führendes, privatwirtschaftliches Forschungs- und Beratungsinstitut für Fragen europäischer Gesundheitssysteme, des Marktzugangs sowie der Gesundheitsversorgung in Deutschland und bildet den Kern der IGES Gruppe. Insgesamt beschäftigt die IGES Gruppe rund 200 Expertinnen und Experten aus den Fachrichtungen Medizin, Wirtschaftswissenschaften, Natur- und Sozialwissenschaften, Pharmazie, Statistik und Informatik. Zur IGES Gruppe gehören Unternehmen an Standorten in sechs Ländern Europas. Seit 2025 ist IGES Teil der Athagoras Gruppe, die verschiedene Beratungsunternehmen für die Lifescience-Branche vereint. Wir suchen für unseren Bereich Gesundheitsversorgung in Berlin eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit (20-40h/Woche): Ihre Aufgaben Sicherstellung eines reibungslosen Abrechnungs- und Vertragsmanagements durch präzise Rechnungserstellung und Prüfung auf Vertragskonformität Vorbereitung von Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen, z. B. über das Deutsche Vergabeportal DTVP, E-Vergabeportal, Subreport-ELViS Administrative Mitarbeit in Projekten (z. B. Unterstützung beim Projektcontrolling, bei der Organisation von Datenerhebungen, Vorbereitung von Workshops, Unterstützung bei Recherchen, u. a. auch Korrekturlesen von Berichten) Kompetente Unterstützung des Geschäftsführers und seines Teams in allen organisatorischen und administrativen Belangen Bürotätigkeiten wie Post- und E-Mail-Bearbeitung, Reise- und Terminkoordination, Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meetings, Protokollieren etc. Veranstaltungsorganisation von Online- und Offline-Events Ihre Qualifikation Abgeschlossene (kaufmännische oder verwaltende) Berufsausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildung/Studium) Nachgewiesene Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich (Büromanagement, Controlling, Finanzen, Einkauf) Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen Gute Kenntnisse der MS Office-Programme Sicherer Umgang mit WebEx, MS Teams und Zoom sowie erste Erfahrung in Content-Management Systemen von Vorteil Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine gute Ausdrucksweise Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit Unser Angebot Eine spannende, eigenverantwortlich gestaltbare Tätigkeit Angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und einer gewachsenen Arbeitskultur Sehr gute Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung Einen sicheren Arbeitsplatz mit einer unbefristeten Festanstellung, einer attraktiven Bezahlung und flexiblen Arbeitszeiten Kontaktinformation Wenn Sie diese Aufgabe reizt, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und des frühestmöglichen Eintrittstermins über diese Webseite oder über personal@iges.com. Für weiterführende Informationen steht Ihnen Frau Antonia Kunz unter der Rufnummer 030/230 809-211 gern zur Verfügung.

Responsibilities

Ensure smooth billing and contract management while supporting the Managing Director and team with organizational and administrative tasks. Responsibilities include preparing public tender applications, project administration, and organizing online and offline events.