Kontorsansvarig till huvudkontoret i Gustavsberg at FRENTAB

Gustavsberg, , Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

29 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

29 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administration, Customer Service, Communication, Problem Solving, Flexibility, Initiative, Organizational Skills, Service Orientation, Team Collaboration, Event Planning, IT Administration, Supplier Coordination, Process Improvement, Reception Management, Safety Procedures

Industry

Civil Engineering

Description

Frentab är en välmående, lönsam och växande koncern som värdesätter sina medarbetare på riktigt. Här får du kombinationen av de korta beslutsvägarna och den familjära känslan i ett familjeföretag med tryggheten i en stabil koncern. Till vårt huvudkontor i Gustavsbergs hamn söker vi nu en kontorsansvarig. Som kontorsansvarig har du ett helhetsansvar för den dagliga driften av kontoret. Du är den som ser till att allt flyter, från att välkomna besökare och hålla ordning i våra lokaler, till att koordinera leverantörer till att stötta våra avdelningar med administrativa och praktiska uppgifter. Rollen är både praktisk och administrativ, med stort utrymme för egna initiativ och förbättringsarbete. Det här är rätt roll för dig som gillar variation, tar ansvar och brinner för att skapa en professionell och trivsam arbetsmiljö. Tjänsten är på 75 % fördelad på måndag till fredag kl. 8–15 med en timmes lunch. I ditt dagliga uppdrag ingår bland annat Kontorsdrift och service Bemanna receptionen och ta emot besökare samt hantera inkommande samtal och växel. Säkerställa att kontorsytor och konferensrum är representativa och i ordning. Hantera dagliga serviceuppgifter: posthantering, diskmaskin, kaffemaskin, vattning av blommor samt mottagning och distribution av leveranser. Administration och rutiner Utveckla och underhålla rutiner, processer och checklistor för kontorsdriften. Hantera fakturor, inköp av kontorsmaterial, fika och matvaror. Sköta larm- och nyckelhantering samt säkerhetsrutiner. Administrera IT- och telefonärenden såsom SIM-kort, porteringar, överlåtelser, beställningar av datorer/telefoner/tillbehör. Leverantörskontakter Samarbete med fastighetsägare, hantverkare och IT-leverantör. Beställa och koordinera marknadsmaterial/merch. Fungera som kontaktperson för föreningar vi sponsrar. Kontaktperson för avtal gällande kontorsdriften, såsom städning, kaffemaskin etc. Event och intern koordinering Planera och genomföra interna personalaktiviteter, möten och vissa event. Sköta utskick, anmälningar och kommunikation kopplad till event. Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta i en liknande roll och som trivs med att vara den som ser till att allt flyter på. Du kommunicerar flytande på svenska och utrycker dig väl i både tal och skrift. Vi ser gärna att du är en van administratör av Telia Smart Connect, eller andra växelsystem. Giltigt B-körkort behövs. Du är Serviceinriktad och engagerad i att skapa en positiv arbetsplatsupplevelse. Strukturerad och metodisk, med förmåga att se till att saker blir gjorda och följs upp. Självgående och proaktiv, trygg i att ta initiativ och driva arbetet framåt. Lösningsorienterad, prestigelös och praktiskt lagd, en naturlig ”doer” som får saker att hända. Flexibel och bra på att prioritera i en roll med många ansvarsytor. Social och kommunikativ, bekväm i kontakt med medarbetare, chefer, leverantörer och besökare. Intresserad av arbetsmiljö, kultur och förbättringsarbete. Vi erbjuder En central och viktig roll i en stabil och växande koncern. En arbetsplats med familjär kultur, korta beslutsvägar och stort handlingsutrymme. Möjligheten att påverka hur vår arbetsplats fungerar och upplevs, varje dag. Här blir du en nyckelperson som bidrar till trivsel, struktur och en arbetsvardag där allt faller på plats. Urval pågår löpande så ansök så snart som möjligt. Bifoga ditt CV och skriv några rader om dig själv. Har du frågor om tjänsten eller om rekryteringsprocessen är du välkommen att höra av dig till info@frentab.se

Responsibilities

The Office Manager is responsible for the daily operations of the office, ensuring everything runs smoothly from welcoming visitors to coordinating suppliers and supporting departments with administrative tasks. The role includes both practical and administrative duties with room for personal initiative and improvement work.