Kursus- og økonomikoordinator (Kontorfuldmægtig HK) til AEU-sekretariatet i at SDU Career Site

Odense, Region of Southern Denmark, Denmark -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Jul, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial administration, Budgeting, Accounting, Conference Manager, ClickView, SurveyXact, Excel, Coordination, Process planning, Communication, Stakeholder management, Reporting, Invoice management, Project support

Industry

Higher Education

Description

SDU HR, Arbejdsmiljø & Udvikling søger en kursus- og økonomikoordinator til AEU-sekretariatet (aeu.dk). AEU-sekretariatet er et selvstændigt team, som varetager organisering af kurser og videndelingsaktiviteter på tværs af de otte danske universiteter. Teamet består af fem kursus- og konferencekoordinatorer og en kursusudvikler. Stillingen er todelt, så du vil dels skulle varetage økonomistyring og økonomiadministration internt i AEU, dels varetage koordinationsopgaver i forbindelse med AEU’s kurser og videndelingsaktiviteter. Din kerneopgaver vil være: * Økonomiadministration * Anvisning af faktura, rejseafregning, honorar og andre løbede udgifter * Trække økonomiske data ud af konferencestyringssystem, Conference Manager (CM) * Bistand om fakturering og håndtering af kreditnotaer * Løbende vurdere økonomisk udvikling og reagere ved afvigelser * Økonomistyring * Udarbejde budget og budgetopfølgning for både det enkelte arrangement og AEU’s samlede økonomi * Give ledelsen (og bestyrelsen) løbende økonomisk overblik * Udarbejde regnskab til bestyrelsens godkendelse * Hotelaftaler * Løbende overblik over aftaler (både SKI-aftaler og SDU-aftaler) * Sparring med koordinator i.f.t. indgåelse af aftaler * Bistand i forhold til hotelfakturaer, herunder sparring med koordinator, når der er problemer i forbindelse med godkendelse af fakturaer Derudover vil du skulle: * Understøtte planlægning af aktiviteter * Lave procesplan for hvert arrangement med milepæle * Deltage i koordineringsmøder med en planlægningsgruppe af fagpersoner fra forskellige universiteter * Lave aftaler med kursussteder samt interne og eksterne oplægsholdere * Understøtte afvikling af aktiviteter * Klargøre materiale * Koordinere med planlægningsgruppe/kursusleder, oplægsholdere og kursussted * Sikre at alt er på plads i forhold til deltagerne * Evaluering og fakturering * Varetage kommunikation * Formulering af skriftligt materiale til hjemmesider, nyhedsmails, reklame samt LinkedIn * Kommunikere med deltagere, mulige deltagere, planlægningsgrupper/kursusledere og oplægsholdere Vi søger en kollega, der: * har erfaring med økonomiadministration, herunder budgetlægning og regnskab * besidder stærke IT-kompetencer, herunder erfaring med Conference Manager, ClickView, SurveyXact og Excel * er god til at tilrettelægge, koordinere og gennemføre processer * har gode skriftlige og mundtlige formidlingsevner * har sans for detaljer Vi kan tilbyde dig en stilling, hvor du får: * ansvar for egen opgaveportefølje * stor frihedsgrad ift. planlægningen af dit arbejde og en høj grad af selvstændighed i opgaveløsningen * dygtige og motiverede kollegaer som sparringspartnere samt gode udviklings- og uddannelsesmuligheder Ansættelsesstart er 1. september 2026 eller snarest muligt. Ansøgningsfristen er 6. maj 2026 kl. 23.59.59 Første samtale er den 20. maj 2026 Anden samtale aftales herefter. For spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte Karna Kühnell Gautier, Chef for Arbejdsmiljø og Udvikling, Mail: kgautier@sdu.dk, Telefon: 93 50 77 00. Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT. Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges. Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format. Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb. Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her [https://www.sdu.dk/da/om-sdu/job-sdu/soegjob]. Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen. Om SDU Syddansk Universitet er sat i verden for skabe værdi for og med samfundet. Uanset om vores bidrag kommer i form af fremragende forskning, innovative løsninger, uddannelse eller læring, så skal vi gøre en positiv forskel for samfundet og bidrage til en bæredygtig fremtid. Det gør vi ved at dyrke talenter og skabe de bedste miljøer for forskning og læring. Det er derfor afgørende, at SDU fastholder, udvikler og rekrutterer talenter. Samtidig skal vi sikre konstant høj kvalitet i alle vores aktiviteter – det kan vi kun med de rette mennesker. Det er universitetets forskere, undervisere, studerende, ledere og teknisk-administrative personale, der udgør fundamentet for vores succes.

Responsibilities

The role involves managing financial administration, including budgeting and accounting, for the AEU secretariat. Additionally, the coordinator will facilitate the planning, execution, and evaluation of courses and knowledge-sharing activities across universities.