Leiterin Office Management und Assistenz der Geschäftsleitung 100% at Ginesta Immobilien AG

Küsnacht (ZH), Zurich, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

10 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

12 Jun, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Executive Assistance, Personnel Leadership, Event Organization, Process Coordination, Accounts Payable and Receivable, CRM Management, MS Office, German, English, Project Support, Market Analysis, Administrative Coordination, Stakeholder Management, Digital Tools, Time Management

Industry

Real Estate

Description

Über uns Seit 1944 zählt Ginesta Immobilien zu den angesehensten Maklerunternehmen der Schweiz. Mit Standorten in der ganzen Schweiz betreuen wir eine vielfältige Kundschaft – von Privatpersonen bis hin zu institutionellen Investoren. Unser Erfolg beruht auf Engagement, Fachkompetenz und der Leidenschaft unseres Teams. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie zusammen mit zwei Ihnen unterstellten Kolleginnen die Geschäftsleitung, sorgen für einen professionellen Ablauf im Tagesgeschäft und sind als zentrale Drehscheibe im Unternehmen aktiv eingebunden. Wenn Sie Organisation lieben, Verantwortung nicht scheuen und gerne mitdenken, dann passen Sie perfekt zu uns als Leiterin Office Management und Assistenz der Geschäftsleitung 100% Ihre Aufgaben Fachliche und personelle Leitung des GL Assistenzpools inkl. allen dazugehörigen Führungsaufgaben Umfassende Assistenz der Geschäftsleitung (inkl. CEO) in administrativen und organisatorischen Belangen Erstellung und Korrektur von Korrespondenz, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen (DE/EN) Terminplanung, Agenda- und Eventorganisation (Meetings, Schulungen, Kundenanlässe) Koordination interner Prozesse (On-/Offboarding, Arbeitsplatzvorbereitung, Zutrittsmanagement etc.) Verantwortung für das Office Management: Infrastruktur, Geräte, IT-Koordination, externe Dienstleister, Büroumzüge Unterstützung bei Projektarbeiten, Feedbackprozessen und Marktanalysen Mitarbeit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Mitarbeit bei Kundenpflege-Aktivitäten (CRM, Geschenke, Umfragen) Ihr Profil Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit einer passenden Weiterbildung im Bereich Management Assistenz, Office Management oder vergleichbar Sie bringen bereits Erfahrung in einer ähnlichen Rolle mit – idealerweise in der Immobilienbranche oder einem lebendigen Dienstleistungsumfeld Verantwortung zu übernehmen ist für Sie selbstverständlich – Sie denken mit, handeln vorausschauend und packen auch gerne mit an Als echter Teamplayer schätzen Sie den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit fordern Diskretion, Verlässlichkeit und ein professionelles Auftreten sind für Sie ebenso selbstverständlich wie eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise Sie haben ein ausgesprochenes Dienstleistungsverständnis, agieren lösungsorientiert und mit einem offenen, positiven Mindset gegenüber internen wie externen Ansprechpersonen Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse des MS Office Pakets und der Umgang mit digitalen Tools gehört für Sie zum Arbeitsalltag Warum wir? Wir bieten Ihnen ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld mit attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten. Unser Teamgeist, unsere offene Unternehmenskultur und die Möglichkeit, aktiv am Wachstum unseres Unternehmens mitzuwirken, machen uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber in der Immobilienbranche. Hört sich das nach Ihrem Traumjob an... ... wunderbar, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Responsibilities

Lead the executive assistance pool and provide comprehensive administrative and organizational support to the management board and CEO. Manage office infrastructure, internal processes, and contribute to accounting and customer relationship activities.