M&E Coordinator (w/m/x) at Pandox Belgium

Antwerp, Antwerp, Belgium -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

09 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

09 Dec, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Communication Skills, Account Management, Market Analysis, Event Coordination, Customer Service, Data Analysis, Creative Input, Team Collaboration, Time Management, Sales Support, Competitor Analysis, RFP Management, Meeting Product Development, Proactive Prospecting, Yield Management, Reporting

Industry

Description

Job Scope: Under the direction of the Director of Sales the M&E Coordinator executes the hotel’s M&E / Group strategy respecting the brand identity and maintains a clear communication with the operations team. To keep the strategic overview on demand, lead time, competitor activities and competitor product developments, this in order to maximize conversion and repeat business. The M&E Coordinator works pro-actively on the market by prospecting and by key account management on MICE / Group accounts. Key Responsibilities: • Collaborate with Revenue Management Center on rates & yield decision framework for groups and conferences • Monitor and determine demand periods for function space / room availability by analyzing historical data, current bookings, denials, regrets, conversion, lead time, source markets, channels • Lead handling and conversion of M&E / group related files • Ensure that all meeting and events / group enquiries are handled within a 2 hour time frame • Uses and maintains standards for profiling / qualifying of all requests • Visit competitor products yearly • Support the Hotel Sales team with site inspections, client entertainment, familiarizations and other events that form part of the sales and marketing revenue plan • Monitor and maximise usage of RFP engines such as Meeting broker, Cvent, Starcite • Provide creative input into Meetings Product Development (Operations, hardware and branding) to maintain a point of differentiation. • Moves materialized events / groups back into the sales cycle to drive repeat business • Key account management of the hotel’s MICE / group accounts • Prepare the required reports Key Relationships: • Reports to the Director of Sales • Communication towards sales team • Communication towards hotel operations -------------------------------------------------------------------------------------------- Meeting & Events Group Coördinator Functiebeschrijving: Onder de leiding van de Director of Sales voert de M&E Coördinator de M&E/Groep-strategie van het hotel uit met in achtneming van de brand standards en onderhoudt een duidelijke communicatie met de operationele afdelingen van het hotel. Het bewaren van een strategisch overzicht van demand, overlappingstijd, activiteiten en productontwikkelingen van de concurrent is belangrijk, dit alles om conversie te maximaliseren en het herhalen van boekingen te bewerkstelligen. De M&E Coördinator werkt proactief om de markt te onderzoeken en voert key account management uit op MICE / Group accounts. Belangrijkste verantwoordelijkheden: • Samenwerken met het Revenue Management Center met betrekking tot tarieven & yielding voor groepen en conferenties • Controleren en bepalen van demand periodes voor evenementenruimtes/kamerbeschikbaarheid door het analyseren van eerdere gegevens, openstaande boekingen, weigeringen, conversies, overlappingstijd, markt bronnen, kanalen • Behandelen en converteren van M&E/Group gerelateerde aanvragen • Ervoor zorgen dat alle vergaderingen en evenementen/ groepsaanvragen worden behandeld binnen een tijdsbestek van 2 uur • Gebruiken van correcte procedure voor het profileren/ kwalificeren van alle aanvragen • Jaarlijks bezoeken van de competitie • Ondersteunen van het sales team met site inspections, entertainment van klanten, FAM Trips en andere activiteiten die deel uit maken van het sales en marketing plan • Opvolging van RFP tools zoals oa Meeting Broker, Cvent, Starcite • Creatief bijdragen aan het ontwikkelen van het meetingproduct (operaties, hardware en merkidentiteit) om ons te blijven onderscheiden. • Het herinbrengen van evenement en groepen in de sales cirkel voor het aansporen van herhaalde business • Accountbeheer management van de hotel’s MICE / groep accounts • Voorbereiding van de vereiste verslagen Gezocht profiel: • Ervaring in Reserveringen of Meeting & Events is geen vereiste maar wel een pré • Ervaring met Opera is een pré • Dankzij communicatieve vaardigheden weet jij onze gasten en klanten goed te woord te staan • Goede talenkennis van; Nederlands, Engels en Frans is een pré • Hands on mentaliteit • Belangrijke relaties: • Rapporteren aan de Director of Sales • Communicatie richting het Sales team • Communicatie richting de operationele afdelingen Aanbod: • Dynamische werkomgeving • Voltijds onbepaald contract • Marktconform salaris aangevuld met extralegale voordelen • Reiskostenvergoeding conform paritair comité 302 • Gratis parking tijdens werkdagen • Stomerij voorzien door het hotel • Interne opleidingen, trainingen en cursussen • Na 3 maanden in dienst krijg je personeelskorting op overnachtingen in hotels van Intercontinental Hotel Group (IHG)

Responsibilities

The M&E Coordinator executes the hotel's M&E/Group strategy and maintains communication with the operations team. Key responsibilities include managing group inquiries, analyzing demand periods, and supporting the sales team with various activities.