JOUW FUNCTIE

Jij hebt ervaring als managementassistent (of soortgelijke functie) en daarom weet je als geen ander hoe leuk het is om complexe agenda’s te beheren (het is weer eens wat anders dan een sudoku, en toch ook weer niet), administratieve systemen te ontdekken (wij hebben er altijd een heerlijk dynamische haat-liefdeverhouding mee) en vooral om de dankbaarheid en blijdschap van je collega’s te ervaren als je hen weer eens hebt geholpen met alle verschillende uitdagingen die bij hun werk als onderzoeker, docent, PhD-begeleider of manager bedrijfsvoering komen kijken.

De werkzaamheden op ons secretariaat zijn zeer divers, vervelen doen we ons nooit en regelmatig zijn er nieuwe uitdagingen. In verband met uitbreiding van onze werkzaamheden zoeken we per direct versterking van een enthousiaste en energieke dame of heer voor 20 uur in de week verdeeld over 3 dagen (woensdag t/m vrijdag). Een goede functieomschrijving is lastig op papier te zetten vanwege de diversiteit van de werkzaamheden, maar wat sowieso met regelmaat op je pad komt is:

• administratieve processen ondersteunen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers, het registreren van promovendi en het begeleiden van sollicitatieprocedures;
• complex agendabeheer van ons managementteam;
• facilitaire zaken afhandelen zoals zaalreserveringen, werkplekbeheer, kantoorartikelen en catering bestellen;
• mede-organiseren van afdelingsevenementen (van maandelijkse afdelingsbijeenkomsten tot jaarlijkse kerstfeesten);
• het boeken van dienstreizen en hotelreserveringen;
• het ondersteunen van internationale medewerkers;
• het fungeren als aanspreekpunt van de afdeling voor externe contacten;
• en vragen van medewerkers: informatieverstrekking en indien nodig verder doorverwijzen binnen de organisatie.

Kortom we bieden onze wetenschappelijke collega’s organisatorische en administratieve ondersteuning bij het organiseren van onderwijs en onderzoek. Als secretariaat vormen we een professioneel team dat gemakkelijk werkzaamheden van elkaar overneemt. We bedenken proactief creatieve oplossingen en hebben een open mindset. We zorgen goed voor onszelf én anderen. We zijn benaderbaar en geven collega’s en externen een welkom gevoel. Als managementassistent val je hiërarchisch onder de manager bedrijfsvoering.

Please refer the Job description for details