Functieomschrijving
Ben jij op zoek naar een betekenisvolle baan, midden in de dynamiek van het programma Open Overheid?
Als managementondersteuner van het Programma Open Overheid (POO) heb jij een centrale plek binnen het bedrijfsbureau. Je bent de regisseur van de werklast rondom de MT-leden, je fungeert als vraagbaak voor heel veel collega’s en je vormt de connectie tussen de MT-leden en stakeholders van zowel binnen als buiten POO. Met jouw rol binnen POO als managementondersteuner op het secretariaat heb je een spilfunctie; een leuke dynamische functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je werkt nauw samen met je collega managementondersteuners, waarbij je samen het secretariaat runt en elkaar vervangt in voorkomende gevallen. Daarnaast heb je ook een nauwe samenwerking met de andere collega’s binnen het bedrijfsbureau.
Je bent dienstverlenend maar ook kritisch en assertief als er ingegrepen dient te worden, een echte poortwachter. Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan. Je bent gewend aan complex agendabeheer, je schrikt niet van wijzigingen op het laatste moment, en je wordt niet warm of koud van hectische omstandigheden. Je hebt overzicht over informatiestromen en processen en faciliteert de MT-leden zo praktisch mogelijk

Werkzaamheden

• Beheer van de complexe agenda en mailbox van MT-leden POO;
• Organiseren van kleine en grote in- en externe bijeenkomsten;
• Administratieve en organisatorische werkzaamheden (o.a. kantoorartikelen bestellen, bloemen bestellen, bezoekers aanmelden bij de receptie, hotelovernachtingen boeken);
• Daarnaast regel je alles omtrent de indiensttreding van nieuwe medewerkers. Je voorziet ze van de juiste documentatie, regelt alle ICT- en IT-middelen en zorgt dat alles startklaar is op de eerste werkdag;

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt MBO 4 werk- en denkniveau en ruime relevante werkervaring, bij voorkeur ervaring in het ondersteunen van (project/programma) managers;
• Je bent een organisatietalent; als er evenementen of bijeenkomsten georganiseerd worden regel jij dat alle facilitaire zaken tiptop in orde zijn;
• Je bent stressbestendig en flexibel, je kunt omgaan met een dynamische omgeving en werkdruk;
• Je bent proactief en samenwerkingsgericht;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Jouw competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Analyseren
• Plannen en organiseren
• Creativiteit

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau schaal 8
• Maandsalaris Min €3.246 – Max. €4.340 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Please refer the Job description for details