Manager Suppliers Administration and Accounting at Hermes

, Brussels, Belgium -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 May, 26

Salary

0.0

Posted On

12 Feb, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Supplier Relationship Management, Accounting, Invoice Reconciliation, Purchase Order Management, Contract Management, Process Rationalization, Continuous Improvement, Aging Balance Monitoring, Expense Report Management, User Support, Internal Controls, Supplier Evaluation, Risk Management, Negotiation, Leadership, Communication

Industry

Retail Luxury Goods and Jewelry

Description

MISSION DU POSTE Le/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région. Pour cela, il/elle collabore avec l’ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs. Il s’agit d’une création de poste. Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc…, du support projet d’appel d’offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d’amélioration continue, du suivi des balances âgées… L’essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission. RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURS Gestion des bons commandes & rapprochement des factures Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs Rapprochement des factures Mise en litige et suivi des litiges Gestion des notes de frais Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs Archivage des documents Respect des règles internes, normes et conformité Appliquer les règles de contrôle interne Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs Former les parties prenantes Gestion et suivi des fournisseurs Support au processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation Administration des obligations contractuelles : contrôle des licences, assurances… Gestion de la contrathèque de la filiale Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d’intégration comptable, de rationalisation des factures, d’amélioration des délais de paiement… Support administratif à l’arrêt des collaborations Gestion des risques liés aux fournisseurs Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d’action Amélioration continue des processus en vue d’accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité Cartographie et documentation Etude d’automatisation en équipe avec l’équipe comptabilité générale, l’équipe IT et le Groupe Mettre en place des plans d’action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relations PROFIL RECHERCHE Expérience Expérience en département administratif et financier d’environ 7 ans dans un environnement multisite et international Première expérience de management souhaitée Compétences et savoir-être Niveau Master Finance ou Comptabilité Intérêt pour l’activité Retail et un environnement de travail multiculturel Polyvalence et rigueur Réflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnels Capacité de priorisation et/ou délégation Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéances Résilience, esprit d’équipe et sens du service Négociation, Management & Leadership Appétence pour le travail cross-fonctionnel Excellentes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral Langues Français & Anglais : courant écrit et parlé Néerlandais ou une langue scandinave est un plus A creator, artisan and seller of high-quality objects since 1837, Hermès is an independent, family-owned French house that employs nearly 25,185 people worldwide. Driven by its permanent entrepreneurial spirit and consistently high standards, Hermès cultivates the freedom and autonomy of each individual through responsible management. The company perpetuates the transmission of exceptional know-how through strong territorial anchoring that respects people and resources. Sixteen artisanal métiers feed the creativity of the house, whose collections are presented in over 300 stores around the world. Hermès Benelux-Nordics is a subsidiary of Hermès International responsible for the distribution of Hermès products in Benelux and Scandinavia. The network consists of 7 stores (Brussels, Knokke, Amsterdam P.C Hooftstraat, Amsterdam Bijenkorf, Copenhagen, Stockholm and Oslo) and 1 concession (Luxembourg) as well as a regional headquarters in Brussels. The region is thus a geographical and cultural mosaic: 7 cities, 6 countries, 5 languages, 4 currencies.

Responsibilities

The role is key in managing relationships with external suppliers, ensuring the smooth functioning of processes from delivery support to invoice reconciliation, while overseeing a supplier accountant. Responsibilities include managing purchase orders, handling invoice disputes, managing the contract database, and rationalizing payment timelines across the region.