Medewerker Secretariaat at Save the Children International

, , Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Jul, 26

Salary

3404.39

Posted On

15 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Secretarial support, Administrative tasks, Reception duties, Facility management, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Teams, Communication, Planning, Inventory management, Customer service

Industry

Non-profit Organizations

Description

Medewerker Secretariaat, 24 uur | Verplicht aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag Afdeling: Interne Dienst | Den Haag Wil jij werken in een dienstverlenende functie waarin gastvrijheid voorop staat? Dat kan bij Save the Children! We zijn op zoek naar een ervaren en flexibele collega die ons secretariaat komt versterken. Je bent op deze dagen het vaste gezicht van het secretariaat en aanwezig op kantoor. Als medewerker secretariaat ben je de vraagbaak voor onze collega’s op kantoor en voor onze externe relaties en ondersteun je de organisatie op secretarieel en facilitair gebied. Je hebt een afwisselend takenpakket en komt te werken in een hecht team. In deze functie ben je op de hoogte van alles wat er speelt binnen onze organisatie. Over Save the Children: Wereldwijd komen steeds meer kinderen in de verdrukking door oorlog, armoede en natuurrampen. De meest kwetsbaren onder hen betalen daarbij vaak de hoogste prijs. Save the Children zet zich in voor deze kinderen. Wij geloven in een wereld waarin kinderen gezond op kunnen groeien, de kans hebben om te leren en te spelen en beschermd worden tegen geweld en uitbuiting. We zijn daar waar zij ons nodig hebben. Overal ter wereld en in de meest moeilijke omstandigheden. In tijden van crisis zijn wij een van de eerste organisaties die levensreddende hulp bieden aan kinderen en hun families. We bieden veiligheid, een plek om te spelen, onderwijs en komen op voor hun rechten. Wat ga je doen als Medewerker Secretariaat? Als medewerker secretariaat ben je het visitekaartje en de spil van onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Vanuit jouw werkplek achter de receptie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en beantwoord je vragen van jouw collega’s. * Je zorgt voor de uitgifte van toegangspasjes en ICT-middelen en in samenwerking met de Coördinator ICT zorg je ervoor dat er altijd voldoende ICT-middelen aanwezig zijn. * Je handelt alle administratieve taken af zoals; mailbox beheer, ondersteuning van medewerkers bijeenkomsten, je beantwoordt alle inkomende telefoontjes en behandelt de in- en uitgaande post, hotelovernachtingen voor buitenlandse bezoekers. * Je zorgt voor de afhandeling van facilitaire meldingen en schakelt hiervoor met de gebouwbeheerder en externe leveranciers, het aanvullen van de pantry en reiniging van de koffiemachines, het voorraadbeheer en de inkoop van artikelen zodat we altijd voldoende inventaris in huis hebben. Wie ben jij? Je bent een enthousiaste en betrouwbare collega die energie uitstraalt, graag het initatief neemt en planmatig werkt. Je bent representatief, flexibel en je houdt van een afwisselende werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Je kunt helder en op verschillende niveaus communiceren en je kunt snel en accuraat schakelen tussen geplande en adhoc taken. Je bent beschikbaar op de maandag, dinsdag en donderdagen van 8.30 – 17.00 uur. Wat staat er op jouw CV? * Een secretariële opleiding op mbo-niveau of vergelijkbaar; * Je bent ervaren met Word, Excel en TEAMS; * Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend * Relevante en aansluitende werkervaring als bijvoorbeeld administratief ondersteuner, medewerker klantenservice of medewerker secretariaat is een pre maar geen vereiste; * Je beschikt over ervaring in een soortgelijke functie; * Praktisch: Je bent gerechtigd om in Nederland te werken. Wat hebben wij jou te bieden? * Wat jij doet helpt miljoenen kinderen wereldwijd. direct of indirect; * Salaris natuurlijk. Wij volgen de salarisschalen van de Rijksoverheid op basis van een 36-urige werkweek. Deze functie wordt ingeschaald volgens salarisschaal 5 (minimaal €2.770,01 en maximaal €3.404,39); * Je reiskosten op basis van openbaar vervoer worden volledig vergoed, je ontvangt hiervoor een NS-businesskaart. We hechten veel waarde aan het klimaat en bieden geen kilometervergoeding voor gemotoriseerd woon-werkverkeer; * Jaarlijks 5 vakantieweken op basis van een 36-urige werkweek; * Mogelijkheid tot het sparen van extra verlof; * Een gunstige pensioenregeling bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn; * Een menselijke werkgever, die voortdurend in ontwikkeling is, dat betekent een plek waar je jezelf kan zijn, veranderingen mee vorm kan geven en waar je kunt doorgroeien. * Goed om te weten: als je aangenomen wordt, krijg je in eerste instantie een jaarcontract voor bepaalde tijd, met kans op verlenging. Aanbiedingen zijn onder voorbehoud van positieve referenties en het overleggen van een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Waarom vragen we referenties en een VOG? Save the Children neemt deel aan de Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme. Als kinderrechtenorganisatie die misbruik – in welke vorm dan ook – bestrijdt, willen we allereerst kunnen garanderen dat onze eigen medewerkers zich hier niet schuldig aan maken, of hebben gemaakt. Daarom nemen we deel aan de Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme. En nemen we gestandariseerde referenties af als je bij ons solliciteert. Door te solliciteren stem je hiermee in. Wat voor werkgever is Save the Children? In Nederland werk je samen met ongeveer 150 collega’s, maar je bent ook onderdeel van een internationaal netwerk van meer dan 25.000 collega’s in 120 landen. We zijn ’s werelds grootste kinderrechtenorganisatie, maar dat betekent niet dat onze organisatie onpersoonlijk is. Juist niet! Wij zorgen dat ieders stem – net zoals die van de kinderen waar wij voor strijden – gehoord wordt. Dat iedere collega zichzelf kan zijn en zich verder kan ontwikkelen. Bij Save the Children zijn we trots op onze diversiteit. Daarom nodigen wij iedereen uit om bij ons te solliciteren, ongeacht gender, seksuele oriëntatie, religieuze en/of culturele achtergrond, persoonlijkheid en/of andere zichtbare en onzichtbare kenmerken. We vieren onze verschillen, want deze zorgen ervoor dat we samen kunnen groeien. Sollicitatieprocedure: Enthousiast geworden? Stuur je sollicitatie (cv en motivatiebrief) dan vóór 16 mei op via het sollicitatieformulier op onze website. Sollicitaties die op een andere manier bij ons binnenkomen, nemen wij helaas niet in behandeling. Bij voldoende sollicitaties kan de vacature eerder gesloten worden, dus reageer direct. We proberen binnen 2 weken na de sluitingsdatum op je sollicitatie te reageren. Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met Wing Yin Tang of Sahrissa Ramdass: secretariaat@savethechildren.nl. Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure, kun je terecht bij; personeelszaken@savethechildren.nl [personeelszaken@savethechildren.nl] * Alle gegevens die je invult, gebruiken we alleen om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, zullen we je gegevens verwijderen uit onze systemen. *Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Responsibilities

The employee acts as the primary point of contact at the reception, managing administrative tasks, facility requests, and office supplies. They also support colleagues with meeting coordination, ICT resource management, and handling incoming/outgoing communications.