Mitarbeiter/in Front Office & Administration (90 %) at Institut Montana Zugerberg AG

Zug, Zug, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

07 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Front Office Management, Administrative Support, German (C1), English (C1), Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Customer Service, Organization, Communication, Digital Process Management, Discretion, Multicultural Competence

Industry

Description

Wir suchen: Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n Mitarbeiter/in Front Office & Administration (90 %) Ihre Tätigkeit beinhaltet insbesondere: Professioneller und herzlicher Empfang von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Mitarbeitenden und Gästen am Front Office Betreuung des Main Office inklusive Telefonzentrale, E-Mail-Kommunikation und Postverwaltung Administrative Unterstützung des Schulbetriebs, inklusive Absenzen Management und Schülerdokumentation Organisation und Koordination von Cover Lessons, Schulbuchbestellungen, Transportlisten und weiteren täglichen Abläufen Unterstützung bei Neueintritten, Schnupperschülern sowie der Erstellung offizieller Dokumente Mitarbeit bei der Weiterentwicklung digitaler Prozesse und Kommunikationsplattformen (z. B. iSAMS) Koordination von Elternkommunikation, Newslettern und Schulprojekten wie Yearbook und Staff Agenda – Zusammenarbeit mit internen Teams, Eltern und externen Partnern – Unterstützung bei saisonalen Projekten, administrativen Spezialaufgaben sowie Ad-hoc-Aufträgen der Schulleitung und verschiedener Fachbereiche. Ihre Aufgaben: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare administrative Berufserfahrung Erfahrung im Front Office, Empfang oder in einer vielseitigen administrativen Funktion von Vorteil Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1), idealerweise Muttersprache in einer der beiden Sprachen Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Outlook und Excel) sowie Affinität für digitale Systeme Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten mit gepflegtem Erscheinungsbild Positive Ausstrahlung und Freude am täglichen Umgang mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen Hohe Sozialkompetenz, Empathie und Diskretion Ruhige, souveräne und lösungsorientierte Arbeitsweise – auch in hektischen Situationen Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent Flexibilität, Teamfähigkeit und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, mitzudenken und das Team aktiv zu unterstützen Bereitschaft zur Präsenz während des Schulbetriebs, insbesondere am Morgen ab 07:45 Uhr. – Gültige Arbeitserlaubnis für die Schweiz Fächerkombination: Wir erwarten: Ihr Profil: Was solltest du mitbringen: Wir bieten Ihnen: Warum wir? Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem schweizerisch-internationalen Umfeld mit langer Geschichte und gelebter Tradition Eine zentrale Rolle als erste Anlaufstelle unserer Schule mit engem Kontakt zu Schülerinnen und Schülern, Eltern, Mitarbeitenden und internationalen Gästen Ein attraktiver Arbeitsort in der Natur mit idealer ÖV-Anbindung und einem finanziellen Beitrag ans Zuger-Abo Eine wertschätzende DU-Kultur, die ein offenes, mitarbeiterfreundliches Arbeitsklima mit starkem Teamgeist und gegenseitiger Unterstützung fördert Gesunde, leckere und abwechslungsreiche Mahlzeiten, täglich frisch zubereitet von unserem Küchenteam – dazu gibt es ganztägig Getränke und frisches Obst Zeitgemässe Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen Ferien während der Schulferien im Rahmen der Überzeitkompensation Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und neue Projekte wie die Einführung digitaler Systeme (z. B. ISAMS) zu begleiten Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontakt Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Foto per E-Mail an: Institut Montana Zugerberg AG Human Resources Schönfels 5 CH-6300 Zugerberg human.resources@montana-zug.ch Bei der aktuellen Stelle bevorzugen wir nur direkte Bewerbungen. Daher berücksichtigen wir keine Dossiers von Vermittlern. Wer sind wir? About us Das Institut Montana ist eine vollständig anerkannte schweizerisch-internationale Tages- und Internatsschule im Herzen der Schweiz. Unsere im Jahr 1926 gegründete Schule widmet sich der akademischen Exzellenz und schafft ideale Bedingungen für ca. 360 Schülerinnen und Schüler aus über 50 Nationen, um zu gesunden, ethisch denkenden Menschen heranzuwachsen. Wir legen besonderen Wert auf die Förderung des intellektuellen, physischen und emotionalen Wachstums sowohl innerhalb als auch ausserhalb des Klassenzimmers. Montana bietet eine Vielzahl von akademischen Programmen an, die das Beste aus Schweizer und international anerkannten Lehrplänen für die Klassen 1 bis 12 vereinen. Dazu zählen die Zweisprachige Primarschule (DE/EN), die Zweisprachige Sekundarstufe (Sek I), das Schweizer Gymnasium (einsprachig/zweisprachig) sowie die Internationale Schule, welche die CLSP, IGCSE, HSD und IB DP anbietet. Youtube - Institut Montana

Responsibilities

Manage the front office as the first point of contact for students, parents, and guests while handling telephone and email communication. Provide administrative support for school operations, including absence management, student documentation, and coordination of school projects.