Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) in Teilzeit (30 W at proLogistik GmbH

Dortmund, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

21 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Jun, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Travel Management, Front Office Coordination, Event Planning, Vendor Management, Administrative Organization, MS Office, ERP Systems, ELO, Booking Portals, German (C1), English (B2), Service Orientation, Prioritization, Communication Skills, Negotiation Skills

Industry

Software Development

Description

Es freut uns, dass du da bist! Du liebst es, den Office-Alltag professionell zu organisieren, Menschen willkommen zu heißen und für reibungslose Abläufe am Standort zu sorgen? Als Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) bist du zentrale Ansprechperson für unser Front Office in Dortmund, unterstützt Mitarbeitende und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass sich Besucher, Kunden und Kolleg:innen bei uns gut aufgehoben fühlen. Für unser Team suchen wir dich zunächst befristet für ein Jahr – mit der Option auf Verlängerung. Wir, die proLogistik Group, sind Marktführer für Systemlösungen in der Supply Chain. Mit rund 800 erfahrenen Mitarbeitenden entwickeln wir innovative Soft- und Hardware-Lösungen für die Logistik. Mit Leidenschaft arbeiten wir in einem starken Miteinander und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe neue Ideen aus. Um dein Potenzial bestmöglich zu fördern, legen wir großen Wert auf selbstbestimmtes Arbeiten und bieten dir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, weil wir deinen täglichen Einsatz und Beitrag zu unserem Erfolg schätzen. Wachse mit uns als Mitarbeiter Office Management & Travel Management (m/w/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden) Deine Aufgaben bei uns Deine täglichen Aufgaben bei uns: Du übernimmst die Verantwortung für die Betreuung und Organisation unseres Front Office am Standort Dortmund und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck. Du empfängst und betreust Besucher, Kunden und Dienstleister und stellst einen reibungslosen Ablauf vor Ort sicher. Du koordinierst Besprechungsräume, organisierst Bewirtungen und unterstützt bei der Vorbereitung sowie Durchführung interner Veranstaltungen. Du unterstützt unsere Mitarbeitenden rund um Geschäftsreisen und übernimmst die Koordination sowie Buchung über unser Travel-Management-System. Du kümmerst dich um allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben im Office-Alltag. Du bearbeitest Anfragen und Aufgaben selbstständig, strukturiert und zuverlässig nach und behältst dabei stets den Überblick. Deine wöchentlichen Aufgaben bei uns: Du steuerst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Lieferanten und stellst eine zuverlässige Zusammenarbeit sowie reibungslose Abläufe sicher. Du übernimmst die Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien und sorgst dafür, dass unser Standort jederzeit gut ausgestattet ist. Du bearbeitest Sonderfälle im Travel Management, koordinierst Gruppen- und Eventreisen und findest pragmatische Lösungen bei besonderen Anforderungen. Du unterstützt Mitarbeitende bei reisekostenrelevanten Fragestellungen und bist Ansprechpartner für externe Reiseanbieter und Dienstleister. Deine gelegentlichen Aufgaben bei uns: Du organisierst Standort- und Mitarbeiterevents und unterstützt bei standortübergreifenden Office-Management-Themen innerhalb der DACH-Region. Du wirkst an der Optimierung und Weiterentwicklung unserer Reiseprozesse mit und bringst dich aktiv in Verbesserungen bestehender Abläufe ein. Du unterstützt den Team Lead Office Management bei Projekten und Sonderthemen und übernimmst bei Bedarf Vertretungsaufgaben innerhalb des Teams. Das bringst du mit Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder serviceorientierte Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Tourismuskaufmann/-frau, Hotelfachmann/-frau, Veranstaltungskaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und serviceorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick. Du überzeugst durch Organisationstalent, eine hohe Genauigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. Du kommunizierst sicher und verbindlich, bringst Verhandlungsgeschick mit und arbeitest gerne mit internen sowie externen Ansprechpartnern zusammen. Du bist technologieaffin, offen für neue Tools und Prozesse und hast Freude daran, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln. Du bringst idealerweise Erfahrung im Travel Management mit, inklusive Systemverantwortung, und bist sicher im Umgang mit Buchungsportalen, ERP-Systemen, ELO und MS Office. Du hast Erfahrung in der Koordination von Dienstleistern, Veranstaltungen und abwechslungsreichen organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld. Du sprichst verhandlungssicheres Deutsch (C1) und gutes Englisches (mind. B2) Deine Benefits – Mehr als nur ein Job! Bestmögliche Vereinbarung von Freizeit und Berufsleben: 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeitmodelle, Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeitkonto Individuelle Arbeitsmodelle: Vor Ort oder hybrid Sabbatical Arbeiten aus dem EU-Ausland Attraktives Gehalt mit zusätzlichem steuerfreiem Sachbezug und optionalem Kindergartenzuschuss Vermögenswirksame Leistungen Geförderte betriebliche Altersvorsorge (20 % Zuschuss) Fahrrad- und E-Bike-Leasing (bis zu einem Wert von 10.000,00 €) inklusive der Option auf ein weiteres Fahrrad, z.B. für Partner:innen oder Kinder Corporate Benefits: Rabatte bei vielfältigen Marken und Herstellern Gesundheitsprävention mit Gesundheitstagen, ergonomischer Ausstattung und Bildschirmarbeitsplatzbrille Kostenlose Snacks, Obst, Gemüse sowie Warm- und Kaltgetränke Hardware, wie z.B. Arbeitslaptop, Bildschirme, Headset uvm. Moderne Büros mit kostenfreien Parkplätzen und guter Verkehrsanbindung Agile und schnelle Arbeitsprozesse in einer flachen Hierarchie mit Duz-Kultur Intensive und ausführliche Einarbeitung mit Onboarding-Buddy Interne und externe Fort- bzw. Weiterbildungen und Seminare (z.B. über Udemy oder andere namenhafte Anbieter) zum Erwerb neuer Fähigkeiten und/oder Zertifikate Regelmäßige Team- & Firmenevents wie Biertasting, Children Days, Grill- und Wichtelfest ‒ Hier dürfen alle Kolleg:innen ihre Ideen einbringen Dein Ansprechpartner Du willst uns kennenlernen und mehr über uns und den Job erfahren? Dann schick uns deine Bewerbungsunterlagen über den Button oder ganz klassisch per E-Mail an bewerbung@prologistik.com. Bei Fragen vor oder während des Bewerbungsprozesses kannst du dich jederzeit an Saskia Wessing (Team Managerin Recruiting & Employer Branding) unter derselben E-Mail oder per Telefon unter +49 231 51940 wenden. Unser Bewerbungsverfahren Nachdem wir deine Bewerbungsunterlagen erhalten haben, erhältst du von uns eine Eingangsbestätigung. Im Anschluss daran nehmen wir uns in der Regel etwa eine Woche Zeit, um deine Unterlagen sorgfältig zu prüfen. Wenn dein Profil zu unseren Vorstellungen passt, melden wir uns anschließend bei dir, um ein gemeinsames Gespräch zum Kennenlernen (telefonisch, per Teams oder vor Ort) zu vereinbaren. Nach unserem Kennenlernen beraten wir uns intern. Wenn alles passt, melden wir uns bei dir, um ein vertiefendes Folgegespräch (online oder vor Ort) zu vereinbaren. Vor Ort hast du die Möglichkeit unsere Räumlichkeiten und die Kolleg*innen kennenzulernen. Innerhalb von sieben Tagen nach deinem Gespräch hörst du dann wieder von uns. Bei einem Match bekommst du dein Vertragsangebot im Normalfall innerhalb von 2 Tagen per E-Mail und das Original im Anschluss per Post. Wir freuen uns jetzt schon! Hier findest du deinen neuen Arbeitgeber proLogistik GmbH Fallgatter 1 44369 Dortmund Nordrhein-Westfalen (NRW) Deutschland About us Innerhalb der proLogistik Group bündeln wir an 15 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich die Kompetenzen von rund 800 Mitarbeitenden. Mit insgesamt 155 Jahren Erfahrung im Bereich der Supply Chain entwickeln wir Hard- und Softwarelösungen für die Logistik unserer Kunden und stehen für umfassendes Logistik-Know-how, Rundumservice und eine kompromisslose Kundenorientierung unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Besonderheiten. Für unsere Kunden setzen wir uns stetig neue, innovative Ziele, um ihre Marktposition zu stärken und weiter auszubauen. Als Systemanbieter für Logistiklösungen bieten wir mit unserem Warehouse Management System eine Softwarelösung für die Intralogistik – und sorgen so für bessere Prozesse im Lager. Im Bereich Transportation optimieren wir die Transportprozesse unserer Kunden, mit Lösungen wie Tourenplanung, Telematik oder Streckenoptimierung – KI gesteuert und dadurch enorm effizient. Zusätzlich versorgen wir unsere Kunden mit selbst produzierten leistungsstarken Industrie-PCs, präzisen Barcode-Scannern, zuverlässigen Etikettendruckern, robusten mobilen Arbeitsstationen oder vielem mehr. Wir freuen uns, wenn du Teil unseres Wachstums werden möchtest.

Responsibilities

Responsible for managing the front office in Dortmund, including guest reception and meeting room coordination. Handles comprehensive travel management, including bookings and expense-related queries for employees.