Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің маманы at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

02 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Analytical Skills, Organizational Skills, Microsoft Office, Electronic Document Management, Communication Skills, Risk Management, Presentation Skills, Data Analysis, Methodological Assistance, Budgeting, Archiving, Time Management, Legal Knowledge, Bilingual Proficiency, Record Keeping

Industry

Higher Education

Description

Описание компании - Описание вакансии 1) кіріс хат-хабарды қабылдайды және бастапқы өңдеуді жүзеге асырады, кіріс хат-хабардың тізілімін жүргізеді, құрылымдық бөлімшелерге бөледі; 2) университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдары бойынша басшылықтың бұрыштамаларына және істер номенклатурасына сәйкес кіріс құжаттардың түпнұсқаларын қағаз жеткізгіште бөледі; 3) Университет басшылығының қабылдау бөлмелеріне құжаттарды жеткізуді және Университет басшылығының қабылдау бөлмелерінен құжаттарды алуды жүзеге асырады, оларды орындаушыларға бөледі, кіріс хат-хабардың қажетті санын көшіруді жүзеге асырады; 4) Университеттің шығыс хат-хабарын қала бойынша мемлекеттік органдарға қолма-қол жеткізуді жүзеге асырады; 5) курьерлік қызметтер жөнелтуге арналған шығыс хат-хабарды ресімдейді, шығыс хат-хабардың қозғалысы мен жеткізілгені туралы хабардар етеді, оның жеткізілу мерзімдеріне бақылауды жүзеге асырады; 6) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымын ұйымдастыру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; 7) университеттің мөрлері мен мөртабандарын дайындау жөніндегі жұмысты ұйымдастырады, оларды есепке алуды және университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына беруді жүргізеді, оларды тексеру/жоюға актілер жасайды; 8) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына бланкілердің есебін жүргізеді және беруді жүзеге асырады, бланкілердің қажетті санын шоғырландырады, Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдары пайдаланған бланкілердің санын талдайды, оларды жоюға актілер жасайды; 9) құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерін жұмыстан босату кезінде істерді қабылдау-тапсыру актісінің бекітілген нысанын таратуды жүзеге асырады және Университет қызметкерлерінің айналып өту парағын жабу үшін заңды ЭЦҚ кері қайтарып алуды бақылауды жүргізеді; 10) бекітілген істер номенклатурасына сәйкес істер мен құжаттарды қалыптастырады және Бөлімшенің ағымдағы іс қағаздарын жүргізеді; 11) Бөлімшенің құжаттарын архивке тапсырады; 12) бөлімше қызметкерлерінің жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізеді; 13) Басшының тапсырмасы бойынша бөлімшенің қызметін техникалық қамтамасыз етуді жүзеге асырады; 14) Университеттің шығыстары бойынша курьерлік қызметтер ұсынған төлем шоттарын тексереді; 15) тиісті қаржы жылына арналған Бөлімшенің бюджеттік өтінімін қалыптастыруға, түзетуге қатысады; 16) Бөлімшенің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; 17) жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару, мониторингтеу процестеріне қатысады. Требования к квалификации Білімі: 1)Жоғары білім (құжаттамалық қамтамасыз ету және архив ісі, филология және лингвистика саласында немесе осыған ұқсас салаларда); 2) бакалавр / маман дәрежесі; 3) магистр дәрежесі мен кәсіби сертификаттардың болуы құпталады. Жұмыс тәжірибесі: Кем дегенде бір жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі болған жағдайда талап етілмейді Білімдері: 1) электрондық құжат айналымымен жұмыс істеудің базалық білімі; 2) Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Visio), Fine Reader, Acrobat, бағдарламаларын білу; 3) Қазақстан Республикасының Конституциясы, «Назарбаев Университеті», «Назарбаев зияткерлік мектептері», «Назарбаев қоры» мәртебесі туралы» Қазақстан Республикасының Заңы, Қазақстан Республикасының құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнамалық және өзге де нормативтік құқықтық актілерді білу; 4) Лауазымдық міндеттерін орындау үшін қажетті деңгейде ағылшын, орыс және қазақ тілдерін меңгеру. Дағдылары: 1) аналитикалық дағдылары; 2) қолда бар деректер негізінде болжам жасау; 3) басшылық үшін презентациялық материалдарды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары; 4) ұйымдастырушылық дағдылары; 5) ішкі саясаттар мен қағидаларды әзірлеудегі базалық құзыреттер. Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values

Responsibilities

The specialist in the Document Support Department is responsible for receiving and processing incoming correspondence, maintaining registries, and distributing documents to structural divisions. They also provide methodological assistance in document management and ensure the organization of document circulation within the university.