Специалист Департамента документационного обеспечения at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

02 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Correspondence Handling, Record Keeping, Risk Management, Budgeting, Technical Support, Problem Solving, Legal Knowledge, Microsoft Office, Electronic Document Management, Language Proficiency, Archiving, Methodological Assistance, Courier Services, Data Entry, Confidentiality

Industry

Higher Education

Description

Описание компании - Описание вакансии 1) принимает и осуществляет первичную обработку входящей корреспонденции, ведет реестр входящей корреспонденции, распределяет по структурным подразделениям; 2) осуществляет доставку документов в приемные руководства Университета и получение документов из приемных руководства Университета, распределяет их по исполнителям, осуществляет копирование необходимого количества входящей корреспонденции; 3) осуществляет доставку исходящей корреспонденции Университета в государственные органы по городу нарочно; 4) оформляет исходящую корреспонденцию на отправку курьерскими службами, информирует о движении и доставке исходящей корреспонденции, осуществляет контроль над сроками ее доставки; 5) ведет учет и осуществляет выдачу бланков структурным подразделениям и организациям Университета, составляет акты на их уничтожение; 6) формирует дела и документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и ведет текущее делопроизводство Подразделения; 7) осуществляет техническое обеспечение деятельности Подразделения; 8) проверяет счета на оплату, выставленные курьерскими службами по расходам Университета; 9) сдает документы Подразделения в архив; 10) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота; 11) принимает участие в формировании, корректировке бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год; 12) готовит документы по вопросам, входящим в компетенцию Подразделения; 13) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления; 14) исполняет обязанности (замещает) работников Подразделения в период их временного отсутствия (сроком до одного месяца); 15) своевременно и надлежащим образом выполняет задания Непосредственного руководителя и руководства Университета; 16) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета; 17) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины; 18) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и служебной информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя; 19) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи). Требования к квалификации Образование: Не ниже степени бакалавра/специалиста Опыт работы: Минимум один год либо опыт работы не требуется со степенью магистра в соответствующей области Знания: - знание законодательства Республики Казахстан в сфере документооборота; - знание работы с электронным документооборотом; - знание программ Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio; - свободное владение английским, русским и казахским языками Навыки: - навыки решения проблем (рутинные проблемы) Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values

Responsibilities

The specialist is responsible for the initial processing of incoming correspondence, maintaining a registry, and distributing documents to relevant departments. They also manage outgoing correspondence, ensure compliance with legal requirements, and provide methodological assistance to university departments.