Специалист Департамента документационного обеспечения at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

02 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Correspondence Handling, Analytical Skills, Organizational Skills, Microsoft Office, Electronic Document Management, Risk Management, Time Management, Presentation Skills, Legal Knowledge, Bilingual Communication, Record Keeping, Budgeting, Technical Support, Archiving, Policy Development

Industry

Higher Education

Description

Описание компании - Описание вакансии 1) принимает и осуществляет первичную обработку входящей и нерегистрируемой корреспонденции на бумажном носителе, ведет разносные журналы входящей и нерегистрируемой корреспонденции, распределяет по структурным подразделениям; 2) распределяет оригиналы входящих документов на бумажном носителе согласно резолюциям руководства и номенклатуре дел по структурным подразделениям и организациям Университета; 3) осуществляет доставку документов в приемные руководства Университета и получение документов из приемных руководства Университета, распределяет их по исполнителям, осуществляет копирование необходимого количества входящей корреспонденции; 4) осуществляет доставку исходящей корреспонденции Университета в государственные органы по городу нарочно; 5) оформляет исходящую корреспонденцию на отправку курьерскими службами, информирует о движении и доставке исходящей корреспонденции, осуществляет контроль над сроками ее доставки; 6) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота; 7) проводит работу по изготовлению печатей и штампов Университета, ведет их учет и выдачу структурным подразделениям и организациям Университета, составляет акты по их проверке/на уничтожение; 8) ведет учет и осуществляет выдачу бланков структурным подразделениям и организациям Университета, консолидирует необходимое количество бланков, анализирует количество использованных бланков структурными подразделениями и организациями Университета, составляет акты на их уничтожение; 9) осуществляет рассылку утвержденной формы акта приема-передачи дел при увольнении работников структурных подразделений, и ведет контроль отзыва юридического эцп для закрытия обходного листа работников Университета; 10) формирует дела и документы Подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и ведет текущее делопроизводство Подразделения; 11) сдает документы Подразделения в архив; 12) ведет Табель учета рабочего времени работников Подразделения; 13) по поручению Руководителя осуществляет техническое обеспечение деятельности Подразделения; 14) проверяет счета на оплату, выставленные курьерскими службами по расходам Университета; 15) принимает участие в формировании, корректировке бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год; 16) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения; 17) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления. Требования к квалификации Образование: 1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или аналогичных областях); 2) степень бакалавра / специалиста; 3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется. Опыт работы: Минимум один год либо не требуется при наличии степени магистра в соответствующей области Знания: 1) базовые знания работы с электронным документооборотом; 2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Fine Reader, Adobe Acrobat; 3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства; 4) владение английским, русским и казахским языками на уровне необходимого для исполнения должностных обязанностей. Навыки: 1) аналитические навыки; 2) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных; 3) навыки подготовки презентационных материалов, аналитических записок для руководства; 4) организационные навыки; 5) базовые компетенции в разработке внутренних политик и правил. Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values

Responsibilities

The specialist is responsible for the initial processing of incoming correspondence, managing document distribution, and ensuring proper record-keeping within the department. Additionally, they provide methodological assistance in document management and oversee the delivery of outgoing correspondence.