Менеджер Департамента документационного обеспечения at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

31 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Electronic Document Flow, Microsoft Office, Analytical Skills, Organizational Skills, Project Management, Presentation Skills, Problem Solving, Policy Development, Communication Skills, Risk Management, Training Coordination, Record Keeping, Legal Knowledge, Customer Service, Team Collaboration

Industry

Higher Education

Description

Описание компании Департамент документационного обеспечения Описание вакансии 1) принимает исходящую корреспонденцию Университета и осуществляет ее регистрацию, ведет учет и обеспечивает хранение; 2) осуществляет контроль за правильностью оформления исходящих писем в системе электронного документооборота; 3) принимает исходящую корреспонденцию с пометкой «Для служебного пользования» и осуществляет ее регистрацию и ведет учет; 4) принимает обращения (заявления) физических и юридических лиц, осуществляет их регистрацию, ведет учет и обеспечивает хранение; 5) осуществляет контроль над исполнением обращений (заявлений) физических и юридических лиц в установленные сроки, регулирование хода их исполнения; 6) осуществляет анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по обращениям (заявлениям) физических и юридических лиц, систематически информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине; 7) готовит информацию для рассмотрения руководством Университета по исполнению некоторых документов Университета, свод которой осуществляет Подразделение; 8) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота; 9) осуществляет взаимодействие с курьерскими службами (обратная связь, контроль над исполнением договорных обязательств, контроль расходования средств по актам выполненных работ и актам сверок); 10) организовывает работу по изготовлению бланков Университета; 11) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота, осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию; 12) осуществляет формирование графиков и организацию работы по обучениям, проводимых Подразделением, и взаимодействует со структурными подразделениями / Школами по вопросам проведения обучений; 13) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения; 14) участвует в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета; 15) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления. Требования к квалификации Требования к образованию: 1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или в аналогичных областях); 2) степень бакалавра / специалиста; 3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется Требования к опыту работы: Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области Знания, необходимые для выполнения обязанностей: 1) знание работы с электронным документооборотом; 2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat; 3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства. Профессиональные навыки и компетенции: 1) навыки управления изменениями и проектами; 2) навыки подготовки и проведения презентаций; 3) аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил); 4) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных; 5) навыки подготовки докладов, аналитических записок; 6) организационные навыки; 7) навыки решения проблем (рутинные проблемы); 8) компетенции в разработке внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению) Требования к знаниям языков: Свободное владение казахским, русским и английским языками Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values. Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values Отдел: Department of Documentation Support Job Type: Administrative staff Grade: 13

Responsibilities

The manager oversees the registration and storage of outgoing correspondence and ensures compliance with document management processes. They also analyze the execution of requests from individuals and organizations, providing reports to university leadership.