Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің менеджері at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Electronic Document Management, Microsoft Office, Analytical Skills, Organizational Skills, Problem Solving, Presentation Skills, Risk Management, Consultation Skills, Document Preparation, Budgeting, Legal Knowledge, Communication Skills, Methodological Assistance, Monitoring, Data Analysis, Project Management

Industry

Higher Education

Description

Описание компании Құжаттамалық қамтамасыз ету департаменті Описание вакансии 1) электрондық құжат айналымы жүйесінде кіріс хат-хабарларды тіркеуді жүзеге асырады, оларды бақылауға қояды, Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына басшылықтың бұрыштамаларына сәйкес кіріс құжаттарды бөледі; 2) «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар кіріс хат-хабарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді, алдын ала қарауды, тіркеуді жүзеге асырады және басшылықтың қарауына ұсынады; 3) кіріс хат-хабардың қозғалысы туралы хабардар етеді; 4) электрондық пошта және факс арқылы жіберілген құжаттарды қабылдайды; 5) кіріс құжаттарының белгіленген мерзімдерде орындалуын бақылауды жүзеге асырады, олардың орындалу барысын реттейді; 6) кіріс құжаттар бойынша істердің жай-күйін және орындаушылық тәртіптің деңгейін талдауды жүзеге асырады, жауапты орындаушылар мен құрылымдық бөлімшелердің басшыларын құжаттардың орындалу мерзімі туралы жүйелі түрде хабардар етеді, Университет басшылығына орындаушылық тәртіп туралы ақпарат дайындайды; 7) Университеттегі құжат айналымының көлемі бойынша есептер мен жиынтық талдау дайындайды; 8) тиісті іс жүргізу жылына Университеттің әкімшілік бөлімшелерінің жиынтық Істер номенклатурасын қалыптастырады, тиісті үзінді көшірмелер дайындайды, Университеттің құрылымдық бөлімшелерінің ұсыныстары негізінде Университеттің Істер номенклатурасына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді; 9) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; 10) Университеттің жұмыскерлеріне электрондық құжат айналымы жүйесінде жұмыс істеу бойынша консультация береді, құзыретіне кіретін мәселелер бойынша ЭҚАЖ әкімшілерімен және әзірлеушілерімен байланысты жүзеге асырады; 11) Университет бюджетінің баптарына сәйкес Бөлімшенің тиісті қаржы жылына арналған бюджеттік өтінімін қалыптастыруға қатысады; 12) Бөлімшенің құзыретіне кіретін жетекшілік ететін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; 13) Бөлімшенің жетекшілік ететін бағыттары деңгейінде тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау (талдау), басқару және мониторинг жүргізу процестерін үйлестіреді. Требования к квалификации Білімі: 1) Жоғары білім (құжаттау және архив ісі, филология және лингвистика саласында немесе ұқсас салаларда); 2) бакалавр / маман дәрежесі; 3) магистр дәрежесінің және кәсіби сертификаттардың болуы құпталады. Жұмыс тәжірибесі: Кем дегенде үш жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі болған жағдайда кем дегенде бір жыл. Білімдері: 1) электрондық құжат айналымымен жұмыс жасай білу; 2) Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat бағдарламаларын білу; 3) Қазақстан Республикасының Конституциясын, «Назарбаев Университеті», «Назарбаев зияткерлік мектептері», «Назарбаев қоры» мәртебесі туралы» Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнамалық және өзге де нормативтік құқықтық актілерін білу. Кәсіби дағдылар мен құзыреттер: 1) өзгерістер мен жобаларды басқару дағдылары; 2) презентацияларды дайындау және өткізу дағдылары; 3) аналитикалық дағдылар (бірнеше дереккөзден алынған ақпаратты қолданып, тікелей басшыны үрдістер туралы хабардар етеді және саясат пен қағидаларға өзгерістер енгізуді ұсынады); 4) қолда бар деректердің негізінде болжам жасау; 5) баяндамаларды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары; 6) ұйымдастырушылық дағдылар; 7) мәселелерді шешу дағдылары (күнделікті мәселелер); 8) ішкі саясаттар мен қағидаларды әзірлеудегі құзыреттер (саясаттар мен қағидаларды түсіндіреді және оларды жақсарту бойынша ұсыныстар береді). Қазақ, орыс және ағылшын тілдерін еркін меңгеру. Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values. Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values

Responsibilities

The manager will oversee the registration and tracking of incoming correspondence within the electronic document management system and ensure compliance with deadlines for incoming documents. They will also provide methodological assistance to structural divisions and prepare reports on document circulation.