Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің менеджері at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

31 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Electronic Document Circulation, Microsoft Office, Analytical Skills, Organizational Skills, Problem Solving, Project Management, Presentation Skills, Risk Management, Consultation, Training Coordination, Legal Knowledge, Communication Skills, Data Analysis, Budget Management, Methodological Assistance

Industry

Higher Education

Description

Описание компании Құжаттамалық қамтамасыз ету департаменті Описание вакансии Университеттің шығыс хат-хабарын қабылдайды және оны тіркеуді жүзеге асырады, есепке алуды жүргізеді және сақталуын қамтамасыз етеді; электрондық құжат айналымы жүйесінде шығыс хаттардың дұрыс ресімделуін бақылауды жүзеге асырады; «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар кіріс хат-хабарды қабылдайды және оны тіркеуді жүзеге асырады және есепке алуды жүргізеді; жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін (арыздарын) қабылдайды, оларды тіркеуді жүзеге асырады, есепке алуды жүргізеді және олардың сақталуын қамтамасыз етеді; жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінің (арыздарының) белгіленген мерзімдерде орындалуын бақылауды, олардың орындалу барысын реттеуді жүзеге асырады; жеке және заңды тұлғалардың өтініштері (арыздары) бойынша істердің жай-күйін және орындаушылық тәртіптің деңгейін талдауды жүзеге асырады, орындау мерзімдері туралы жауапты орындаушылар мен құрылымдық бөлімшелердің басшыларын жүйелі түрде хабардар етеді, Университет басшылығына орындаушылық тәртіп туралы ақпарат дайындайды; жинақтауын Бөлімше жүзеге асыратын Университеттің кейбір құжаттарын орындау бойынша Университет басшылығының қарауы үшін ақпарат дайындайды; Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымын ұйымдастыру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; курьерлік қызметтерімен өзара іс-қимылды (кері байланыс, шарттық міндеттемелердің орындалуын бақылау, орындалған жұмыстардың актілері мен салыстырып тексеру актілері бойынша қаражаттың жұмсалуын бақылау) жүзеге асырады; Университет бланкілерін дайындау бойынша жұмысты ұйымдастырады; Университет жұмыскерлеріне электрондық құжат айналымы жүйесіндегі жұмыс бойынша консультация береді, оның құзыретіне кіретін мәселелер бойынша ЭҚЖ әкімшілерімен және әзірлеушілерімен байланысты жүзеге асырады; Бөлімше өткізетін оқыту бойынша кестелерді қалыптастыруды және жұмысты ұйымдастыруды жүзеге асырады және құрылымдық бөлімшелермен/Мектептермен оқытуды өткізу мәселелері бойынша өзара іс-қимыл жасайды; Бөлімшенің құзыретіне кіретін жетекшілік ететін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; Университет бюджетінің баптарына сәйкес Бөлімшенің тиісті қаржы жылына арналған бюджеттік өтінімін қалыптастыруға қатысады; жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару, мониторингтеу процестеріне қатысады. Требования к квалификации Білімге қойылатын талаптар: 1)Жоғары білім (құжаттамалық қамтамасыз ету және архив ісі, филология және лингвистика саласында немесе осыған ұқсас салаларда); 2) бакалавр / маман дәрежесі 3) магистр дәрежесі мен кәсіби сертификаттардың болуы құпталады Жұмыс тәжірибесіне қойылатын талаптар: Кем дегенде үш жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі бар кем дегенде бір жыл Міндеттерді орындау үшін қажетті білім: 1) электрондық құжат айналымымен жұмысты білу; 2) Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Visio), Fine Reader, Acrobat бағдарламаларын білу; 3) Қазақстан Республикасының Конституциясы, «Назарбаев Университеті», «Назарбаев зияткерлік мектептері», «Назарбаев қоры» мәртебесі туралы» Қазақстан Республикасының Заңы, Қазақстан Республикасының құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнамалық және өзге де нормативтік құқықтық актілерді білу. Кәсіби дағдылар мен құзыреттер: 1) өзгерістер мен жобаларды басқару дағдылары; 2) презентацияларды дайындау және өткізу дағдылары; 3) аналитикалық дағдылары (тікелей басшыны үрдістер туралы хабардар ету және саясатты өзгертуді ұсыну үшін бірнеше көздерден алынған ақпаратты пайдаланады); 4) қолда бар деректер негізінде болжам жасау; 5) баяндамаларды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары; 6) ұйымдастырушылық дағдылары; 7) мәселелерді шешу дағдылары (күнделікті мәселелер); 8) ішкі саясаттар мен ережелерді әзірлеудегі құзыреттер (саясаттар мен ережелерді түсіндіреді және оларды жақсарту бойынша ұсыныстар береді) Тілдерді білуге қойылатын талаптар: Ағылшын, орыс және қазақ тілдерін еркін меңгеру Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values. Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values Отдел: Department of Documentation Support Job Type: Administrative staff Grade: 13

Responsibilities

The manager oversees the university's outgoing correspondence, ensuring proper registration and storage. They also provide methodological assistance to university departments regarding document management and electronic circulation.