Менеджер департамента документационного обеспечения at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 May, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Translation, Repository Administration, Document Management, Record Keeping, Procedural Documentation, Administrative Support, Budget Preparation, Web Page Administration, Personnel Recruitment Support, Risk Management, Change Management, Project Management, Presentation Skills, Analytical Skills, Problem Solving, Policy Development

Industry

Higher Education

Description

Описание компании Департамент документационного обеспечения Описание вакансии 1) осуществляет перевод входящей корреспонденции (от внешних контрагентов), поступающей на имя Президента Университета на английский язык; 2) соадминистрирует Репозиторий (загрузка, публикация, изменение статусов и уровней доступа) внутренних нормативных документов Университета; 3) участвует в ведении и актуализации Перечня внутренних нормативных документов Университета; 4) участвует в ведении учета внутренних нормативных документов Университета, поставленных на утрату; 5) участвует в проверке оформления внутренних нормативных документов Университета; 6) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота; 7) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота и Репозиторий, взаимодействует с администраторами и разработчиками систем по вопросам, входящим в его компетенцию; 8) формирует бюджетную заявку (бланки, канцелярские товары, подписка на периодические издания, имиджевая продукция, печати и штампы) Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета; 9) администрирует внутреннюю веб-страницу Подразделения (загрузка, изменение, публикация памяток, методических материалов, руководств и иной актуальной информации в сфере документооборота и делопроизводства); 10) оказывает административную поддержку руководителю Подразделения в рамках поиска и подбора персонала (мониторинг вакансий, размещение объявлений, поиск кандидатов, организация пре-интервью, согласование собеседований с HR); 11) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения; 12) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления. Требования к квалификации Требования к образованию: 1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или аналогичных областях); 2) степень бакалавра / специалиста; 3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется. Требования к опыту работы: Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области. Знания, необходимые для выполнения обязанностей: 1) знание работы с электронным документооборотом; 2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat; 3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства. Профессиональные навыки и компетенции: 1) навыки управления изменениями и проектами; 2) навыки подготовки и проведения презентаций; 3) аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил); 4) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных; 5) навыки подготовки докладов, аналитических записок; 6) организационные навыки; 7) навыки решения проблем (рутинные проблемы); 8) компетенции в разработке внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению). Требования к знаниям языков: Свободное владение казахским, русским и английским языками. Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values Отдел: Department of Documentation Support Job Type: Administrative staff Grade: 13

Responsibilities

The role involves translating incoming correspondence into English, co-administering the internal document repository, maintaining lists of internal normative documents, and providing methodological assistance on record keeping and document flow to university departments. Additionally, the manager will handle budget requests for the department, administer the department's internal webpage, and provide administrative support for personnel recruitment.