Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің менеджері at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 May, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Translation, Document Repository Management, Internal Regulatory Document Control, Document Registration, Document Lifecycle Management, Methodological Assistance, Electronic Document Management System (EDMS), Budget Preparation, Web Page Administration, Recruitment Support, Risk Management, Change Management, Presentation Preparation, Analytical Skills, Forecasting, Report Preparation

Industry

Higher Education

Description

Описание компании Құжаттамалық қамтамасыз ету департаменті Описание вакансии 1) Университет Президентінің атына келіп түсетін кіріс хат-хабарды (сыртқы контрагенттерден) ағылшын тіліне аударуды жүзеге асырады; 2) Университеттің Ішкі нормативтік құжаттарының репозиторийін бірлесіп басқарады (құжаттарды жүктейді, жариялайды, мәртебесін және қолжетімділік деңгейін өзгертеді); 3) Университеттің Ішкі нормативтік құжаттарының тізілімін жасауға және өзектендіруге қатысады; 4) Университеттің күші жойылған ішкі нормативтік құжаттарының есебін жүргізуге қатысады; 5) Университеттің ішкі нормативтік құжаттарының ресімделуін тексеруге қатысады; 6) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымын ұйымдастыру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; 7) Университет жұмыскерлеріне электрондық құжат айналымы жүйесіндегі және репозиторийдегі жұмыс бойынша консультация береді, құзыретіне кіретін мәселелер бойынша жүйенің әкімшілері мен әзірлеушілерімен өзара іс-қимыл жасайды; 8) Университет бюджетінің баптарына сәйкес тиісті қаржы жылына арналған Бөлімшенің бюджеттік өтінімін (бланкілер, кеңсе тауарлары, мерзімді басылымдарға жазылу, имидждік өнім, мөрлер мен мөртабандар) қалыптастырады; 9) Бөлімшенің ішкі веб-парағына әкімшілік етеді (іс жүргізу және құжат айналымы саласындағы жадынамаларды, әдістемелік материалдарды, нұсқаулықтарды және басқа да өзекті ақпараттарды жүктейді, өзгертеді және жариялайды); 10) персоналды іздеу және іріктеуде Бөлімше басшысына әкімшілік қолдау көрсетеді (бос жұмыс орындарына мониторинг жүргізу, хабарландыруларды орналастыру, үміткерлерді іздеу, алдын ала сұхбат ұйымдастыру, әңгімелесу мәселесін HR-мен келісу); 11) Бөлімшенің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; 12) жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару, мониторинг жүргізу процестеріне қатысады. Требования к квалификации Білімге қойылатын талаптар: 1) Жоғары білім (құжаттау және архив ісі, филология және лингвистика саласында немесе ұқсас салаларда); 2) бакалавр/маман дәрежесі; 3) магистр дәрежесінің және кәсіби сертификаттардың болуы құпталады. Жұмыс тәжірибесіне қойылатын талаптар: Кем дегенде үш жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі болған жағдайда кем дегенде бір жыл. Міндеттерді орындау үшін қажетті білім: 1) электрондық құжат айналымымен жұмыс жасай білу; 2) Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat бағдарламаларын білу; 3) Қазақстан Республикасының Конституциясын, «Назарбаев Университеті», «Назарбаев зияткерлік мектептері», «Назарбаев қоры» мәртебесі туралы» Қазақстан Республикасының Заңын, Қазақстан Республикасының құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы заңнамалық және өзге де нормативтік құқықтық актілерін білу. Кәсіби дағдылар мен құзыреттер: 1) өзгерістер мен жобаларды басқару дағдылары; 2) презентацияларды дайындау және өткізу дағдылары; 3) аналитикалық дағдылар (бірнеше дереккөзден алынған ақпаратты қолданып, тікелей басшыны үрдістер туралы хабардар етеді және саясат пен қағидаларға өзгерістер енгізуді ұсынады); 4) қолда бар деректердің негізінде болжам жасау; 5) баяндамаларды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары; 6) ұйымдастырушылық дағдылар; 7) мәселелерді шешу дағдылары (күнделікті мәселелер); 8) ішкі саясаттар мен қағидаларды әзірлеудегі құзыреттер (саясаттар мен қағидаларды түсіндіреді және оларды жақсарту бойынша ұсыныстар береді). Тілдерді білуге қойылатын талаптар: Ағылшын, орыс және қазақ тілдерін еркін меңгеру. Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values Отдел: Department of Documentation Support Job Type: Administrative staff Grade: 13

Responsibilities

The manager will be responsible for translating incoming correspondence into English, jointly managing the university's internal regulatory document repository, and participating in the creation and updating of internal regulatory document lists. Additionally, the role involves providing methodological assistance on record keeping and document circulation, consulting staff on EDMS usage, and preparing departmental documents.