Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің маманы at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

02 Oct, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Communication Skills, Problem Solving, Knowledge of Legislation, Electronic Document Management, Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio, Language Proficiency

Industry

Higher Education

Description

Описание компании - Описание вакансии 1) кіріс хат-хабарды қабылдайды және бастапқы өңдеуді жүзеге асырады, кіріс хат-хабардың тізілімін жүргізеді, құрылымдық бөлімшелерге бөледі; 2) Университет басшылығының қабылдау бөлмелеріне құжаттарды жеткізуді және Университет басшылығының қабылдау бөлмелерінен құжаттарды алуды жүзеге асырады, оларды орындаушыларға бөледі, кіріс хат-хабардың қажетті санын көшіруді жүзеге асырады; 3) Университеттің шығыс хат-хабарын қала бойынша мемлекеттік органдарға қолма-қол жеткізуді жүзеге асырады; 4) курьерлік қызметтер жөнелтуге арналған шығыс хат-хабарды ресімдейді, шығыс хат-хабардың қозғалысы мен жеткізілгені туралы хабардар етеді, оның жеткізілу мерзімдеріне бақылауды жүзеге асырады; 5) бланкілерді есепке алуды жүргізеді және Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына беруді жүзеге асырады, оларды жою актілерін жасайды; 6) бекітілген істер номенклатурасына сәйкес істер мен құжаттарды қалыптастырады және Бөлімшенің ағымдағы іс қағаздарын жүргізеді; 7) Бөлімшенің қызметін техникалық қамтамасыз етуді жүзеге асырады; 8) Университеттің шығыстары бойынша курьерлік қызметтер ұсынған төлем шоттарын тексереді; 9) Бөлімшенің құжаттарын архивке тапсырады; 10) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымын ұйымдастыру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; 11) тиісті қаржы жылына арналған Бөлімшенің бюджеттік өтінімін қалыптастыруға, түзетуге қатысады; 12) Бөлімшенің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; 13) жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару, мониторингтеу процестеріне қатысады; 14) Бөлімшенің жұмыскерлері уақытша болмаған кезеңде олардың міндеттерін атқарады (алмастырады) (бір айға дейінгі мерзімде); 15) Тікелей басшының және Университет басшылығының тапсырмаларын уақтылы және тиісінше орындайды; 16) Қазақстан Республикасы заңнамасының және Университеттің ішкі құжаттарының талаптарын сақтайды; 17) еңбек және қызметтік тәртіптің сақталуына жауап береді; 18) заңнамаға, Жұмыс берушінің Жарғысына және ішкі құжаттарына сәйкес ресми құжаттардың тұтастығын қамтамасыз етеді, сондай-ақ құпия және қызметтік ақпараттың, сондай-ақ қолжетімділігі шектеулі ақпараттың жария етілуін немесе таратылуын болдырмау үшін жауапты болады; 19) жұмыстан босатылған жағдайда барлық қағаз құжаттаманы, цифрлық ақпаратты, мүкәммалды тікелей басшының нұсқауы бойынша (қабылдау-беру актісі бойынша) басқа жұмыскерге уақтылы беру үшін жауапты болады. Требования к квалификации Білімі: Бакалавр/маман дәрежесінен төмен емес Жұмыс тәжірибесі: Кем дегенде бір жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі бар жұмыс тәжірибесі талап етілмейді Білімдері: - Қазақстан Республикасының құжат айналымы саласындағы заңнамасын білу; - электрондық құжат айналымымен жұмысты білу; - Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio бағдарламаларын білу; - ағылшын, орыс және қазақ тілдерін еркін меңгеру Дағдылары: - мәселелерді шешу дағдылары (күнделікті мәселелер) Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values

Responsibilities

The specialist in the Document Support Department is responsible for receiving and processing incoming correspondence, maintaining a registry, and distributing documents to structural divisions. They also manage outgoing correspondence and provide methodological assistance in document management and circulation organization.