Құжаттамалық қамтамасыз ету департаментінің менеджері (декреттік демалысқа at Nazarbayev University

Astana, , Kazakhstan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Mar, 26

Salary

0.0

Posted On

31 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Document Management, Analytical Skills, Project Management, Presentation Skills, Organizational Skills, Problem Solving, Knowledge of Legislation, Electronic Document Management, Microsoft Office, Communication Skills, Budget Management, Risk Management, Consultation Skills, Data Analysis, Time Management, Team Collaboration

Industry

Higher Education

Description

Описание вакансии 1) Университет басшылығының негізгі қызмет бойынша шешімдерін тіркеуді, есепке алуды, беруді және сақтауды жүзеге асырады, шешімдерде берілген тапсырмалардың орындалуын бақылайды; 2) Университет басшылығының негізгі қызмет бойынша шешімдерінің тізілімін жасайды; 3) Университет басшылығының өз күшін жойған негізгі қызмет бойынша шешімдерінің есебін жүргізеді; 4) Университет басшылығының негізгі қызмет бойынша шешімдерінің орындалуын бақылауды жүзеге асырады және негізгі қызмет бойынша басшылықтың шешімі бойынша істердің жай-күйі мен орындаушылық тәртіптің деңгейіне талдау жасайды, орындау мерзімдері туралы жауапты орындаушылар мен құрылымдық бөлімшелердің басшыларын хабардар етеді, орындаушылық тәртіп туралы Университет басшылығына ақпарат дайындайды; 5) Университет шешімдерінің үлгі нысандарының табелін жүргізеді, Университет шешімдерінің үлгі нысандарының өзектілігін бақылайды және мониторингін жүзеге асырады, ескі үлгі шешімдер нысанын өзектендіру бойынша жұмыстарды ұйымдастырады және Университет Мектептері үшін жаңа үлгі шешімдердің нысандарын әзірлейді; 6) Бөлімше жұмыскерлерінің жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізеді; 7) Университет пайдаланатын электрондық құжат айналымының сыртқы сервистерінде есепке алу жазбаларын жасайды және құрылымдық бөлімшелер мен Мектептердің электронды құжаттар пакеттерін жүктеу процесін бақылайды; 8) Университет органдарының (Басқарушы кеңес, Академиялық кеңес және Ғылыми кеңес) құжаттарын қабылдауды, тексеруді жүзеге асырады және сақтауды ұйымдастырады; 9) Университет жұмыскерлеріне электрондық құжат айналымы жүйесіндегі жұмыс бойынша консультация береді, оның құзыретіне кіретін мәселелер бойынша ЭҚЖ әкімшілерімен және әзірлеушілерімен байланысты жүзеге асырады; 10) Университет бюджетінің баптарына сәйкес тиісті қаржы жылына арналған Бөлімшенің бюджеттік өтінімін қалыптастыруға қатысады; 11) Университеттің құрылымдық бөлімшелері мен ұйымдарына іс қағаздарын жүргізу және құжат айналымын ұйымдастыру бойынша әдістемелік көмек көрсетеді; 12) Бөлімшенің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттарды дайындайды; 13) жетекшілік ететін бағыт аясында тәуекелдерді сәйкестендіру, бағалау, басқару, мониторингтеу процестеріне қатысады; 14) Бөлімшенің жұмыскерлері уақытша болмаған кезеңде олардың міндеттерін атқарады (алмастырады) (бір айға дейінгі мерзімде); 15) Тікелей басшының және Университет басшылығының тапсырмаларын уақтылы және тиісінше орындайды; 16) Қазақстан Республикасы заңнамасының және Университеттің ішкі құжаттарының талаптарын сақтайды; 17) еңбек және қызметтік тәртіптің сақталуына жауап береді; 18) заңнамаға, Жұмыс берушінің Жарғысына және ішкі құжаттарына сәйкес ресми құжаттардың тұтастығын қамтамасыз етеді, сондай-ақ құпия және қызметтік ақпараттың, сондай-ақ қолжетімділігі шектеулі ақпараттың жария етілуін немесе таратылуын болдырмау үшін жауапты болады; 19) жұмыстан босатылған жағдайда барлық қағаз құжаттаманы, цифрлық ақпаратты, мүкәммалды тікелей басшының нұсқауы бойынша (қабылдау-беру актісі бойынша) басқа жұмыскерге уақтылы беру үшін жауапты болады. Требования к квалификации Білімі: Бакалавр/маман дәрежесінен төмен емес Жұмыс тәжірибесі: Кем дегенде үш жыл немесе тиісті салада магистр дәрежесі бар кем дегенде бір жыл Білімдері: - Қазақстан Республикасының құжат айналымы саласындағы заңнамасын білу; - электрондық құжат айналымымен жұмысты білу; - Microsoft Office, Fine Reader, Acrobat, Power Point, Visio бағдарламаларын білу; - ағылшын, орыс және қазақ тілдерін еркін меңгеру Дағдылары: - өзгерістер мен жобаларды басқару дағдылары; - презентацияларды дайындау және өткізу дағдылары; - аналитикалық дағдылары (тікелей басшыны үрдістер туралы хабардар ету және саясатты өзгертуді ұсыну үшін бірнеше көздерден алынған ақпаратты пайдаланады); - қолда бар дерекқорда болжам жасау; - баяндамаларды, талдамалық жазбаларды дайындау дағдылары; - ұйымдастырушылық дағдылары; - мәселелерді шешу дағдылары (күнделікті мәселелер); - саясатты әзірлеуге әсері (қызмет саясатын түсіндіреді және жақсартуға ұсыныстар береді) Дополнительная информация Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University Recruitment and selection process Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation. Formal interviews form the final stage of the selection process. They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English. You are encouraged to share your views and values to identify how they fit into Nazarbayev University core values Отдел: Department of Documentation Support Job Type: Administrative staff Grade: 13

Responsibilities

The manager will oversee the registration, accounting, and storage of decisions made by the university leadership, ensuring compliance and monitoring execution. They will also provide methodological assistance in document management and maintain records of electronic document circulation.