New Installations & Modernizations Coordinator

at  Schindler

WHAT YOU BRING

• Études postsecondaires et/ou expérience connexe
• Compétences techniques et/ou expérience en construction préférées
• Maîtrise de MS Office
• Communication : Excellentes compétences en communication verbale et écrite
• Organisation : Posséder d’excellentes compétences d’organisation avec la capacité d’équilibrer un volume élevé d’activités et des priorités changeantes
• Résolution de problèmes : Recherche d’informations et orientation vers la réussite, capacité à résoudre des problèmes de manière autonome et collaborative
• Post Secondary Education and/or related experience
• Technical proficiency and/or construction experience preferred
• Proficient in MS Office
• Bilingual: Fluent in English and French (verbal and written)
• Organization: Possess excellent organization skills with the ability to balance high volume of activities and changing priorities
• Problem Solving: Information seeking and achievement orientation, ability to solve problems both independently and collaboratively
• Teamwork: Ability to interact with all levels and foster a teamwork relationship

Administration

• Aider l’équipe de nouvelle installation/modernisation dans tous les aspects de son travail, y compris le traitement de la documentation du projet, la gestion des fournisseurs, les demandes sur le terrain et les demandes des clients.
• Préparer la documentation requise pour les nouvelles installations/la modernization
• Préparer et envoyer les documents de projet, la correspondance et les manuels selon les besoins
• Assister aux réunions de chantier, rédiger et distribuer les procès-verbaux
• Assurez-vous que les factures des projets et des fournisseurs sont exactes
• Aider à la collection des comptes
• Maintenir les bases de données techniques et ISO
• Toute autres tâches administratives

Gestion des processus

• Soutenir le processus d’appel d’offres et de devis
• Examiner les contrats clients pour s’assurer qu’ils correspondent aux politiques d’installation de Schindler
• Surveiller et mettre à jour SAP et Project Planner pour garantir que toutes les dates importantes du projet sont respectées
• Aider à coordonner et à recevoir le matériel dans l’entrepôt, ainsi qu’à coordonner l’expédition et les livraisons sur les sites
• Aider au contrôle des coûts du projet par la préparation, l’émission et le traitement des ordres de changement du contrat et l’examen des factures des fournisseurs et des fiches de présence de l’équipe de construction pour garantir l’exactitude et le codage des comptes appropriés.
• Aider à maintenir les jalons du projet en assistant les ventes dans le processus d’approbationPlanifier, surveiller et contrôler le processus de soumission TSSA pour respecter le calendrier du projet
• Planifier et coordonner les inspections TSSA de tous les projets

Orientation client

• Communiquer avec les clients internes et externes, y compris les entrepreneurs généraux, les architectes et les autres corps de métier
• Appliquer les connaissances des exigences du code des ascenseurs et du bâtiment pour répondre aux demandes des clients ou des architects
• Aider à la rotation des clients

Santé et sécurité

• Participer aux réunions du Comité mixte de santé et de sécurité, y compris la recherche de questions soulevées, la coordination des activités de formation, la distribution des procès-verbaux des réunions et la maintenance du tableau de sécurité.
• Examen annuel des exigences en matière d’outillage de terrain et d’équipement de sécurité.

Modernisation

• Organiser les directives de l’Autorité provinciale de sécurité et suivre leur progression
• Suivre le plan de travail hebdomadaire de modernisation et effectuer les mises à jour du budget
• Aider aux activités de modernization selon les besoins

Administration

• Assist New Installation\Modernization team in all aspects of their jobs, including processing project documentation, dealing with suppliers, field requests, and customer requests
• Prepare required documentation for New Installations\Modernization turn-over
• Prepare and send project documents, correspondence and manuals as required
• Attend construction meetings, prepare and distribute minutes
• Ensure project billings and vendor invoices are accurate
• Assist with collections
• Maintain technical and ISO databases
• Filing and other administrative duties

Process Management

• Support bid and quotation process
• Review customer contracts to ensure they coincide with Schindler installation policies
• Monitor and update SAP and Project Planner to ensure all major project milestone dates are met
• Assist with coordinating and receiving material in warehouse, as well as coordinating shipping and deliveries to sites
• Assist with project cost control through the preparation, issuance and processing of contract change orders and the review of supplier invoices and construction crew time tickets to ensure accuracy and coding to proper accounts
• Assist with maintaining project milestones by assisting Sales with the approvals process
• Plan, monitor and control TSSA submission process to meet project schedule
• Plan and coordinate TSSA Inspections of all Projects

Customer Orientation

• Communicate with customers both internal and external including general contractors, architects and other trades
• Apply knowledge of Elevator and Building code requirements to respond to customer or architect inquiries
• Assist with turn-over to customers

Health and Safety

• Participate in Joint Health and Safety Committee meetings including researching of tabled issues, coordination of training activities, meeting minute distribution, and safety board maintenance
• Annual review of field tooling and safety equipment requirements.

Modernization

• Organize provincial Safety Authority directives and monitor their progress
• Monitor the modernization weekly labor plan and complete budget updates
• Assist with Modernization activities as required