Office & Administration Coordinator (m/w/d) – Stuttgart at Wyss&Lila AG

Zug, Zug, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Jul, 26

Salary

0.0

Posted On

06 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office management, Administrative support, Finance support, Meeting coordination, Travel management, Onboarding, HR administration, Invoice processing, MS Office, Communication, English, German, Health, Safety & Environment

Industry

Description

Welcome Du sorgst für Struktur, Übersicht und einen reibungslosen Arbeitsalltag. Für unseren Standort in Stuttgart suchen wir eine verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit, die administrative Abläufe professionell steuert und zusätzlich bei finanznahen Themen unterstützt. In dieser Rolle bist du eine wichtige Anlaufstelle für Mitarbeitende, Management und externe Partner. Du unterstützt Office Management, interne Koordination und ausgewählte Finance-Themen und trägst dazu bei, dass Prozesse im Tagesgeschäft effizient, sauber und zuverlässig laufen. Deine Aufgaben Organisation und Unterstützung des täglichen Office Managements Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und internen Terminen Unterstützung bei Dokumentation, Ablage und administrativen Prozessen Erste Ansprechperson für officebezogene Themen am Standort Unterstützung beim Onboarding sowie bei allgemeinen administrativen HR-Aufgaben Abstimmung mit Dienstleistern, Lieferanten und externen Ansprechpartnern Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Bestellungen, Reisekosten und administrativen Freigabeprozessen Vorbereitung und Pflege von Unterlagen mit kaufmännischem Bezug Enge Zusammenarbeit mit Finance bei organisatorischen und vorbereitenden Themen Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Abläufe, Standards und Strukturen Dein Profil Mehrjährige Erfahrung in Office Management, Administration, Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle Idealerweise erste Erfahrung mit administrativen Finance-Themen Eine strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise Freude daran, Dinge zu organisieren und den Überblick zu behalten Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Office-Tools Erfahrung in einem internationalen Umfeld ist ein Plus Grundkenntnisse in Health, Safety & Environment sind von Vorteil Warum wir? Bei Wyss&Lila arbeitest du in einem internationalen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und echter Gestaltungsmöglichkeit. Deine Rolle ist zentral für einen professionellen, gut organisierten Arbeitsalltag und unterstützt gleichzeitig wichtige administrative und finanznahe Prozesse. Du wirst Teil eines Teams, das Verantwortung übernimmt, miteinander arbeitet und gemeinsam wächst. Standort: Stuttgart Arbeitsmodell: Hybrid Interesse? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Responsibilities

You will manage daily office operations, coordinate meetings and travel, and provide administrative support to the management and HR teams. Additionally, you will assist with finance-related tasks such as invoice verification, order processing, and travel expense management.