Office & Administration Manager:in (70–80%) at Wüest Partner

Zurich, Zurich, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

24 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

26 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administrative Processes, Resource Management, Scheduling, Event Organization, Travel Coordination, Telephone Switchboard, Communication, CRM System Maintenance, Report Revision, Presentation Formatting, Corporate Design, Offer Preparation, Microsoft 365, SharePoint, Layout

Industry

Real Estate

Description

Unternehmensbeschreibung Durable Planung und Beratung ist spezialisiert auf die Planung und Beratung zukunftsfähiger Nachhaltigkeits-Lösungen im Bau- und Immobilienmarkt. Das Team bündelt ein breites architektonisches, ökologisch-energetisches und nachhaltiges Wissen. Durable ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Wüest-Partner-Gruppe. Stellenbeschreibung Dein Team und deine Mission Unser rund 25-köpfiges Team aus Ingenieur:innen und Architekt:innen arbeitet an anspruchsvollen Projekten mit privaten, genossenschaftlichen und institutionellen Auftraggebern. In dieser Funktion übernimmst du die organisatorische und administrative Verantwortung für unser Büro. Du stellst sicher, dass Abläufe strukturiert, effizient und professionell funktionieren und entlastest damit das Team im operativen Alltag. Dein Aufgabengebiet Du führst das Office Management (inkl. Material- und Ressourcenmanagement) eigenständig und zuverlässig und verantwortest effiziente administrative Abläufe. In deiner Drehscheibenfunktion organisierst du Termine, Events, Sitzungen, Reisen und Veranstaltungen für unser Team und stellst einen reibungslosen Alltag sicher Du nimmst Anrufe in der Telefonzentrale entgegen und unterstützt die interne und externe Kommunikation Du pflegst unseren Kundenstamm im CRM-System Du überarbeitest Berichte und Präsentationen formal und achtest auf ein konsistentes Corporate Design Du unterstützt bei der Erstellung von Offerten und administrativen Projektunterlagen Das Pensum wird idealerweise auf fünf Arbeitstage verteilt. Qualifikationen Deine Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ähnliche Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Bau- und Immobilienbranche Professionelles und selbstbewusstes Auftreten mit einer hohen Dienstleistungs- und Kundenorientierung Selbstständige, zuverlässige, eigenverantwortliche und teamorientierte Arbeitsweise Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten um mit einer anspruchsvollen, internen wie auch externen Kundschaft zu intervenieren Versierter Umgang mit Microsoft 365-Anwendungen inkl. Sharepoint, Kenntnisse von CRM-Systemen Gutes Verständnis für Marketingaufgaben und ein Auge für sauberes Layout Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil Zusätzliche Informationen Wir bieten dir Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und motivierten Team Eine verantwortungsvolle und selbständige Rolle Klare Zuständigkeiten und kurze Entscheidungswege Sorgfältige Einführung in deine neuen Aufgabengebiete Attraktive Anstellungsbedingungen und ein modernes Arbeitszeitmodell Erfrischende, professionelle und kollegiale Unternehmenskultur mit tollen Events Raum für die persönliche und fachliche Entwicklung sowie attraktive Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten Moderner Arbeitsplatz in Zürich Binz sowie technische Ausstattung für mobiles Arbeiten Kontakt Bei offenen Fragen steht dir Federica Arcella, Talent Acquisition gerne unter [email protected] zur Verfügung. Wir freuen uns auf dich! Weitere Informationen findest du unter: www.studiodurable.ch Für Personaldienstleister: Es werden nur Direktbewerbungen berücksichtigt. Aus Datenschutzgründen können Bewerbungen nur online entgegen genommen werden.

Responsibilities

The role involves taking organizational and administrative responsibility for the office, ensuring structured, efficient, and professional workflows to support the team in daily operations. Key duties include managing office operations, coordinating appointments and events, handling communications via the switchboard, maintaining the CRM system, and supporting document preparation.