Office and Logistic Coordinator - Dakar Senegal at Winrock International

Dakar, Dakar Region, Senegal -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Oct, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Logistics Management, Office Management, Communication, Organizational Skills, Problem Solving, Team Collaboration, Safety Compliance, Inventory Management, Customer Service, Event Coordination, Administrative Support, Vehicle Management, Time Management, Confidentiality, Microsoft Office Suite, French Proficiency, English Knowledge

Industry

Non-profit Organizations

Description

POSITION TITLE: Office and Logistic Coordinator LOCATION : Dakar Sénégal GROUP Agriculture, Resilience and Water LINE MANAGER: HR and Operation Manager RÉSUMÉ DU PROGRAMME : Le programme d’Autonomisation Économique des Femmes par la Transformation des Cashews (WEECAP) est une initiative quinquennale, financée par la Fondation Mastercard, opérant en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. WEECAP transforme le secteur du cajou en Afrique de l’Ouest en alignant inclusion et compétitivité pour répondre à la demande mondiale, attirer des investissements et ouvrir des opportunités économiques pour les jeunes femmes et hommes. WEECAP s’attaque aux goulets d’étranglement du secteur en connectant fournisseurs et acheteurs stratégiques, en structurant des chaînes de valeur résilientes et en mobilisant des solutions financières ciblées. En parallèle, nous renforçons la capacité des entreprises émergentes, contribuons à l’élaboration de cadres politiques solides et obtenons des résultats concrets par une approche pratique et orientée marché. Notre ambition : faire du secteur du cajou un moteur régional de compétitivité, de valeur ajoutée et d’inclusion. Créer 330 000 emplois pour les jeunes femmes et hommes grâce à des chaînes de va-leur dynamiques et la croissance des entreprises Mobiliser 150 millions de dollars d’investissements nouveaux via des solutions finan-cières innovantes et des partenariats privés WEECAP agit comme un catalyseur — en alignant les chaînes d’approvisionnement, en développant des modèles commerciaux prometteurs, en déployant des capitaux adaptés aux cycles économiques réels, et en soutenant des réformes politiques qui stimulent la croissance du secteur. L’inclusion n’est pas une option, mais un levier de performance et de succès sur le marché. Notre objectif est de bâtir une industrie moderne, compétitive et inclusive où les femmes et les jeunes jouent un rôle économique à part entière. Toute personne intéressée devra soumettre sa candidature (max. 3 pages CV, trois références et une lettre de motivation d’une page) en anglais ou en français, en indiquant « Coordinateur(trice). La date limite de dépôt des candidatures est le 30 septembre. Les candidats qualifiés seront contactés par Winrock. RÉSUMÉ DU POSTE : Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Bureaux et Logistique pour assurer le soutien administratif, logistique et opérationnel des activités de WEECAP a Dakar. La personne retenue gérera les opérations du bureau, coordonnera la logistique des déplacements et des événements, supervisera le parc automobile et l’inventaire des équipements, et veillera au respect des procédures de sécurité. Ce poste implique une collaboration étroite avec le personnel technique, les prestataires de services et les visiteurs afin de garantir un appui efficace et bien organisé à la mise en œuvre du programme. RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES : Sous la supervision du Responsable RH & Opérations, le/la Coordinateur(trice) Bu-reaux/Logistique assurera le soutien à l’administration et à la logistique du bureau de WEE-CAP. Les Principales responsabilités sont décrites ci dessous: Gestion logistique Garantir l'application des procédures logistiques et apporter le soutien nécessaire pour les activités du programme en collaboration avec le personnel technique (voyage aé-riens, terrestre, visas, hébergement) ; Appui à la sécurisation des biens stockés dans les locaux ; Aide dans la préparation logistique des sessions de formation, séminaires, voyages in-ternationaux, ateliers etc…. en assurant des plans de voyage fluides et efficaces ; Appuyer au maintien de la mise à jour de l'inventaire des équipements ; Apporter le soutien logistique nécessaire au personnel local et expatrié pour les activi-tés du programme, ; Gérer les réservations d’hôtels, les transferts et la logistique associée aux déplace-ments du personnel et des visiteurs. Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d’information et préparer des documents administratifs. Soutien à la gestion de la sécurité et la préparation aux situations d’urgence (par exemple, surveiller les bulletins de sécurité et maintenir l’arbre téléphonique du pro-gramme). Organisateur des déplacements du personnel, des et des consultants ; Veiller au respect des règles de sécurité et notamment pour les chauffeurs et gardiens ; Appuyer à la gestion des besoins en équipements et communication de l'équipe du projet (flotte téléphone, ordinateurs et accessoires, imprimantes, etc...) ; Apporter un appui au soutien logistique aux équipes sur le terrain lorsque cela est né-cessaire. Gestion du parc automobile Assurer le suivi de la flotte automobile (consommation, carnets de bord etc…) ; Gérer l'utilisation des véhicules en fonction des besoins opérationnels ; Appuyer au planning des chauffeurs en fonction des activités ; Préparer les rapports mensuels de suivi de la consommation de carburant ; Veiller au suivi rigoureux de l'entretien des véhicules. Gestion du bureau Servir de réceptionniste de bureau, accueillir les visiteurs et répondre aux appels ; Suivre les travaux de maintenance et d'entretiens des bureaux ; Assurer la vérification et la maintenance des équipements du bureau (ordinateurs, im-primantes, scanners, traceur, etc…) Autres tâches Rendre compte immédiatement de tout incident, accident, anomalie ou autre problème à sa hiérarchie ; Effectuer toute autre tâche confiée par sa hiérarchie ; Aider à la traduction des communications de bureau selon les besoins. Maintenir à jour et organiser les copies dures et électroniques des fichiers d’activités, des accords de conseil et des autres documents de formation et d’ateliers. Fournir toute autre assistance logistique et administrative demandée par le pro-gramme. PROFIL SOUHAITÉ : Formation de niveau BAC + 3/4 en gestion logistique et transport avec respectivement une expérience confirmée d'au moins 5 ans à un poste similaire dans la logistique, gestion de bureau ou autre fonction administrative ; Être méthodique, discret(e), organisé(e), poli(e), courtois(e), de bonne moralité et ponctuel(le) ; Maîtrise du pack office (Word, Excel, PowerPoint) ; Excellente compétence en ecriture du Français ; La connaissance de l'anglais serait un atout ; Une expérience des projets; Respectueux(se) de la confidentialité des informations traitées Mobilité : Capacité à voyager en dehors de Abidjan / Dakar vers les sites du programme, jusqu’à 20 % du temps. POSITION TITLE: Office and Logistic Coordinator LOCATION : Dakar Sénégal GROUP Agriculture, Resilience and Water LINE MANAGER: HR and Operation Manager PROGRAM SUMMARY: The Women’s Economic Empowerment through Cashew Processing Program (WEECAP) is a five-year initiative funded by the Mastercard Foundation, operating in Côte d’Ivoire, Guinea-Bissau, and Senegal. WEECAP is transforming the cashew sector in West Africa by aligning inclusion and competitiveness to meet global demand, attract investment, and open economic opportunities for young women and men. WEECAP addresses bottlenecks in the sector by connecting suppliers and strategic buyers, structuring resilient value chains, and mobilizing targeted financial solutions. At the same time, we strengthen the capacity of emerging enterprises, contribute to the development of robust policy frameworks, and achieve tangible results through a practical, market-driven approach. Our ambition: to make the cashew sector a regional engine of competitiveness, value addition, and inclusion. Create 330,000 jobs for young women and men through dynamic value chains and business growth Mobilize USD 150 million in new investments through innovative financial solutions and private partnerships WEECAP acts as a catalyst — aligning supply chains, developing promising business models, deploying capital adapted to real economic cycles, and supporting policy reforms that drive sector growth. Inclusion is not an option, but a lever for performance and market success. Our goal is to build a modern, competitive, and inclusive industry where women and youth play a full economic role. Interested applicants should submit their application (maximum 3-page CV, three references, and a one-page cover letter) in English or French, indicating “Coordinator.” The application deadline is September 30. Qualified candidates will be contacted by Winrock. POSITION SUMMARY: We are seeking an Office and Logistics Coordinator to provide administrative, logistical, and operational support for WEECAP activities. The selected candidate will manage office operations, coordinate travel and event logistics, oversee fleet and equipment inventory, and ensure compliance with security and safety procedures. This role involves close collaboration with technical staff, service providers, and visitors to ensure efficient, well-organized support for program implementation. ESSENTIAL RESPONSIBILITIES: Under the supervision of the HR & Operations Manager, the Office and Logistics Coordinator will provide administrative and logistical support for the WEECAP office. Logistics Management Ensure application of logistics procedures and provide necessary support for program activities in collaboration with technical staff (air and ground travel, visas, accommodation). Assist in securing goods stored on premises. Support logistical preparation for training sessions, seminars, international travel, workshops, etc., ensuring smooth and efficient travel plans. Assist in maintaining up-to-date equipment inventory. Provide necessary logistical support to local and expatriate staff for program activities. Manage hotel bookings, transfers, and associated travel logistics for staff and visitors. Answer phone calls and information requests, and prepare administrative documents. Support security management and emergency preparedness (e.g., monitor security bulletins and maintain the program’s phone tree). Organize travel arrangements for staff and consultants. Ensure compliance with safety rules, especially for drivers and guards. Support management of project team equipment and communication needs (mobile phones, computers and accessories, printers, etc.). Provide logistical support to field teams when necessary. Fleet Management Monitor vehicle fleet usage (fuel consumption, logbooks, etc.). Manage vehicle use based on operational needs. Support driver scheduling according to activities. Prepare monthly fuel consumption tracking reports. Ensure proper maintenance of vehicles. Office Management Serve as office receptionist, welcoming visitors and answering calls. Monitor office maintenance and repairs. Ensure inspection and maintenance of office equipment (computers, printers, scanners, plotters, etc.). Other Tasks Immediately report any incident, accident, anomaly, or other issue to management. Perform any other task assigned by management. Assist in translating office communications as needed. Maintain and organize paper and electronic copies of activity files, consultancy agreements, and other training/workshop documents. Provide any other logistical and administrative assistance requested by the program. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE: Bachelor’s degree in logistics and transportation management with at least 5 years of confirmed experience in a similar position in logistics, office management, or another administrative function. Methodical, discreet, organized, polite, courteous, good moral character, and punctual. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint). Excellent written French skills. Knowledge of English is an asset. Experience working on projects. Respect for the confidentiality of information handled. Mobility: Ability to travel outside Abidjan/Dakar to program sites, up to 20% of the time. Winrock is an equal opportunity employer committed to providing equal treatment for all people. All qualified applicants receive consideration for employment regardless of race, color, religion, sex, gender, national origin, age, disability or any other basis protected by law. At Winrock we have a clear mission: Empower the disadvantaged, increase economic opportunity and sustain natural resources through unwavering dedication to accountability, equity, innovation, integrity and transformation.

Responsibilities

The Office and Logistics Coordinator will manage office operations, coordinate travel and event logistics, oversee fleet and equipment inventory, and ensure compliance with security and safety procedures. This role involves close collaboration with technical staff, service providers, and visitors to ensure efficient, well-organized support for program implementation.