Office Coordinator at Coherent Corp.

Järfälla kommun, Stockholm County, Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

15 Jun, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Administration, Customer Service, Communication, IT Skills, Event Planning, Team Collaboration, Problem Solving, Proactivity, Organizational Skills, Safety Coordination, Onboarding, Administrative Support, Branding, Resource Management, Supplier Coordination, Cultural Activities

Industry

Semiconductor Manufacturing

Description

Huvudsakliga arbetsuppgifter Office Coordinator ansvarar för att skapa en välfungerande, professionell och trivsam kontorsmiljö genom att koordinera kontorsadministration, ta emot externa besökare samt stötta interna funktioner i det dagliga arbetet. Rollen omfattar koordinering av introduktion för nyanställda, stöd i frågor kopplade till arbetsmiljö, kontorssäkerhet, fastighet och teknik samt administrativt stöd och aktiviteter som stärker intern kultur och varumärke. I rollen ingår att vara en serviceinriktad och proaktiv kontaktperson för både medarbetare, besökare och leverantörer. Arbetet sker i nära samarbete med Office Manager och kräver förmåga att vara lyhörd, se verksamhetens behov och ta initiativ till det som behöver göras – även utanför det som står beskrivet i arbetsuppgifter och rutiner. -------------------------------------------------------------------------------- Ansvarsområden Konkret beskrivning av ansvarsområden * Reception och besöksservice * Kontorsadministration och resursförvaltning (inkl. nycklar och passerkort) * Koordinering av onboardingaktiviteter och administrativ support kopplat till introduktion av nyanställda * Praktiskt stöd och koordinering kopplat till kontorssäkerhet, utrymningsrutiner, larmgrupp och arbetsplatsrelaterade frågor * Fastighets- och teknikstöd för kontorsdelen (Hard FM) – felanmälan, leverantörskontakter, enklare kontroller och samordning av underhåll * Administrativt stöd till interna funktioner såsom ekonomi, inköp, EHS och ledning * Branding och aktiviteter som stärker företagets kultur * Planera och arrangera event för anställda tillsammans med OM * Administrativ koordinering av EHS-relaterade utbildningar, offertförfrågningar, bokningar, kallelser, PR-hantering och diplomatisk administration Samverkan Samverkansbehov med följande funktioner Office-koordinatorn behöver samarbeta nära med interna stödfunktioner såsom ekonomi, inköp, EHS och ledning samt externa leverantörer och servicepartners. Befogenheter Konkret beskrivning av befogenheter, t.ex. vad avser beslut eller attest Befogenhet att fatta praktiska beslut kring kontorsservice, beställningar, felanmälan och enklare administrativa ärenden. Större beslut tas i samråd med Office Manager. Kvalifikationskrav Allmänt / Kompetensnivå * God samarbetsförmåga och servicekänsla * Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ * Grundläggande IT-kunskaper och vana vid digitala verktyg * Kommunikativ och strukturerad Språkkrav * Svenska i tal och skrift * Engelska i tal och skrift Övrigt * B-körkort Meriterande * Erfarenhet av administrativt arbete och kontorsservice Coherent is a global leader in lasers, engineered materials and networking components. We are a vertically integrated manufacturing company that develops innovative products for diversified applications in the industrial, optical communications, military, life sciences, semiconductor equipment, and consumer markets. Coherent provides a comprehensive career development platform within an environment that challenges employees to perform at their best, while rewarding excellence and hard-work through a competitive compensation program. It's an exciting opportunity to work for a company that offers stability, longevity and growth. Come Join Us! Note to recruiters and employment agencies: We will not pay for unsolicited resumes from recruiters and employment agencies unless we have a signed agreement and have required assistance, in writing, for a specific opening.

Responsibilities

The Office Coordinator is responsible for creating a well-functioning, professional, and pleasant office environment by coordinating office administration and supporting internal functions in daily operations. This includes managing onboarding activities for new employees and providing administrative support related to workplace safety and culture.