Office Coordinator (m/w/d) at Ruby GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

10 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Hospitality, Multitasking, Organization, Communication, Problem Solving, Customer Service, Event Planning, Digital Archiving, Inventory Management, Team Collaboration, Sustainability, German, English, MS Office

Industry

Hospitality

Description

At Ruby, your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby, we keep breaking new ground. Hey Sunshine, du denkst, stickige und alte Büros sind Schnee von gestern und dass Arbeiten komfortabel, flexibel und voller kreativer Inspiration sein sollte? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mit Charakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und der Herzschlag unseres Ruby Leo Workspaces. Wir sind eine stark wachsende Hospitality-Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in den spannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unserer Lean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Diese bringen wir durch flexibel buchbare und inspirierende Arbeitsplätze in zentraler Lage sowie eine Ausstattung auf hohem Niveau auch in unsere Workspaces. Join us and make it your own story. Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du: Bist am Empfang erste Ansprechperson für alle Office Management Themen sowie für die Hausverwaltung, externe Dienstleistungsfirmen, externe Partner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig Bist interne Ansprechperson für unser Corporate Office, organisierst Team Events, wie Get Togethers, After Works und Jubiläen im Leo Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings sowie deren Betreuung zuständig (vor allem für Ruby-interne Veranstaltungen) Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen Wir haben schon auf dich gewartet, denn du: Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland Packst begeistert und mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit Leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken und findest mit deiner Kommunikationsstärke immer eine Lösung, auch in schwierigen Situationen Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift und bist mit den gängigen MS-Office Programmen vertraut What's in for you? So grooven wir: Ruby, Ruby, Ruby Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work. Vielleicht mit einem neuen Tattoo, Piercing oder einer neuen Haarfarbe? Wir connecten am liebsten per du - dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist 😉 'Cause I'm having a good time Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm LEGEN…wait for it…DARY Staff Rates – für dich und deinen Travel Buddy Money, Money, Money Sip, snack, repeat – mit deinem Ruby F&B Credit Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility-Zuschuss gibt's on top Take it to the next level – sichere dir extra Cash durch Talent Scouting Ain't no mountain high enough Level up your game – mit Trainings, Coaching und Mentoring hast du die Chance, genau so sehr über dich hinauszuwachsen, wie auch Ruby wächst Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it Where have you been so long? Daily Business? Nicht mit uns. Egal, ob du einen Blick fürs Detail hast oder mit deiner kreativen und innovativen Art neue Wege gehen willst, ob du technikaffin bist oder doch eher Zahlen deine Leidenschaft sind - bei Ruby findest sicherlich auch du bald deinen Platz. Wir suchen ständig außergewöhnliche Charaktere und leidenschaftliche Team Player. Statt auf perfekte Lebensläufe setzen wir viel mehr Wert auf tolle Persönlichkeiten, die uns dabei helfen, Hotels und Workspaces mit Herz und Seele zu gestalten. Was auch immer deine Leidenschaft ist: Komm zu uns und schreibe deine eigene Geschichte mit Ruby. Diversity, Equity & Inclusion Wir glauben daran, dass... ...du lieben kannst, wen du willst ...du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest ...du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst ...du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst ...du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst Damit können wir gar nicht: Ismen Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert. Wenn du wissen möchtest, was dich erwartet, dann höre doch mal in die Story von Paul aus unserem Brand Events-Team rein. Noch mehr Ruby Stories findest du hier: www.ruby-hotels.com/stories Get to know our People & Culture Team Any questions about our pitch? Then contact us at jobs@ruby-hotels.com or +49 89 125 095 220. Your Ruby Recruitment Team

Responsibilities

The Office Coordinator is the first point of contact for all office management topics and ensures smooth operations of administrative tasks. Responsibilities include managing guest relations, organizing team events, and maintaining workspace cleanliness.