Office & Culture Manager (m/w/d) at VESTIGAS GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 Sep, 26

Salary

55000.0

Posted On

13 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Workplace Organization, Event Planning, Administrative Support, Vendor Management, Budget Tracking, Invoice Verification, Digital Tool Proficiency, German (C2), English (C1), Fleet Management, Process Optimization

Industry

Software Development

Description

Wir digitalisieren die Bauindustrie. Bist du dabei? Bei VESTIGAS baust du Strukturen, die Skalierung in einem großen, traditionell analogen Markt möglich machen: Wir digitalisieren die Bau-Lieferkette, indem wir Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen auf einer rechtssicheren Plattform zusammenführen. Du arbeitest eng mit Teams und Foundern, priorisierst pragmatisch und sorgst dafür, dass aus Wachstum und Komplexität klare Prozesse, gute Entscheidungen und verlässliche Execution werden. Deine Rolle Als Office & Culture Manager:in gestaltest du die operative Grundlage dafür, dass unser Münchner Office reibungslos funktioniert und Mitarbeitende, Bewerber:innen sowie Gäste eine professionelle und angenehme Arbeitsumgebung erleben. Du übernimmst Verantwortung für einen Bereich, der direkten Einfluss auf den Arbeitsalltag des gesamten Teams hat, priorisierst pragmatisch und setzt operative sowie organisatorische Themen zuverlässig um. Deine Aufgaben Verantwortung für den operativen Office-Alltag inklusive Office-Management, Workplace-Organisation sowie Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Catering, Hausverwaltung etc.) Organisation und Durchführung interner Formate und Events wie All-Hands, Offsites, Sommerfesten, Weihnachtsfeiern sowie Unterstützung bei Kunden-, Marketing- und Messeevents Betreuung von Bewerber:innen, Gästen und Kund:innen vor Ort inklusive Vorbereitung von Meetingräumen und Sicherstellung einer professionellen Visitor Experience Unterstützung bei administrativen Themen wie Raumorganisation, Hardware-Setup-Koordination, Buchungssystemen sowie organisatorischen Abläufen im Tagesgeschäft Verantwortung für Rechnungsprüfung, Postmanagement und weitere administrative Prozesse im Office-Alltag Unterstützung bei Reiseplanung, Buchungen, Messekoordination sowie organisatorischen Aufgaben für Teams und Leadership Verantwortung für organisatorische Themen rund um Mobilität und Fuhrparkmanagement Weiterentwicklung pragmatischer Prozesse und Standards im Bereich Workplace & Office Operations Deine Ziele Dein Profil Erfahrung im Office Management oder in einem vergleichbaren organisatorischen bzw. operativen Umfeld Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch eine strukturierte, eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise aus Hands-on-Mentalität und hohe Verlässlichkeit im operativen Alltag Freundliches, professionelles und repräsentatives Auftreten Organisationstalent mit Blick fürs Detail und gleichzeitig pragmatischer Umsetzungsfokus Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie Slack, Notion, Kalender- und Buchungssystemen Idealerweise erste Erfahrung mit Budget-Tracking, Rechnungsprüfung oder vorbereitender Buchhaltung Erfahrung im Startup-, Scale-up- oder dynamischen Unternehmensumfeld Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mindestens C1) Bereitschaft, regelmäßig 4-5 Tage pro Woche von unserem Münchner Büro aus zu arbeiten Deine Benefits Echte Verantwortung statt Mikromanagement. Du gestaltest mit, du entscheidest mit, du siehst den Impact deiner Arbeit direkt im Markt. Direkter Draht zu Foundern und Leadership. Flache Hierarchien sind bei uns Alltag. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen. AI-First - Claude und Co. sind bei uns selbstverständliche Werkzeuge. Wir erwarten und unterstützen ihren Einsatz. Hybrides Arbeiten mit Office im Herzen Münchens, unweit der Theresienwiese. Flexibles Modell mit regelmäßiger Office-Präsenz, weil wir glauben, dass die besten Ideen auch im persönlichen Austausch entstehen. Wellpass oder BahnCard, Corporate Benefits, Team-Events, jährliche Offsites. Faire, wettbewerbsfähige Vergütung. About us VESTIGAS ist die KI-Lieferkette für die Bauindustrie. Wir machen aus Papierbergen – Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen – eine digitale, rechtssichere Plattform. Das spart Zeit, Kosten und CO₂ in einer der größten Industrien Europas. Wir sind ein B2B-SaaS-Scale-up mit echter Marktdurchdringung: • 14 der Top-20 Baufirmen in Deutschland arbeiten mit VESTIGAS • 17 der Top-20 Lieferanten sind bereits an Bord • Über 1.000 Unternehmen – von STRABAG bis zum mittelständischen Lieferanten – nutzen unsere Plattform im Alltag Unser Team ist in den letzten zwei Jahren stark gewachsen und besteht heute aus rund 60 Menschen mit „Can-Do“-Mentalität, hohem Ownership und Umsetzungsdrang. Aus unserem Office im Herzen Münchens bauen wir Lösungen, die nicht nur schrittweise verbessern, sondern echte Sprünge ermöglichen. Unsere Mission: Die Bauindustrie mit KI neu gestalten: digitaler, effizienter und nachhaltiger. Vielfalt macht uns besser. Wir bewerten Bewerbungen nach Skills, Perspektive und Potenzial – unabhängig von persönlichen Merkmalen. Und: Wenn du nicht jedes „Must-have“ zu 100 % erfüllst, dich aber in der Rolle wiederfindest, bewirb dich trotzdem. Wir freuen uns auf dich.

Responsibilities

Manage the daily operations of the Munich office, including workplace organization, vendor coordination, and visitor experience. Organize internal events and provide administrative support for teams, leadership, and travel planning.