Office & Facility Coordinator at REXEL

Asse, Flemish Brabant, Belgium -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

08 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

10 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Facility Management, Customer Service, Organizational Skills, Proactive, Problem Solving, Communication, Discretion, Stress Management, Budget Monitoring, Supplier Management, Safety Compliance, Sustainability Initiatives, Meeting Support, Onboarding, IT Skills

Industry

Wholesale

Description

Beschrijving van het bedrijf Rexel België is een toonaangevende speler in de distributie van elektrisch materiaal en oplossingen. Ons hoofdkantoor is het operationele centrum waar medewerkers, klanten en leveranciers elkaar ontmoeten. We zijn op zoek naar een toegewijde Office & Facility Coordinator die Rexel op professionele wijze vertegenwoordigt en zorgt voor een gastvrije, veilige en efficiënte werkomgeving. Functieomschrijving Als Office & Facility Coordinator ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en coördineer je alle facilitaire activiteiten op het hoofdkantoor en voor onze filialen. Je taken zijn onder meer: Onthaal en receptie: ontvangen van bezoekers en leveranciers, beheer bezoekersregistratie en badges, telefoon- en mailbeheer van de receptie, hospitality en catering organiseren. Office- & facilitymanagement: dagelijkse opvolging van leveranciers (schoonmaak, beveiliging, technische diensten), beheer van vergaderruimtes (reserveringen, AV/telecom), voorraadbeheer en coördinatie van onderhoudscontracten en storingen. Administratie & financiën: factuurverwerking, budgetbewaking, inkoopondersteuning, leveranciersselectie en documentatie van procedures en SLA’s. Ondersteuning management en medewerkers: meeting support, agendabeheer, onboarding van nieuwe collega’s en logistieke ondersteuning. Procesverbetering & kwaliteit: analyseren van terugkerende issues, voorstellen en implementeren van verbeteringen, rapporteren op KPI’s en zorgen voor compliance (veiligheid, GDPR, huisregels). Veiligheid & duurzaamheid: uitvoeren van veiligheidsrondes, ondersteunen bij evacuatie- en noodprocedures, stimuleren van duurzaamheidsinitiatieven. Functie-eisen Opleiding: bachelor of gelijkwaardige ervaring (bv. Office/Facility Management, Business Administration). Ervaring: 3–5 jaar in office/facility management of een gelijkaardige functie. Talen: vloeiend Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk). IT-vaardigheden: gevorderde kennis van MS Office (Outlook, Excel, Teams). Competenties: klant- en servicegericht, organisatorisch sterk, proactief en oplossingsgericht, communicatief en representatief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig. Flexibiliteit: beschikbaarheid voor incidentele uren buiten kantoor (evenementen, urgente interventies). Aanvullende informatie Jouw carrière bij Rexel wordt een absolute VOLTreffer. Je komt terecht in een dynamische en familiale werkomgeving. Maar er is nog zó veel meer dat we jou kunnen bieden: Je krijgt een vast contract Een aantrekkelijk salaris Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, eindejaarspremie, ADV & anciënniteitsdagen, mogelijkheid tot fietsleasing en tal van andere voordelen. Je stapt meteen in een groeitraject dat je zelf ook mee richting geeft. Jij bepaalt waar je naartoe wil. You got the power! Je krijgt een job die jou energie geeft. Je vertrekt op het einde van de werkdag sowieso met heel veel positieve energie. Je bent ab-so-luut een toegevoegde waarde voor onze klanten. Dat zeggen ze zelf ook vaker. Je krijgt meteen enkele verantwoordelijkheden. We rekenen op jou! Now, you are in charge! Het hoeft geen eeuwigheid te duren voordat je een volwaardig lid bent van onze familie. Vanaf dag één word je omgedoopt tot een echt Rexelien. Hangt er spanning in de lucht nadat je deze vacature hebt gelezen?

Responsibilities

As an Office & Facility Coordinator, you will be the first point of contact for visitors and coordinate all facility activities at the headquarters and branches. Your tasks include reception duties, office management, administrative support, and ensuring safety and compliance.