Office Management Assistant (m/w/d) at Believe

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

15 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Reception Organization, Vendor Coordination, Facility Management, Material Ordering, Budget Management, Post Processing, Telephone Handling, Event Organization, Work Safety Support, Corporate Social Responsibility, Administrative Support, Customer Service, Microsoft Office Suite

Industry

Musicians

Description

Unternehmensbeschreibung Believe heißt - Leidenschaft für Musik, digitales Marketing und Technologie. Diese Leidenschaft verbindet über 2000 Talente in mehr als 50 Ländern. Weltweit gestalten wir den Wandel der Musikindustrie mit Respekt, Expertise, Fairness und Transparenz. In der Believe Germany Gruppe haben erfolgreiche Player im deutschen Musikmarkt ihre Kompetenzen gebündelt, um Künstler*innen und Labels optimal in jeder Karrierephase zu begleiten. Mit 250 Expert*innen bietet die Believe Germany Gruppe verschiedene Lösungen und kundenorientierte Services über ein Portfolio von Marken wie TuneCore, Nuclear Blast, Madizin Music und Groove Attack an. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Berlin - Kreuzberg eine/n Office Management Assistant (m/w/d) für 5 Tage/Woche (20 Stunden). Stellenbeschreibung Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Berlin-Kreuzberg mit rund 35 Mitarbeitenden. Dabei arbeitest du eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen. Deine Aufgaben: Organisation des Empfangs, Begrüßung und Betreuung von Besucher:innen Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und der Hausverwaltung Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, inkl. Budgetmanagement Allgemeine Instandhaltung (Reinigung der Kaffeemaschine, geteilter Spülmaschinendienst, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien) Beantwortung organisatorischer Fragen rund um Büro- und Meetingräume Bearbeitung der Post (inkl. internationaler Briefe & Pakete), Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen Organisation & Begleitung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Workshops), inkl. Bestellung und Bereitstellung von Catering und Materialien Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Corporate Social Responsibility Qualifikationen Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bürobereich oder in der Hotellerie bzw. im Gastgewerbe Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen oder kundenbezogenen Rolle Du bist ein Organisationstalent, zeigt Initiative, arbeitest strukturiert und detailorientiert Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Tools (E-Mail, Kalender, Teams, Word, Excel) Zusätzliche Informationen Umfang: 20 Std/Woche - verteilt auf 5 Tage Du bist motiviert, kommunikativ, arbeitest strukturiert und schätzt einen kreativen Austausch im Team? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Das bieten wir Dir: Mobilität: Sei bundesweit mobil mit einem subventionierten Deutschland Ticket oder nutze unsere Möglichkeit ein Fahrrad via Jobrad zu leasen. Gesundheit am Arbeitsplatz: Physische und mentale Gesundheit sind uns wichtig. Vergünstigte Sportmitgliedschaften (Urban Sports Club) und Zugang zu privaten Sitzungen mit professionellen Psychologen in Kooperation mit Eutelmed und Fürstenberg. Shopping: Nutze das vielfältige Angebot und die Aktionen unseres Partners Mitarbeitervorteile.de. Soziales Engagement: Vielfalt fördern und sich für eine faire, tolerante und sozial nachhaltige Gesellschaft innerhalb des Unternehmens einsetzen. Unsere Unternehmenskultur: Offenheit und Inklusion stehen im Mittelpunkt, basierend auf den Werten Respekt, Fairness und Transparenz. Arbeit und Spaß gehen Hand in Hand. Entwicklungsmöglichkeiten: Spannende Aufgaben, kreative Freiheit und langfristige Karriereperspektiven in einem wachsenden internationalen Unternehmen. Jährliche Entwicklungsgespräche, kostenfreie E-Learning-Lösungen und individuelle Weiterbildungsoptionen. Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für eine vielfältige und inklusive Kultur ein, die die besten Talente anzieht und unsere Vision vorantreibt. Wir heißen ausdrücklich Kandidat*innen jeder Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand willkommen. Bewirb Dich einfach, selbst wenn Du nicht alle Erwartungen erfüllst. Studien zeigen, dass sich durchschnittlich mehr Männer auf einen Job bewerben, wenn sie 60% der Erwartungen erfüllen, während Frauen / nicht-binäre Personen sich nur bewerben, wenn sie eine höhere Prozentzahl erfüllen. Lass uns Dich kennenlernen und sehen, was Du mitbringst! Contract type: Regular

Responsibilities

The assistant will independently manage the office for approximately 35 employees in Berlin-Kreuzberg, coordinating reception duties, external service providers, and office material management, including budget oversight. Key tasks also involve handling mail, answering organizational inquiries, organizing internal events, and supporting work safety and CSR initiatives.