Office Management (m/w/d) – 20 bis 25 Stunden at TAMAJA

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

10 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

13 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administration, Organization, Communication Skills, IT Proficiency, Guest Management, Event Planning, German Language Proficiency, Discretion, Reliability

Industry

Civic and Social Organizations

Description

Ihre Kernaufgaben Bearbeitung der gesamten Eingangspost (physisch und digital) Organisation des Empfangs und Entgegennahme von Telefongesprächen Ansprechperson in unserem Büro der internen Verwaltung für alle Mitarbeitende an unseren anderen Standorten Empfang und Bewirtung von Gästen, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Jour Fixe, Schulungen (intern/extern) und Veranstaltungen Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeitenden der Firmenzentrale durch strukturierte Büroorganisation und Sicherung der Funktionsfähigkeit technischer Geräte Seminarraumverwaltung (Aufklärung der Seminargebenden bzgl. der Nettiquette vor Ort) sowie Gästemanagement (Bewerbende und externe Gäste) Begleitung von Dienstleistern im Büro (bei bspw. Handwerksarbeiten) Kulinarische Vor- und Nachbereitung interner sowie externer Termine und Sitzungen Kontrolle und Sicherstellung der Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit in der Firmenzentrale und Besorgung von Dingen des täglichen Bedarfs Darum passen Sie zu uns Sie freuen sich auf eine sinnvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld Sie sind ein Organisationstalent und haben eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Administration Sie verfügen über gute EDV-Kenntnisse und haben einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und ausgeglichene Persönlichkeit mit hoher Einsatzbereitschaft Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal Sie verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsstärke, gepflegte Umgangsformen und sehr gute Deutschkenntnisse Sie verfügen über eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Qualitätsorientierung Darum passen wir zu Ihnen Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen Familienfreundliche Unternehmenskultur Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten Unternehmenseigene transparente Vergütungsstruktur Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen Monatliche KI-Pauschale Kostenübernahme des Deutschland-Tickets 32 Tage Jahresurlaub (in Vollzeit) Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge So finden wir zusammen Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen Orientierung oder körperlichen Verfassung. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.

Responsibilities

Manage daily office operations including mail processing, telephone reception, and guest hospitality. Ensure the functionality of technical equipment and organize internal and external meetings and events.