Office Manager & Accounting Clerk – Gestionnaire de bureau(Onsite) at Astucemedia

Montreal, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Dec, 25

Salary

0.0

Posted On

02 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Accounting, QuickBooks Online, Dext, Payroll, Tax Principles, Data Entry, Bank Reconciliation, Client Invoicing, Accounts Payable, Cash Transactions, Office Management, Vendor Management, Supply Management, Communication, Organizational Skills, Autonomy

Industry

Broadcast Media Production and Distribution

Description

Company Description EN(FR BELOW) Astucemedia is a global leader in innovative creative and software solutions for real-time data visualization on live TV, studios, museums, immersive experiences, and sports venues. Our software and services enhance augmented reality graphics, virtual sets, video walls, interactive apps, and on-screen overlays across television and digital platforms. We’re a team of passionate trailblazers who thrive on creativity, collaboration, and cutting-edge technology—and we’re looking for someone who’s just as excited to shape the future with us. With our proprietary Data Platform software and plugins for real-time graphics engines by Vizrt, Unreal, and Unity, Astucemedia stands at the forefront of data-driven graphics for finance, sports, and elections. Our esteemed clients include ABC News/Disney, NBC Universal, Fox Sports, CBS Sports, beIN Sports, NFL Network, BNN Bloomberg, Yahoo Finance, CBC, Radio-Canada, Sky News Arabia, Al Arabiya, Dubai TV, The Media Majlis Museum in Qatar, and Times Square. FR Astucemedia est un leader mondial reconnu pour ses solutions créatives et logicielles innovantes dédiées à la visualisation de données en temps réel. Nos technologies s’intègrent dans des contextes variés tels que la diffusion en direct à la télévision, les studios, les musées, les expériences immersives et les enceintes sportives. Nous révolutionnons les graphiques en réalité augmentée, les décors virtuels, les murs vidéo, les applications interactives et les superpositions à l’écran sur les plateformes télévisuelles et numériques. Avec notre logiciel propriétaire Data Platform et nos plugins compatibles avec les moteurs graphiques en temps réel tel qu'Unreal, Unity, Vizrt, Ventuz, Astucemedia s’impose comme un acteur de premier plan dans les graphiques interactifs, notamment pour les nouvelles, la finance, le sport et les élections. Nous sommes fiers de collaborer avec des clients prestigieux tels que ABC News/Disney, NBC Universal, Fox Sports, CBS Sports, beIN Sports, NFL Network, BNN Bloomberg, Yahoo Finance, CBC, Radio-Canada, Sky News Arabia, Al Arabiya, Dubai TV, The Media Majlis Museum au Qatar et Times Square. Job Description EN(FR below) Astucemedia is seeking an Accounting Clerk / Office Manager who will be responsible for managing day-to-day accounting operations and the administrative functions of the office. The ideal candidate will combine precision and versatility, handling the full accounting cycle, while ensuring the smooth running of office operations (managing supplies, coordinating with vendors, overseeing insurance and subscriptions, and handling logistical arrangements). This key role requires the accuracy of an accounting professional combined with the autonomy and organizational skills needed to maintain an efficient and pleasant work environment. Accounting Clerk Responsibilities (30%): Enter data (sales, purchases, expenses) Perform monthly bank reconciliations Prepare client invoicing and follow up on payments Reconcile corporate credit cards Prepare and reconcile payroll Prepare GST/QST returns Monitor accounts payable and perform follow-ups Record and track cash transactions Prepare monthly reports (reconciliations, account statements) Support month-end closing and preparation of financial information Admin / Office Manager Responsibilities (70%): Employee group insurance (including communication with the broker, etc.) Liaison with property management for general building-related concerns: maintenance, repairs, parking, security, etc. Management of health benefits Check supplies – responsible for purchasing requested equipment and supplies (office only – excludes IT) Oversee office cleaning and maintenance (with the cleaning company) Manage supplies, inventory, and office equipment, ensuring replacements are ordered as needed Manage office and parking keys (for management and new employees) Office alarm system Manage office Internet and telephone subscriptions Manage relationships with vendors and service providers for facility maintenance, ensuring cost-effectiveness of services Coordinate the return of employee equipment and keys, and update the Monday.com board tracking assigned equipment FR Astucemedia recherche un.e Commis comptable / Gestionnaire de bureau qui assurera la tenue des opérations comptables quotidiennes et la gestion administrative du bureau. Le.la candidat,e idéal.e saura conjuguer rigueur et polyvalence, en prenant en charge l’ensemble du cycle comptable tout en veillant au bon fonctionnement administratif des bureaux (gestion des fournitures, coordination avec les fournisseurs, suivi des assurances et abonnements, organisation logistique). Ce rôle clé combine la précision requise pour la comptabilité avec l’autonomie et le sens de l’organisation nécessaires à la gestion d’un environnement de travail efficace et agréable. Responsabilités Commis comptable : Effectuer les entrées de données (ventes, achats, frais) Effectuer les réconciliations bancaires mensuelles Préparer la facturation client et effectuer le suivi des paiements Réconcilier les cartes de crédit d’entreprise Préparer et réconcilier la paie Préparer les déclarations de TPS/TVQ Assurer le suivi des comptes fournisseurs et effectuer les relances Enregistrer et suivre les mouvements de caisse Préparer les rapports mensuels (réconciliations, états de compte) Appuyer les clôtures mensuelles et la préparation de l’information financière Responsabilités Gestion du bureau Liaison avec la gestion immobilière pour les préoccupations générales liées à l’immeuble : entretien, réparations, stationnement, sécurité, etc. Vérification des fournitures – Responsable des achats pour l’équipement et les fournitures demandés (bureau uniquement – exclut l’informatique) Coordination avec l'équipe nettoyage des bureaux Gestion des fournitures, de l’inventaire et de l’équipement de bureau, en s’assurant de commander les remplacements nécessaires au besoin Gestion des clés de bureau, du stationnement (pour la direction générale et les nouveaux employés) et du système d’alarme du bureau Gestion des abonnements Internet et téléphoniques du bureau Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services pour l’entretien des installations, en veillant à la rentabilité des services Coordination du retour de l’équipement et des clés des employés, et mise à jour du tableau Monday.com servant à suivre les équipements assignés Qualifications EN Requirements: 3 to 5 years’ experience in general accounting Proficiency in QuickBooks Online (QBO) and Dext Knowledge of payroll and tax principles (GST/QST) Accuracy, autonomy, organizational skills Good communication in French and English FR Exigences : 3 à 5 ans d’expérience en comptabilité générale Maîtrise de QuickBooks Online (QBO) et Dext Connaissance des principes de paie et de fiscalité (TPS/TVQ) Rigueur, autonomie, sens de l’organisation Bonne communication en français et en anglais Additional Information EN(FR BELOW) Comprehensive Group Insurance – including medical, dental, and online telemedicine support via Dialogue RRSP Matching Program – plan for your financial future with company contributions Wellness Allowance – support for personal well-being (gym, sports, mental health, etc.) Team Activities & Events – regular social and team-building opportunities Office in Montreal’s Old Port – a vibrant and inspiring workspace in the heart of downtown FR Assurances collectives complètes – incluant soins médicaux, dentaires et accès à la télé-médecine via Dialogue Programme REER avec contribution de l’entreprise – pour planifier et faire croître votre avenir financier Enveloppe bien-être – soutien pour le bien-être personnel (gym, sports, santé mentale, etc.) Activités et événements d’entreprise – Moments de convivialité et team-building organisés tout au long de l’année Bureau au Vieux-Port de Montréal – un cadre de travail exceptionnel au cœur du centre-ville

Responsibilities

The Office Manager & Accounting Clerk will manage day-to-day accounting operations and administrative functions of the office. This includes handling the full accounting cycle and ensuring smooth office operations.