Office manager AVL Foundation at Antoni van Leeuwenhoek

Amsterdam, North Holland, Netherlands -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Oct, 26

Salary

4346.0

Posted On

20 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Financial Administration, CRM Management, Donor Relations, Planning and Organizing, Dutch Language Proficiency, English Language Proficiency, Microsoft Excel, Microsoft Office, Salesforce, Communication, Data Quality Management

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Wil jij werken in een organisatie waar jouw inzet direct bijdraagt aan een betere toekomst voor mensen met kanker? Voor het Antoni van Leeuwenhoek Foundation zoeken we een proactieve en zelfstandige officemanager die structuur brengt, overzicht bewaart en graag de verbindende schakel binnen het team is. De Foundation werft donaties die baanbrekend onderzoek binnen het Antoni van Leeuwenhoek én innovaties in de patiëntenzorg mogelijk maken. Samen met collega's van de afdeling Marketing, Communicatie & Fondsenwerving en in nauwe samenwerking met KWF werk je aan een missie met maatschappelijke impact. Jouw werk maakt het mogelijk dat anderen hun werk optimaal kunnen doen. Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Dan maken wij graag kennis met jou! Je komt terecht in een inspirerende en ambitieuze werkomgeving waar samenwerking, betrokkenheid en plezier hand in hand gaan. Samen met negen enthousiaste collega's (en met jou erbij zijn we met tien) zetten we ons iedere dag met veel energie in voor onze missie. We hebben oog voor elkaar, helpen elkaar waar nodig en houden van een gezellige werksfeer, terwijl we samen hard werken om mooie resultaten te behalen. In deze veelzijdige functie ondersteun je o.a. de relatiemanagers van de AVL Foundation. Je draagt onder andere bij aan: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze donateurs. Je beantwoordt de telefoon en beheert de mailbox. Je helpt onze donateurs op een persoonlijke en professionele manier. Je bent vriendelijk, werkt zorgvuldig en integer en zoekt altijd naar de best passende oplossing. Jij beheert en verwerkt de donateursadministratie en bewaakt de datakwaliteit in ons CRM-systeem (Salesforce). Jij signaleert afwijkingen en escaleert en rapporteert waar nodig. Je werkt hierbij nauw samen met onze backofficecollega’s bij KWF. Je speelt een belangrijke rol in onze financiële administratie. Je verwerkt donaties en facturen zorgvuldig, bewaakt de financiële gegevens en denkt actief mee over maandrapportages en financiële inzichten. Jij bent een kei in plannen en ondersteunt je collega’s bij allerhande zaken zoals het organiseren van donateursbezoeken, bijeenkomsten en evenementen. Maar ook voor het regelen van nieuwe pennen, een bos bloemen of het bestellen van een lunch kunnen we bij je terecht. Je ontzorgt samen met je directe collega het team op alle vlakken. Je draagt samen met je collega zorg voor de postafhandeling, voorraadbeheer en bestellingen. Waarom het AVL? In het Antoni van Leeuwenhoek zetten we ons allemaal in voor hetzelfde doel: de beste zorg voor iedere patiënt en elke soort kanker. Niet niks. Maar niet onmogelijk. Hier werken wetenschap en zorg samen aan innovatie. We vinden keer op keer nieuwe manieren die mensen met kanker wereldwijd verder helpen. Hier redden we levens, winnen we tijd en kwaliteit. Jij bent een zorgvuldige, integere en communicatief sterke professional die graag de handen uit de mouwen steekt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, stelt de juiste prioriteiten en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden. Je bent van nature servicegericht, reageert snel wanneer dat nodig is en neemt tegelijkertijd zelf initiatief om zaken op te pakken en te verbeteren. En verder: Je bent minimaal 24 uur per week beschikbaar. Het is een pré als je op woensdag en/of vrijdag kunt werken. Je hebt aantoonbare ervaring met financiële administratie. Je hebt uitstekende vaardigheden in Excel en bent digitaal goed onderlegd. Je hebt een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Beheersing van de Engelse taal is een pré. Je legt gemakkelijk contact met collega's en externe relaties en communiceert prettig met mensen van uiteenlopende achtergronden. Je hebt ruime ervaring met MS Office. Ervaring met Salesforce of een ander CRM-systeem is een pré. Je bent een echte teamspeler die graag samenwerkt en met een positieve instelling bijdraagt aan een prettige werksfeer. Je hebt bij voorkeur al werkervaring als managementassistent, secretaresse of officemanager. Wat bieden we jou? De basis voor jouw arbeidsvoorwaarden is conform de Cao Ziekenhuizen. Je krijgt van ons: Een jaarcontract voor 24 uur per week, met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd; Een bruto maandsalaris tussen €3,228,- en €4,346,-, op basis van een 36-urige werkweek, passend bij FWG 45 en afhankelijk van je ervaring; 144 vakantie-uren en 57 uren aan Persoonlijk levensfasebudget, bij een fulltime dienstverband; Jaarlijks 8,33% vakantiegeld en een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%; Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per km; Gratis parkeren bij het Antoni van Leeuwenhoek, maar met onze fietsregeling en korting op het OV maken we het ook aantrekkelijk voor je om de auto te laten staan; Een mooie kans in een gespecialiseerd ziekenhuis waar je ook zelf kunt blijven leren en groeien als je dat wilt: de AVL Academie biedt vernieuwend en inspirerend onderwijs op gebied van oncologische vakkennis, vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling; Gelegenheid om te sporten bij onze Fit Boutiqs; Een actieve personeelsvereniging en Young AVL: verenigingen die sportieve, culturele en creatieve activiteiten en evenementen organiseren; Een werkgeversbijdrage van 50% aan jouw pensioen bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn en collectiviteitskorting bij zorgverzekeraars IZZ, Zorg en Zekerheid en Zilveren Kruis. Interesse? We zijn benieuwd naar je talent. Maak jij straks het verschil in de wereld van kanker? Solliciteer snel via de sollicitatiebutton! Deze vacature staat uit tot en met 10 augustus. De gesprekken vinden plaats in de week van 17 augustus. We vragen je hier alvast rekening mee te houden. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Claudia Berenstein, Relatiemanager Fondsenwerving, via c.berenstein@nki.nl of 020-5122856. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Pascal van Kippersluis, Recruiter, via p.v.kippersluis@nki.nl. Een referentiecheck maakt deel uit van de sollicitatie procedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Responsibilities

The Office Manager serves as the primary contact for donors and manages the donor administration and CRM data quality. They are also responsible for financial administration, including processing invoices and donations, and providing general operational support for the team.