About the job

Aluminium Deutschland ist die Stimme der deutschen Aluminiumindustrie und spricht für ca. 135 Unternehmen. Unser Verband vertritt die politischen, wirtschaftlichen und technischen Interessen unserer Mitglieder entlang der gesamten Aluminiumwertschöpfungskette. Wir machen sichtbar, welchen Beitrag Aluminium für eine innovative und nachhaltige Zukunft leistet.

Für unser neues Büro in Berlin suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den reibungslosen Büroalltag sicherstellt und als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Mitglieder, Gäste sowie externe Dienstleister fungiert.

Ihre Aufgaben

Büroorganisation, Empfang und Facility Management

• Betreuung des Empfangs sowie freundliche und professionelle Bewirtung unserer Gäste bei Veranstaltungen
• Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Email-Postfächer sowie Organisation des Postein- und -ausgangs
• Übernahme allgemeiner Büro- und Verwaltungsaufgaben
• Organisation und Steuerung der Materialwirtschaft
• Betreuung der angemieteten Büroetage in allen laufenden Facility-Angelegenheiten

Termin- und Verbandsadministration

• Bearbeitung administrativer Aufgaben aus der laufenden Verbandsarbeit wie die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen, Seminaren und Tagungen
• Selbstständige Erledigung der anfallenden nationalen und internationalen Korrespondenz
• Organisatorische Mitwirkung bei Messen und Veranstaltungen
• Begleitung und Koordination von Änderungen im Vereinsregister
• Organisatorische Vorbereitung und Unterstützung bei Wahlen
• Überwachung verbandsrelevanter Termine, Fristen und Wiedervorlagen
• Koordination von Terminen und Unterstützung der Hauptgeschäftsführung

Rechnungswesen und IT/digitale Prozesse

• Erstellung von Rechnungen für Beiträge und Seminare sowie Bearbeitung der zugehörigen Seminarabrechnungen
• Mitwirkung an der digitalen Rechnungsprüfung
• Pflege des CRM-Systems
• Kontinuierliche Aktualisierung und Qualitätssicherung der Kontaktdaten 
• Koordination von IT-Beschaffung mit dem externen IT-Dienstleister

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, in einer Geschäftsstelle oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Idealerweise Erfahrung in einem Verband, einer politischen Institution, einer Interessenvertretung oder einem vergleichbaren Umfeld
• Gute Kenntnisse in protokollarischen Fragen sowie Vertrautheit mit den Gepflogenheiten, Abläufen und Umgangsformen im politischen Berlin
• Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminen mit hochrangigen Gästen und politischen Ansprechpartnern
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten und Prioritäten sicher zu setzen
• Selbstständige, strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
• Professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache sowie gute Englischkenntnisse für die internationale Korrespondenz
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Rechnungsprüfungsprozessen 
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion