Office Manager & Executive Assistant, Tokyo - Japan at Glance

Tokyo, Tokyo, Japan -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

27 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

29 May, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Executive Support, Japanese-English Interpretation, Calendar Management, Vendor Management, Event Planning, Business Etiquette, Budget Management, Procurement, Cross-functional Coordination, Microsoft 365, Slack, Expense Reporting, Onboarding Logistics, Multicultural Communication, Discretion

Industry

Software Development

Description

Glance AI is an AI commerce platform shaping the next wave of e-commerce with inspiration-led shopping, less about searching for what you want and more about discovering who you could be. Operating in 140 countries, Glance AI transforms every screen into a stage for instant, personal, and joyful discovery, where inspiration becomes something you can explore, feel, and shop in the moment. Its proprietary models, seamlessly integrated with Google’s most advanced AI platforms, Gemini and Imagen on Vertex AI, deliver hyper-realistic, deeply personal shopping experiences across categories such as fashion, beauty, travel, accessories, home décor, pets, and more. Designed to seamlessly integrate into everyday consumer technology, Glance AI reimagines the future of e-commerce with inspiration-led discovery and shopping. With an open architecture built for effortless adoption across hardware and software ecosystems, Glance AI is creating a platform that can become a staple in everyday consumer technology. It partners with the world’s leading smartphone makers, connected TV manufacturers, telecom providers, and global brands — meeting people where they are: on mobile, smart TVs, and brand websites. Through Glance AI’s rich first-party data and unparalleled consumer access, it harnesses InMobi’s global scale, insights, and targeting capabilities to create high-impact, performance-driven shopping journeys for brands worldwide. Part of the InMobi Group, a global technology and advertising leader reaching over 2 billion devices and serving more than 30,000 enterprise brands worldwide, Glance AI is backed by Google, Jio Platforms, and Mithril Capital. InMobi & Glance— Tokyo, Japan | 12-month contract InMobi Advertising is a global technology leader helping marketers win the moments that matter. Our advertising platform reaches over 2 billion people across 150+ countries and turns real-time context into business outcomes, delivering results grounded in privacy-first principles. Trusted by 30,000+ brands and leading publishers, InMobi is where intelligence, creativity, and accountability converge. By combining lock screens, apps, TVs, and the open web with AI and machine learning, we deliver receptive attention, precise personalization, and measurable impact. Through Glance AI, we are shaping AI Commerce, reimagining the future of e-commerce with inspiration-led discovery and shopping. Designed to seamlessly integrate into everyday consumer technology, Glance AI transforms every screen into a gateway for instant, personal, and joyful discovery. Spanning diverse categories such as fashion, beauty, travel, accessories, home décor, pets, and beyond, Glance AI delivers deeply personalized shopping experiences. With rich first-party data and unparalleled consumer access, it harnesses InMobi’s global scale, insights, and targeting capabilities to create high impact, performance driven shopping journeys for brands worldwide. Recognized as a Great Place to Work, and by MIT Technology Review, Fast Company’s Top 10 Innovators, and more, InMobi is a workplace where bold ideas create global impact. Backed by investors including SoftBank, Kleiner Perkins, and Sherpalo Ventures, InMobi has offices across San Mateo, New York, London, Singapore, Tokyo, Seoul, Jakarta, Bengaluru and beyond. At InMobi Advertising, you’ll have the opportunity to shape how billions of users connect with content, commerce, and brands worldwide. To learn more, visit www.inmobi.com What will you be doing? We are looking for an experienced and proactive Office Manager & Executive Assistant to be the operational backbone of our Tokyo office. This is a multi-faceted role that combines office management, executive support to the Japan Country Lead, light Japanese–English interpretation, and ownership of team collaboration and engagement activities. This is an ideal opportunity for someone who enjoys variety, takes ownership of how an office runs, and wants to grow with a business as it scales into a new market. The role is offered initially as a 12-month contract with the clear intent to either renew or convert into a permanent full-time role, depending on performance and business need. What is expected out of you? Ground-floor opportunity. You will be one of the foundational hires in our Tokyo office and will directly shape how we operate, who we partner with, and how the team works together day to day. Breadth, not narrow specialization. The role spans office management, EA work, interpretation and events — ideal if you like variety and want to broaden your skill set. Multicultural, collaborative team. You will work across Japan, India and other geographies in a culture that values initiative, openness and respect. Flexibility to own and manage your work hours and schedule. Real path to permanent employment. The fixed-term contract is structured with the explicit intent of renewal or conversion to a full-time permanent role; this is not a temporary backfill. Direct exposure to senior leadership. You will work closely with the Japan Country Lead and have regular visibility with senior leaders at our Bangalore headquarters. Key Requirements Office Management Own the smooth day-to-day operation of the Tokyo office. This includes managing vendors (cleaning, supplies, IT support, building management), procurement of office equipment and consumables, mail and courier handling, visitor reception, meeting room management, and health and safety compliance. You will liaise with the building landlord and external service providers in Japanese, maintain office budgets, and process related invoices and expense reports. Executive Assistant Support to the Country Lead Provide direct support to the Japan Country Lead for Glance, including calendar management across multiple time zones (Bangalore HQ, Japan, partner geographies), meeting coordination, and expense reporting. You will screen and prioritize incoming communications, coordinate with partner-side assistants in Japan, and handle confidential information with discretion. Travel and expense coordination as needed. Basic Interpretation & Translation Support Provide basic and light-touch interpretation support during internal meetings, partner introductions, vendor discussions, and informal business conversations. This is not a professional simultaneous interpretation role — the expectation is fluency sufficient to bridge conversations comfortably between Japanese-speaking partners or staff and English-speaking leadership. For specialized technical, legal or contractual interpretation, you will coordinate external interpreter or translation services. Team Collaboration & Engagement Plan and organize periodic team activities, including monthly team lunches or dinners, quarterly offsites or social events, welcome activities for new joiners, and seasonal events such as year-end parties and hanami. You will coordinate logistics for visitors from headquarters and partner offices, including itinerary planning and cultural orientation, and help foster a connected, positive office culture across a multicultural team. Cross-Functional Operational Support Support ad-hoc operational needs across the Japan team, including onboarding logistics for new hires (desk setup, equipment, access cards), coordinating with HR and Finance counterparts at HQ, and supporting partner-facing logistics (gifts, hospitality, meeting setup) in line with Japanese business etiquette. What we’re Looking for 3–7 years of experience in office management, executive assistant, or similar operations roles, ideally in a multinational or bilingual environment Native or near-native Japanese; business-level English (written and spoken) sufficient to interpret conversations and draft business communications Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and competing deadlines Proficiency with standard office tools (Microsoft 365, Slack, expense management platforms) Familiarity with Japanese business etiquette, vendor practices, and standard office administration norms High level of discretion and professionalism when handling confidential information Proactive, self-directed working style; comfortable in a small-team environment where roles are fluid Nice to Have Prior experience supporting senior leadership in a foreign-headquartered company operating in Japan Exposure to the tech, telecom, advertising, mobile or consumer internet sectors Experience coordinating with overseas headquarters across time zones (especially India) Event planning experience (team offsites, partner hospitality, corporate events) Glance and InMobi are equal opportunity employers. We welcome applications from candidates of all backgrounds and are committed to building a diverse and inclusive team. オフィスマネージャー兼エグゼクティブアシスタント Glance / InMobi — 日本・東京 | 12か月契約 InMobi Advertising は、マーケターが「重要な瞬間」を捉え成果につなげることを支援する、世界的なテクノロジーリーダーです。当社の広告プラットフォームは、150か国以上で20億人を超えるユーザーにリーチし、リアルタイムのコンテキストをビジネス成果へと変換します。また、プライバシーファーストの原則に基づいた成果を提供しています。30,000を超えるブランドおよび大手パブリッシャーから信頼を得ており、InMobi は「インテリジェンス」「クリエイティビティ」「責任」が融合する場所です。ロック画面、アプリ、TV、オープンウェブを AI および機械学習と組み合わせることで、高い関心を引き出す広告体験、精度の高いパーソナライズ、そして測定可能なインパクトを実現しています。また、Glance AI を通じて、私たちは AI コマースを形作り、インスピレーション主導型の発見とショッピングを通じて Eコマースの未来を再構築しています。日常的な消費者向けテクノロジーにシームレスに統合されるよう設計された Glance AI は、あらゆるスクリーンを「瞬時に、パーソナルで、楽しい発見」への入り口へと変えます。ファッション、美容、旅行、アクセサリー、インテリア、ペット関連など、多様なカテゴリーにわたり、Glance AI は高度にパーソナライズされたショッピング体験を提供します。豊富なファーストパーティデータと圧倒的な消費者接点を活用し、InMobi のグローバル規模、インサイト、ターゲティング能力を組み合わせることで、世界中のブランドに対して高い成果を生み出すショッピングジャーニーを実現しています。 InMobi は、「Great Place to Work」認定をはじめ、MIT Technology Review や Fast Company の「Top 10 Innovators」などでも高く評価されています。大胆なアイデアが世界的なインパクトを生み出す職場です。SoftBank、Kleiner Perkins、Sherpalo Ventures などの投資家に支えられ、サンマテオ、ニューヨーク、ロンドン、シンガポール、東京、ソウル、ジャカルタ、ベンガルールなど、世界各地にオフィスを展開しています。 InMobi Advertising では、世界中の数十億人のユーザーがコンテンツ、コマース、ブランドとどのようにつながるかを形作る機会があります。詳細は www.inmobi.com をご覧ください。【業務内容】経験豊富で主体性のあるオフィスマネージャー兼エグゼクティブアシスタントを募集しています。本ポジションは、東京オフィス運営の中核を担う重要な役割です。オフィスマネジメント、日本カントリーリードへのエグゼクティブサポート、日英の簡易通訳、チームコラボレーションやエンゲージメント活動の推進など、多岐にわたる業務を担当していただきます。オフィス運営全般に主体的に関わり、変化のある業務を楽しみながら、新規市場で成長するビジネスとともに自身も成長したい方に最適なポジションです。初回契約は12か月ですが、パフォーマンスおよび事業状況に応じて、契約更新または正社員登用を前提としています。【このポジションの魅力】・東京オフィス立ち上げメンバーとして、業務フローやパートナーシップ、チームカルチャー形成に直接関わることができます。・オフィスマネジメント、EA業務、通訳、イベント運営など、幅広い業務経験を積むことができます。・日本、インド、その他海外チームと連携し、多文化でオープンな環境で働くことができます。・勤務時間やスケジュールを柔軟に管理できます。・契約更新または正社員化を前提としたポジションであり、単なる短期代替要員ではありません。・日本カントリーリードやバンガロール本社のシニアリーダー層と密に連携できます。【主な業務内容】 ■ オフィスマネジメント東京オフィスの日常運営を円滑に管理していただきます。具体的には、清掃、備品、ITサポート、ビル管理会社など各種ベンダー管理、オフィス機器や消耗品の調達、郵便・宅配対応、来客対応、会議室管理、安全衛生対応などを担当します。また、日本語でのビルオーナーや外部業者との折衝、オフィス予算管理、請求書処理、経費精算も行っていただきます。 ■ 日本カントリーリード向けエグゼクティブアシスタント業務 Glance の日本カントリーリードを直接サポートします。バンガロール本社、日本、および各地域を跨ぐスケジュール管理、会議調整、経費精算、メールやコミュニケーションの優先順位付け、日本国内パートナー側アシスタントとの調整などを行います。機密情報を適切に取り扱い、必要に応じて出張手配や経費管理も担当します。 ■ 基本的な通訳・翻訳サポート社内会議、パートナー紹介、ベンダーとの打ち合わせ、日常的なビジネス会話における簡易的な通訳サポートを提供します。本ポジションはプロフェッショナルな同時通訳を求めるものではなく、日本語話者と英語話者のコミュニケーションを円滑に橋渡しできるレベルの語学力を期待しています。専門性の高い技術・法務・契約関連の通訳／翻訳については、外部サービスの手配・調整を行っていただきます。 ■ チームコラボレーションおよびエンゲージメント月次ランチやディナー、四半期ごとのオフサイトや社内イベント、新入社員歓迎会、忘年会、お花見などの季節イベントを企画・運営していただきます。また、本社や海外オフィスからの来訪者対応（スケジュール調整やカルチャー紹介を含む）を行い、多文化チームにおけるポジティブでつながりのあるオフィス文化づくりを支援します。 ■ クロスファンクショナルなオペレーションサポート（10%）新入社員のオンボーディング（デスク準備、PC・備品、入館カード手配など）、本社 HR・Finance チームとの調整、日本独自のビジネスマナーに沿ったパートナー向けギフト・接待・会議運営サポートなど、チーム全体の運営支援を行います。【応募資格】・オフィスマネジメント、エグゼクティブアシスタント、または類似のオペレーション業務経験 3〜7年・ネイティブレベル、またはそれに近い日本語力・ビジネスレベルの英語力（会話通訳およびビジネス文書作成が可能なレベル）・複数業務や優先順位を管理できる高い調整力・組織力・Microsoft 365、Slack、経費精算ツール等の利用経験・日本のビジネスマナー、ベンダー対応、一般的なオフィス運営への理解・機密情報を適切に扱える高いプロフェッショナリズムと守秘意識・主体的かつ自律的に業務を進められ、小規模チームで柔軟に対応できる方【歓迎条件】・外資系企業の日本法人において、シニアリーダー層のサポート経験・テクノロジー、通信、広告、モバイル、コンシューマーインターネット業界での経験・海外本社（特にインド）との時差を跨ぐ業務調整経験・社内イベント、オフサイト、パートナー接待などのイベント企画経験 Glance および InMobi は、機会均等を推進する雇用主です。多様なバックグラウンドを持つ方からのご応募を歓迎し、多様性と包括性のあるチームづくりに取り組んでいます。 "Glance collects and processes personal data such as your name, contact details, resume and other information that may contain personal data for the purpose of processing your application. 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Responsibilities

Serve as the operational backbone of the Tokyo office by managing day-to-day facilities, vendors, and team engagement activities. Provide direct executive assistance to the Japan Country Lead, including calendar management and light Japanese-English interpretation.