Office Manager / HR & Finance Administrator (m/w/d) at COTINGA

Frankfurt, Hesse, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

28 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

30 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Finance Administration, HR Administration, Organizational Skills, Attention to Detail, Communication Skills, Team Collaboration, Document Management, Payroll Preparation, Onboarding, Offboarding, Data Management, Process Improvement, Time Management, Problem Solving, Software Proficiency, Reliability

Industry

technology;Information and Internet

Description

Über COTINGA COTINGA ist eine der am schnellsten wachsenden Hausverwaltungsgruppen Deutschlands. Wir übernehmen mittelständische Hausverwaltungen und integrieren sie in eine gemeinsame, technologiegetriebene Plattform. Unsere Mission: Hausverwaltung neu denken – durch operative Exzellenz, digitale Infrastruktur und skalierbare Prozesse. Aufgaben Deine Rolle Als HR & Finance Operations Associate bildest du das organisatorische Rückgrat von COTINGA. Du sorgst dafür, dass unsere zentralen Abläufe in Personal- und Finanzadministration zuverlässig, termingerecht und strukturiert laufen – und leistest damit einen entscheidenden Beitrag für unser Wachstum. In enger Zusammenarbeit mit dem Management Team betreust du sowohl unsere Mitarbeitenden als auch die zentralen Prozesse in HR und Finance. Deine Aufgaben Finance Administration Unterstützung bei Auslagen- und Spesenabrechnungen Prüfung, Sortierung und Ablage von Eingangsrechnungen, Belegen und Kreditkartenabrechnungen Vorbereitung der monatlichen Buchhaltungsunterlagen für unseren Steuerberater Pflege der Finanzdokumentation und Ablagestruktur HR Administration Pflege von Mitarbeitendendaten und -dokumenten in Personio Vorbereitung der monatlichen Lohnläufe und Kommunikation mit dem Lohnbüro Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und weiteren HR-Dokumenten Unterstützung bei Onboardings und Offboardings Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen Allgemeine Organisation Schnittstelle zwischen HR, Finance und den Standorten Unterstützung bei der Einführung neuer Tools und Prozesse Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Management-Team Qualifikation Dein Profil Abgeschlossenes Studium in BWL oder eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Steuerfachangestellte:r, Bürokauffrau/-mann, Personalkauffrau/-mann oder ähnliche Qualifikation 2–4 Jahre Berufserfahrung im administrativen oder buchhalterischen Bereich (z. B. Kanzlei, Mittelstand, Office Management oder HR) Sehr sorgfältige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise Grundverständnis für Buchhaltung und Personalprozesse Erfahrung mit Personio, DATEV oder ähnlichen Systemen von Vorteil Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit Sehr gute Deutschkenntnisse Benefits Was wir bieten Eine zentrale Rolle im Rückgrat unserer Organisation Direkte Zusammenarbeit mit dem Management Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum Dynamisches, stark wachsendes Umfeld mit klaren Strukturen Kompetitives Gehaltspaket Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (remote oder HQ in Frankfurt)

Responsibilities

The Office Manager / HR & Finance Administrator will ensure that central processes in HR and finance administration run reliably and on time. This role involves close collaboration with the management team and supporting employees in various HR and finance tasks.