Office Manager:in in Münchener Startup (m/w/d) at Filu

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

05 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Organization, Google Workspace, Document Management, Onboarding Coordination, Travel Booking, Vendor Management, Process Documentation, Digitalization, AI Tools, German C1, English B1, Proactivity, Discretion, Communication Skills, Service Orientation, Time Management

Industry

Veterinary Services

Description

Art der Stelle Minijob (befristet auf 1 Jahr) oder Teilzeit (unbefristet), 10–20 Stunden/Woche Startdatum: ab 15.07.2026 Primär vor Ort im Office München (Maria-Theresia-Straße 6); Homeoffice nur nach Absprache Wir denken Tierarztpraxis neu filu revolutioniert die Tiermedizin: Wir sind ein wachsendes Netzwerk mit Praxen in ganz Deutschland und dem Ziel: moderne, qualitativ hochwertige Tiermedizin in einem positiven Arbeitsumfeld, das Entwicklung, Mitgestaltung, Wertschätzung und Teamspirit in den Mittelpunkt stellt. Unsere Vision steht für zufriedene Tiermediziner:innen und damit auch für glückliche Halter:innen mit gesunden Tieren. Dein persönlicher Verantwortungsbereich Du hältst der filu-Holding den Rücken frei. Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Team in der Zentrale reibungslos arbeiten kann – von der Büroorganisation bis zur Koordination mit externen Dienstleistern. Du bist die Person, die Dinge einfach regelt. Büro & Administration – Du sorgst dafür, dass der Laden läuft. Büroorganisation und -ausstattung: Supplies, Geräte, Dienstleister Post- und Paketmanagement Ablage, Dokumentenmanagement und Archivierung Verwaltung von Verträgen mit Bürodienstleistern (Reinigung, Vermieter, IT-Hardware) Team-Support Filu GmbH – Du machst das Leben aller ein bisschen einfacher. Unterstützung und Koordination beim Onboarding neuer Mitarbeitender in der Filu GmbH (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment) Reisebuchungen und Terminkoordination Raummanagement und Vorbereitung von Meetings und Team-Events Lieferanten- und Dienstleistermanagement Skalierungsrelevant – Du denkst über heute hinaus. Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Admin-Aufgaben aufbauen, dokumentieren und nachhalten Unterstützung bei Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten, u.a. mit KI-Tools Das macht dich zum filuneer Fachliche Kompetenzen Google Workspace sicher im Griff – v.a. Sheets, Docs und Calendar Erfahrung mit digitalen Tools wie Slack, Teams oder Notion ist ein Plus Grundverständnis rechtlicher und behördlicher Meldungen und Prozesse Allgemeines Verständnis von Verträgen und vertraglichen Zusammenhängen Persönliche Kompetenzen Organisationstalent, hohe Eigenorganisation und Proaktivität – du hast immer alles im Blick, priorisierst selbstständig und hältst deine Themen und Schnittstellen up-to-date Diskretion und Vertraulichkeit – sensible Informationen sind bei dir absolut safe Struktur und Auge fürs Detail – Präzision und eine saubere Arbeitsweise liegen dir im Blut Hands-on-Mentalität – du hast Lust auf ein dynamisches Start-up-Umfeld mit vielen parallelen und wechselnden Themen Soziale Kompetenzen Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen – intern wie extern Serviceorientierung ohne Unterwürfigkeit – du hilfst gern, ziehst aber auch klare Grenzen, wenn nötig Teamplayer in einem schnell wachsenden Umfeld – du kommst gut mit Veränderung klar und unterstützt gern abteilungsübergreifend Sprachen: Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1 Warum filu? MEHR ALS STANDARD-BENEFITS Wir bieten dir eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, die deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellen. SEI TEIL UNSERER HERDE Ein engmaschiges, strukturiertes Onboarding. Regelmäßiges Feedback und ein kollegiales Team, das dir den Rücken stärkt und in dem du Fehler als Lernchancen nutzen darfst. Enger Austausch mit einem interdisziplinären Team aus verschiedenen Bereichen. NIMM EINFLUSS Bringe deine Erfahrungen ein, um uns kontinuierlich zu verbessern. Entwickle dich bei uns schrittweise weiter und übernimm Verantwortung. GENIESSE WERTSCHÄTZUNG 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte. Zusätzliche Benefits wie ein Budget für dein mentales und körperliches Wohlbefinden, Zuschüsse für Mobilität oder Fitness sowie regelmäßige Team-Events. Bewerbungsprozess Schicke uns deine Bewerbung – dein CV genügt uns für den ersten Eindruck! Wir melden uns sobald wie möglich per E-Mail oder Telefon. Erstes Kennenlernen | Kurzvorstellung & Culture Fit | 30 Min. Video Call Persönliches Kennenlernen vor Ort | Büroführung | Aufgaben, Erwartungen & gegenseitiges Kennenlernen | mit Lena Sauerwein About us filu ist Vorreiter für intelligente Veterinärmedizin in Deutschland – wir gestalten die Tierarztpraxis auf eine innovative, personalisierte und bequeme Art, um so eine bessere Erfahrung für Haustiere, Tierhalter:innen und Tiermediziner:innen (m/w/d) zu schaffen.

How To Apply:

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Responsibilities

Ensure smooth daily operations at the headquarters by managing office supplies, documentation, and external service providers. Support the team through onboarding coordination, travel bookings, and the development of scalable administrative processes.