Office-Manager*in (m/w/d) - 38,5 Wochenstunden at Ubitec GmbH

Linz, Upper Austria, Austria -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

24 Oct, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Organization, Communication, Team Events, Administrative Support, MS Office, Google Workspace, Problem Solving, Reliability, Responsibility, Hands-On Mentality, Respectful Communication, Technical Support, Inventory Management, Team Spirit, Active Participation

Industry

Information Technology & Services

Description

Über Uns Wir sind ein engagiertes, humorvolles Team mit Herz, Struktur und Freude an der Zusammenarbeit. Bei uns triffst du auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur. Als Office Manager*in bist du die zentrale Anlaufstelle im Büro – du sorgst für reibungslose Abläufe, eine positive Atmosphäre und unterstützt unser Team in organisatorischen und administrativen Themen. Wenn du ein Organisationstalent bist, das gerne Verantwortung übernimmt und Strukturen schafft, dann bist du bei uns genau richtig! 💫 Aufgaben 💼 Deine Aufgaben Büroorganisation & Alltag Du hältst den Büroalltag am Laufen – von Post & Telefon bis zu Bestellungen und Einkäufen Du bist erste Ansprechperson für kleinere technische Themen (Heizung, Schranken, Parksystem …) Du gestaltest aktiv ein positives, wertschätzendes Arbeitsumfeld Struktur & Kommunikation Pflege interner Kommunikation und Dokumentation (Scans, Belege, Termine, Protokolle, Präsentationen) Unterstützung beim organisatorischen Aufbau unseres zweiten Büros (1× pro Woche vor Ort) Schnittstelle zwischen den Teams Ordnung & Überblick Verwaltung und Pflege des Inventars (Bestandsaufnahme, Nachpflege, Beschriftung) Team & Kultur Planung und Umsetzung von Teamevents, Feiern und On-/Offboarding-Aktivitäten Mitgestaltung von Teamritualen, die unser Miteinander stärken Unterstützung & Verantwortung Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Organisation von Abläufen, Terminen und administrativen Aufgaben Qualifikation 👤 Dein Profil Mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenz oder einer ähnlichen Rolle Proaktive, lösungsorientierte und entscheidungsfreudige Arbeitsweise Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität Klare, respektvolle und freundliche Kommunikation Sicherer Umgang mit MS Office und Google Workspace (Nice to have: Erfahrung mit Slack, GitLab oder JIRA) Freude am Pendeln zwischen zwei Standorten Lust, Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten Benefits 💚 Unsere Benefits 🌍 Klimaticket 🍽 Essenszuschuss 🚗 E-Firmenauto nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit 🚴‍♀️ Fahrradleasing 📱 Firmen-SIM-Karte 🅿️ Mitarbeiter*innenparkplatz 🎉 Regelmäßige Team- und Firmenevents 🤝 Wir leben Vielfalt Bei uns sind alle Menschen willkommen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder Identität. Wichtig sind uns dein Engagement, dein Teamgeist und dein Wunsch, unser Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten. Hinweis ℹ️ Reisekosten, Verpflegung oder Übernachtungskosten im Rahmen des Bewerbungsgesprächs werden nicht übernommen.

Responsibilities

As an Office Manager, you will ensure smooth office operations and create a positive atmosphere while supporting the team with organizational and administrative tasks. You will also be the first point of contact for technical issues and help maintain internal communication and documentation.