About the job

Als Office Manager (m/w/d) bist du weit mehr als die organisatorische Drehscheibe unseres Standorts. Du schaffst den Rahmen dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner gleichermaßen willkommen und gut aufgehoben fühlen.

Mit deinem Gespür für Service, Organisation und Zusammenarbeit trägst du maßgeblich zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einem reibungslosen Miteinander bei. Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem Menschen gerne zusammenkommen und erfolgreich arbeiten können.

🚀 Dein Gestaltungsspielraum:

• Empfang & Gästebetreuung: Du empfängst nationale und internationale Gäste professionell und sorgst dafür, dass sie sich jederzeit willkommen und bestens betreut fühlen.
• Organisation des Büroalltags: Du übernimmst die Verantwortung für die Büroorganisation und stellst sicher, dass alle administrativen Abläufe effizient funktionieren.
• Bestell- & Materialmanagement: Du koordinierst Bestellungen von Büromaterialien sowie Verbrauchsgütern und sorgst für eine optimale Verfügbarkeit im Büroalltag.
• Reklamationsbearbeitung: Du bearbeitest eingehende Reklamationen serviceorientiert und unterstützt bei der Lösungsfindung für Kundenanliegen.
• Post- & Dokumentenmanagement: Du verantwortest den Postein- und -ausgang und stellst eine zuverlässige Bearbeitung aller Sendungen sicher.
• Meeting- & Raumkoordination: Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und koordinierst die Nutzung der Besprechungsräume.
• Zusammenarbeit mit Partnern: Du arbeitest eng mit anderen Fachbereichen, dem Facility Management sowie externen Lieferanten zusammen und sorgst für eine professionelle Abstimmung.

💫 Dein Know-How:

• Berufserfahrung im Office Management: Du verfügst über mind. 3 Jahre Erfahrung im Empfang, in der Büroorganisation, Assistenz oder einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben jederzeit den Überblick.
• Service- & Kundenorientierung: Du überzeugst durch ein professionelles Auftreten und hast Freude daran, Ansprechpartner für Gäste und Mitarbeitende zu sein.
• Routine im Umgang mit Tools: Du nutzt die gängigen Microsoft Office 365 Anwendungen sicher im beruflichen Alltag.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, freundlich und professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Teamorientierte Arbeitsweise: Du arbeitest gerne mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und unterstützt dein Umfeld zuverlässig.
• Belastbarkeit und Eigeninitiative: Du bewahrst auch in arbeitsintensiven Situationen einen kühlen Kopf und gehst Aufgaben selbstständig an.