Office Manager (m/w/d) in Teilzeit - 20 Stunden/Woche · Leipzig · 100 % vor at eCovery GmbH

Leipzig, Saxony, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

06 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

08 Jun, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Administration, Microsoft 365, Document Management, Event Organization, Fleet Management, IT Affinity, Communication Skills, Organizational Skills, Digital Archiving

Industry

Health and Human Services

Description

Deine Aufgaben Deine Rolle bei eCovery In dieser Rolle übernimmst Du eigenständig Aufgaben rund um Büroorganisation, Administration, interne Tools und operative Organisationsthemen. Du sorgst dafür, dass unser Büro im SpinLab im Alltag funktioniert, Post und Dokumente zuverlässig bearbeitet werden, Zugänge und Accounts gepflegt sind und organisatorische Themen sauber umgesetzt werden. Du arbeitest selbstständig, behältst offene Themen im Blick und packst praktische wie administrative Aufgaben proaktiv an. Als feste Anlaufstelle bist du jeden Tag vor Ort in unserem Büro in Leipzig. Die Stelle passt zu Dir, wenn Du strukturiert arbeitest, Verantwortung für Ordnung, Organisation und administrative Themen übernimmst und Freude daran hast, Dinge zuverlässig am Laufen zu halten. Deine Aufgabenbereiche Büroorganisation & Ausstattung Du sorgst dafür, dass unsere Büroräume im SpinLab ordentlich, organisiert und funktional bleiben Du kümmerst Dich um Snacks, Kaffee, Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete und sorgst für die interne Verteilung Telefon & Dokumentenmanagement Du betreust unsere Telefonzentrale und leitest eingehende Anliegen intern an die richtigen Ansprechpartner weiter Du bearbeitest, digitalisierst und archivierst Schriftverkehr Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation Administration & Organisation Du bearbeitest organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft eigenständig Du betreust unser zentrales E-Mail-Postfach Du bereitest Protokolle für Jour fixes vor und führst sie Du stimmst Dich mit Dienstleistern, Vermietern und externen Ansprechpartnern ab Du unterstützt bei Versicherungs-, Ausstattungs- und Organisationsthemen Du übernimmst kleinere Recherche-, Abstimmungs- und Sonderaufgaben Tool- & IT-Organisation Du erstellst, änderst und dokumentierst Benutzerzugänge Du verwaltest Tools, Accounts und Berechtigungen, zum Beispiel in Microsoft 365 Du prüfst einfache IT- und Tool-Anfragen vor und leitest sie bei Bedarf an unseren IT-Service weiter Du recherchierst eigenständig Lösungen für unkritische Tool- und IT-Themen Du setzt einfache, unkritische Konfigurationen selbstständig um Meetings, Events & Fuhrpark Bei der Organisation kleinerer Meetings bis hin zu Teamevents, die unsere Teamkultur stärken, bist Du vorne mit dabei Du koordinierst organisatorische Vorbereitungen rund um interne Veranstaltungen, zum Beispiel Abläufe, Materialien und Reisebuchungen Du unterstützt bei der Durchführung interner Events Du kümmerst Dich um organisatorische Themen rund um unseren Fuhrpark, zum Beispiel Termine, Wartungen, Abstimmungen und Unterlagen In Ausnahmefällen unterstützt Du unseren Kundensupport, zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder ungewöhnlich hohem Aufkommen. Dein Profil Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, organisatorischen oder administrativen Bereich, zum Beispiel als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im organisatorischen, administrativen oder operativen Umfeld Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools, insbesondere Microsoft 365 Hohe IT-Affinität und die Bereitschaft, Dich eigenständig in Tools, Accounts und einfache technische Admin-Themen einzuarbeiten Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein Hands-on-Mentalität Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung Diskreter Umgang mit internen Informationen Interesse an einem 100 % Bürojob ohne Remote Work Warum wir? Benefits – Was bieten wir dir? Purpose: Deine Zeit und Energie fließen in ein sinnvolles Produkt, das Menschen hilft. Ausstattung: Ob du lieber mit Windows oder Apple arbeitest, kannst du dir frei aussuchen. Dein Arbeitsplatz wird in Abstimmung mit dir bestmöglich eingerichtet. Einfluss: Du bist eingeladen, aus deinem täglichen Kontakten Input zur Produktweiterentwicklung zu geben. Arbeitsumfeld: Unsere moderne Arbeitsumgebung im Leipziger „SpinLab“ wird dich begeistern. Wir bieten Raum für konzentriertes Arbeiten und Möglichkeiten zum kreativen Austausch. Gutes Arbeitsklima: Wir alle glauben an unsere Idee und arbeiten mit Leidenschaft daran. Wir unterstützen und fordern uns gegenseitig. Neben der Arbeit gibt es regelmäßige Teamevents, wir gehen mit Humor an die Arbeit und entwickeln Skills auch am Kickertisch. Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und dort in einer angenehmen Umgebung gemeinsam beste Leistungen erreichen. Weiterbildung: Wir investieren nach individuellem Bedarf in das Know-How unserer Mitarbeiter. Teamgeist: Wir begegnen uns mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung. Probleme und Herausforderungen sprechen wir offen an und lösen sie schnell gemeinsam. Wellpass: Über unseren Wellpass-Zugang kannst du deutschlandweit Fitnessstudios, Yoga, Schwimmen oder andere Sport- und Gesundheitsangebote nutzen. Hast du Fragen? Klingt nach Deinem nächsten Job? Dann sende uns Deine kurze und aussagekräftige Bewerbung mit Gehaltsvorstellung und möglichem Starttermin an: bewerbung@ecovery.de Natürlich stehen wir dir bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung. About us Wir revolutionieren die Physiotherapie! Du auch? Wir sind angetreten, um die Bewegungstherapie und Krankengymnastik für alle Menschen in Deutschland zugänglich zu machen und zu digitalisieren. Unser “Physiotherapeut für die Hosentasche” ist eine medizinisch fundierte App, die Patienten bei ihrem Therapietraining vor und nach OPs sowie nach Verletzungen und Erkrankungen des Muskel-Skelett-Apparates unterstützt. Unsere Präventionskurse und Onlinevideos helfen Millionen von Menschen, schmerzfrei zu werden und gesund zu bleiben. Wir arbeiten unterdessen mit großer Leidenschaft weiter daran, das medizinische Wissen und die passende Technologie für so viele Menschen wie möglich zur Verfügung zu stellen. Damit wir zukünftig noch besser und schneller vorankommen, suchen wir dich!

Responsibilities

The role involves managing daily office operations, administration, and internal tool maintenance at the Leipzig office. Key tasks include handling correspondence, organizing team events, managing the company fleet, and supporting IT user access.