Office Manager (m/w/d) in Teilzeit oder Vollzeit (20 - 40 Std./Woche) am S at Stiftung Münchner Sicherheitskonferenz (gemeinnützige) GmbH

Munich, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

07 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

09 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Facility Management, MS Office, English Proficiency, German Proficiency, Occupational Safety, Fleet Management, Procurement, Invoice Verification, Event Support, Analytical Thinking, Communication Skills, Teamwork, Organizational Skills, Identity Management, Driver's License Class B

Industry

International Affairs

Description

Ihre Aufgaben: Liegenschaftsverwaltung: Verwaltung der Büroflächen Umzugsmanagement Prüfung von Mietverträgen Management externer Immobiliendienstleister Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager Einkauf und Bestellungen Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc. Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer) Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität Führerschein Klasse B Wir bieten: Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen Das Deutschlandticket als Jobticket Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm. Weitere Informationen: Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d). Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst alle Liegenschaften der MSC. Der Arbeitsplatz befindet sich in München in zentraler Lage am Karolinenplatz. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 30. Juni 2026. Kontaktinformationen: About us Die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) hat sich über die vergangenen sechs Jahrzehnte zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen über 800 hochrangige Entscheidungsträger:innen aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC regelmäßig weitere hochkarätige Veranstaltungen zu ausgewählten Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report (MSR) sowie eine wachsende Zahl an weiteren Pupblikationen zu spezifischen sicherheitspolitischen Themen.

Responsibilities

The role involves managing office facilities, coordinating external service providers, and handling procurement and cost control. Additionally, the manager supports event preparation, fleet management, and provides team assistance for travel and phone support.